關于計算機辦公自動化的發展創新探究

羅曉珊

摘 要：企業計算機辦公自動化是貫穿在整個企業當中的一個系統，實施、設置在企業中的每個部門當中。現如今這個社會，網絡已經成為社會上必不可缺的存在，世界上幾乎各行各業都在利用網絡來推進工作的進行，為了加大企業的工作效率，形成了一種網絡系統——計算機辦公自動化。計算機辦公自動化只是行政管理系統的一小部分，但也是非常重要的一個部分，企業一直都非常重視這項工作，是由于它為企業帶來了巨大的便利與效益。本文章主要分析研究計算機辦公自動化以及如何實現計算機辦公自動化的價值。

關鍵詞：計算機;辦公自動化;發展創新

一、計算機辦公自動化的使用現狀

隨著社會的發展，辦公領域也引進了計算機技術，辦公自動化主要針對于企業當中的行政管理、財務管理等工作所設計的一種辦公軟件。計算機辦公自動化的使用就是利用計算機網絡技術來提高企業辦公的工作效率，另一方面也可以有效地降低工作成本。不同的企業中的辦公自動化系統是有所不同的，對此各企業在使用計算機辦公自動化前需要所根本自身的需求進行更改，所以計算機辦公自動化在各個企業當中的的使用情況是有所不同的。

二、研究計算機辦公自動化的意義

計算機辦公自動化為企業等其它不同領域的行政事務管理工作帶來了便利，也極大的提高了企業及其他行業的工作效率，與此同時，也大大地加強了企業及其他行業的社會競爭力。在行政事務的管理方式上來講，現在這個時代的行政管理工作已經漸漸地從傳統的純人工管理轉向了數字化、信息化的管理方式，在這一方面，跟隨了時代的發展潮流，沒有被時代所丟棄。行政事務管理主要就是將企業內雜亂無章地各種信息進行梳理，對信息進行分類及分析等工作，將事務地流程進行清晰地梳理，從而極大地提高開展事務地效率。行政事務管理工作現在也成為了決定企業競爭力的重要因素，所以企業或其它行業都非常重視行政事務的管理工作。事務管理系統是現在發達的網絡技術和計算機技術集合而成的，它的存在使企業整體地走向現代化、走向未來。漸漸使企業的辦公室內再也見不到紙，全部工作都使用網絡、利用信息化來實現，最終實現辦公的全面自動化。這樣可以大大提高企業及其它行業的工作效率，減輕工作人員的工作壓力。

三、辦公自動化的設計與實現

（一）文檔管理的功能

文檔管理這項功能是辦公自動化的基本功能，這項功能可以對企業當中的文檔進行管理，將文檔進行梳理并存儲起來，之后再將其放到事先所設計的程序當中，方便工作人員的查找與檢索。辦公自動化的文檔管理工作并不是簡單將文件存儲到計算機當中，而是利用計算機的自動化對文檔進行一系列的處理，為之后員工的工作打好基礎。計算機辦公自動化的工作只是將文檔存儲到計算機當中，也就失去了它最大的優勢，對于企業來說，也不會發揮出更大的作用。因此，企業就要積極地使用文檔管理這項功能，這樣就可以大量地減少工作人員在查詢文檔方面所使用的時間與精力，提高工作人員的工作效率。與此同時，時代在發展，不可忽視文檔管理系統的創新，要與時俱進，不斷完善文檔管理系統的安全性能。

（二）辦公自動化監管

對工作人員辦公時的監管，是企業的一大難題。辦公事務的處理工作是極其復雜的，工作人員的工作素養不同，有些工作人員也會在工作 期間“開小差”。這種行為的存在，會大大降低企業的工作效率。我們現可看出，傳統的辦公方式不可以有效地使工作人員認真工作。因此，辦公自動化監管功能的出現便可有效地解決這項問題，辦公自動監管功能可以監督工作人員的工作進程，有效地制約工作人員的行為。另一方面，企業也需要設立一種獎罰制度，對于表現良好的員工進行獎勵，對于那些粗制濫造的員工也要進行懲罰。辦公自動化監管功能的存在也是考慮到工作人員素質的不同，如此對員工的工作進行監督，就可以有效地實施企業的管理制度，為企業建立一個良好的秩序。

（三）企業信息交流與共享

眾所周知，企業之間會經常進行信息交流與信息共享，傳統的交流方式太具有局限性，傳統的交流方式不可以使企業之間及時進行交流與信息共享。若想要有效地解決這一問題，就需要建立一個交流平臺，各企業可以在這個平臺上發布自己的近況，與此同時，各個企業當中的工作人員也可以在這個平臺上進行交流工作經驗，并互相學習。信息交流平臺建立在局域網當中，需要專業的工作人員長期地對其進行管理。通過這個交流平臺，各企業部門不需走出家門，就可以隨時與其進行交流。這個平臺使企業之間的交流變得及時有效，通過工作人員之間的交流也提高了他們的專業素養，以及他們的工作效率。

四、計算機辦公自動化創新探究

辦公自動化當中的文件管理功能雖然為企業帶來了眾多效益，但它卻沒有一套完整的系統，文件管理功能雖有眾多優點，但是它并不適用于所有的企業與公司。因此在軟件開發時就需要根據企業自己的條件設置。軟件開發時需主要側重于便利性這一特點，對于那些不必要的軟件均刪除，可以大大地提高軟件的便利性能。與此同時，企業還需要不斷地提高文檔的安全性能，現如今，網絡安全問題十分嚴重，不可忽視，要完善木馬殺毒軟件等。其次也需要建立一個統一的監督機制，在上文所知，監督機制非常重要，首先企業需要制定一系列的制度與計算機技術相結合，另一方面企業需要在企業事物當中不符合規定信息與內容進行提示，工作人員也要及時地進行監督，不可松懈，為企業樹立良好的風氣。

五、結語

現在這個時代，就是信息化的時代、網絡化的時代，世界上的各個行業、各個領域都應該要跟隨時代地腳步，向著信息化發展。就如本文所論述的計算機辦公自動化，它利用計算機技術與網絡技術來實現它的功能，它也為企業或者其他的行業帶來了巨大的方便，在一定程度上也減少了工作成本。總而言之，計算機辦公自動化是符合社會發展趨勢的，我們需要去實現計算機辦公自動化。

參考文獻

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