風電工程檔案的收集與歸檔整理

文/張雪霏

風電工程是集塔筒、風機、變電站、集電線路等為主的綜合性建設項目，涉及專業范圍廣，人員多。只有加強全員檔案意識，廣泛收集工程文件，主動融入項目建設，建立健全檔案檢索功能，采用多種方式提供檔案利用，并做好檔案的整理、立卷工作，才能全面提高工程檔案的管理水平

風電工程檔案是在風電工程中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的原始記錄，是一種獨有、不可替代的信息資源，是工程實體的有力憑證。

一、加強項目文件的收集工作，確保項目建設有文可查

風電工程檔案從項目立項到設計再到施工和竣工，文件收集時間跨度長，文件的歸檔范圍面廣，涉及部門和人員多。項目全過程中形成的有保存價值的各種載體形式的文件材料均應及時收集，如何做到文件收集齊全，確保項目有文可查，是考察檔案工程基礎工作做得好不好的重要環節。

1.樹立全員檔案意識，制定風電工程檔案制度。每年以“國際檔案日”為抓手加大宣傳《檔案法》等檔案相關知識，并根據風電企業工程建設特點，結合工作實際工作，編制工程檔案管理制度、風電工程歸檔范圍，通過這些措施使得各業務部門、參建單位樹立檔案意識，及時向檔案部門移交工程資料。

2.掌握風電工程特點，提前介入檔案管理。檔案管理人員熟悉項目文件形成的流程和形成文件的管理部門，在項目成立之初就密切關注項目進展情況，提前介入項目檔案管理，在招投標和合同階段，設置項目檔案管理相關條款加以約束。在項目開工前，建立覆蓋項目各類文件、檔案的管理制度和業務規范體系。

3.由于風電工程檔案是特定的形成者在當時當地直接使用的有保存價值的文件，不是事后編寫或隨意收集的材料，因而具有原始性的特點，它真實地反映了工程的全貌，記錄了工程建設的全過程、全方位。因而在施工過程中要保持工程進度與工程文件的收集同步，主動融入項目建設，做好“三納入”，并在參建單位中推進項目文件預立卷制度，從而確保工程文件的真實性和原始性。

通過一系列有效管理手段，確保風電工程檔案收集處在可控、在控狀態，從而做到風電檔案的收集齊全、完整、準確、系統、規范和安全，滿足項目建設期和運營期證據、責任和信息等方面的利用需要。

二、工程檔案整理注重“講故事”，為今后提高查閱速度及利用率打下基礎

風電工程檔案在經過文件收集、價值鑒定后，進入整理環節。零散形成的文件經過歸檔整理，建立文件之間的聯系，才能成為真正的檔案，才能為企業今后在提高利用率方面起到關鍵性作用。

工程檔案整理過程中要樹立“講故事”的整體思維模式，注重檔案的整體性。遵循項目文件的形成規律和成套性特點，保持案卷內文件的有機聯系和案卷的成套、系統；法律性文件手續齊備，做到組卷合理，符合檔案管理規范標準的要求，使文件形成完整的閉環，便于今后企業檔案的管理和利用。

通過案卷、卷內目錄、文件順序整理，使若干互有聯系的文件組成一個有機整體，最大程度上保持文件之間的原始關系。由于風電工程檔案量大面廣，涉及到項目立項、設計、項目準備、項目管理、施工、監理、試運調試、竣工、設備儀器等方面，因此在分類整理過程中要分具體問題來整理。

針對具體項目的管理性文件應放入所針對的項目文件中組卷；建設項目、設備儀器等方面的文件，應按其項目、結構階段等分別組卷；成冊、成套的文件宜保持其原有形態。案卷題名應簡明、準確地揭示卷內文件內容，避免文件名過長，擬寫的準確與否，也直接影響到今后檔案利用的查找速度。

管理性文件一般按問題結合時間（階段）或問題重要程度順序排列；工程文件應按前期、設計、施工、監理、竣工、驗收及后評估等工程階段排列；設備儀器應按立項審批、外購設備儀器開箱驗收、設備儀器安裝調試、隨機文件材料、設備儀器運行、設備儀器維護等階段或工作程序排列。

風電工程檔案按照問題（機構）、保管期限等標準進行分類組合、系統排列、逐頁編號、擬寫案卷題名、編制案卷和卷內文件目錄，從而實現對文件的系統化，為查詢利用提供檢索途徑。

三、建立風電工程檔案數字化，提高檔案查閱速度和利用率

傳統的案卷上架后，查閱文件時需對文件內容進行檢索并收集相應數據和信息才能查到，完全依靠人工完成。這種工作模式，費時費力，當需要查閱的文件數量很大時，人工檢索的準確性和效率都會降低。

迅速發展的信息化建設，為工程檔案管理帶來了極大的便利。應用檔案管理等信息化軟件，將各階段產生的歸檔文件按照一定的規律梳理，建立一套指標完備的參照系統，依據風電檔案分類規則、檔案主題詞表等相關內容，并結合檔案整理的實踐，形成樹狀結構的標準化信息。

在風電工程的各個階段，實時將形成紙質工程檔案、照片等掃描成電子文件，錄入到信息系統里，將歸檔文件的正文和相關檢索信息同時輸入計算機，以多種檢索途徑實現檔案的排列與組合，簡化了傳統人工分類、組卷時考慮的邏輯聯系等方法，直接用計算機來解決人腦對海量文件記憶與檢索的難題。通過企業局域網絡，工程部門、生產部門可以在自己的電腦上查閱權限范圍內的工程檔案、圖紙資料等，減少了借閱環節，縮短了查詢時間，提高了檔案的查閱效率。

風電工程檔案管理的最終目的是滿足各個部門對信息資源的需求和利用，因此在工作中始終圍繞提高工程檔案的查閱速度和利用率是工程檔案人員的必修課。高質量的檔案服務必須有豐厚的工程檔案資源來支撐，廣泛收集工程檔案，不斷強化風電工程檔案整理、立卷的基本功，不斷完善檔案電子化，提高檔案的電子掛接率，確保信息資源的齊全、完整、清晰和高效，是打造優質風電工程建設、風電場安全營運、又快又好提供檔案服務、發揮檔案建設性作用的重要保障。