工程檔案編寫對檔案管理重要性的探討

文/高利娟

在工程檔案的管理工作中，發(fā)現(xiàn)許多工程檔案存在編寫不完整、不規(guī)范情形，造成工程檔案不能順利地接收。本文結(jié)合工程檔案管理多年的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，針對造成工程檔案資料不完整和不規(guī)范的因素，提出了一些可行的建議，希望能為廣大工程檔案編寫者提供借鑒

工程檔案是指從工程項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)及工程管理過程形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像、圖紙等各種載體材料。它是基本建設(shè)項(xiàng)目管理工作的重要組成部分，也是檔案管理者工作的重要內(nèi)容。

一、工程檔案編寫的重要性

因?yàn)椋こ虣n案是工程設(shè)計(jì)、建設(shè)、監(jiān)理、驗(yàn)收等重要環(huán)節(jié)和過程的真實(shí)記錄與反映。工程檔案為該項(xiàng)工程提供了一個(gè)書面的記錄，即可以通過工程檔案來反映工程質(zhì)量，也可以通過工程檔案為后期運(yùn)行中出現(xiàn)的問題提供查詢維護(hù)的依據(jù)，它是工程質(zhì)量好壞的重要依據(jù)資料。所以，工程檔案對工程項(xiàng)目具有重要的作用。

工程檔案的編寫必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、詳細(xì)，翻開工程檔案就能將該項(xiàng)工程重新再現(xiàn)出來，這才是完整的工程檔案。完整的工程檔案對工程的后期運(yùn)行、其他工程建設(shè)技術(shù)的借鑒都有很重要的作用。作為檔案管理者，在工程檔案的管理過程中，發(fā)現(xiàn)有許多工程檔案編寫或多或少地存在問題，尤其是編寫不規(guī)范和完整性問題，不能全面地反映整個(gè)工程的審批、建設(shè)、驗(yàn)收的過程，這主要是大多數(shù)工程建設(shè)單位重建設(shè)、輕檔案資料收集造成的，這種行為也嚴(yán)重地影響了工程檔案編寫的質(zhì)量。

二、工程檔案編寫存在的問題

在工程檔案管理工作中，工程資料的完整性和規(guī)范性決定了工程檔案的質(zhì)量。那么影響工程檔案質(zhì)量的因素主要為工程檔案的完整性和規(guī)范性，而影響完整性和規(guī)范性的因素又有好多，主要包括以下幾點(diǎn)。

1.工程檔案編寫的不完整

工程檔案的完整性要求工程檔案內(nèi)容的全面性，要能展現(xiàn)整個(gè)工程從頭到尾的全過程。在工程檔案管理中影響工程檔案完整性的因素主要有：

⑴工程管理制度不完善和制度執(zhí)行力不到位，導(dǎo)致工程檔案不完整

在工程建設(shè)中，一直存在著“重建設(shè)，輕記錄”的做法，工程管理制度的制定對工程檔案的編寫沒有嚴(yán)格要求，即使有相關(guān)形式的制度，但是在工程項(xiàng)目建設(shè)中，也執(zhí)行不到位，監(jiān)督不到位，忽視了工程檔案的重要性，導(dǎo)致了工程檔案的不完整。

⑵工程建設(shè)中的調(diào)整內(nèi)容不能及時(shí)、如實(shí)、準(zhǔn)確地反映在工程檔案中。

在工程建設(shè)中，由于工程設(shè)計(jì)不能滿足實(shí)際需要或者由于其他原因使得最初的工程設(shè)計(jì)有所改變，從而導(dǎo)致工程建設(shè)一系列的變化，但是在實(shí)際操作過程中，只在建設(shè)過程中執(zhí)行，而沒有在工程檔案中展現(xiàn)這部分內(nèi)容，或者缺乏詳細(xì)記錄這部分內(nèi)容的檔案資料，這也是造成工程檔案不完整的一個(gè)原因。其次，工程建設(shè)中，遇到突發(fā)不可預(yù)期的狀況，造成施工條件和技術(shù)變更時(shí)，不能夠同步及時(shí)收集、補(bǔ)充變更資料的情況也是導(dǎo)致工程檔案不完整的一個(gè)原因。再者，工程建設(shè)單位人員流動性大，由于人員變動未能及時(shí)認(rèn)真做好工程資料的銜接工作，致使工程資料遺漏、缺失，這也導(dǎo)致了工程檔案編寫的不完整。最后，工程建設(shè)各部門缺乏有效溝通，使得工程變更的資料沒得到及時(shí)地傳遞，導(dǎo)致工程檔案的不完整。

2.工程檔案編寫的不規(guī)范

在工程檔案編寫工作中，不規(guī)范的問題主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。一是在工程檔案的編寫中，工程建設(shè)單位對國家出臺的《建設(shè)工程質(zhì)量條例》《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》等規(guī)則法律法規(guī)了解不夠、掌握不夠透徹，對工程檔案的歸檔各項(xiàng)文件要求和內(nèi)容不了解，這是工程檔案編寫不規(guī)范的首要原因。二是工程檔案資料編寫人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力不能滿足工程檔案編寫規(guī)范性的要求。

三、提供工程檔案高質(zhì)量編寫的幾點(diǎn)建議

針對工程檔案編寫存在的以上問題，本人結(jié)合從事檔案管理工作的實(shí)際，提出了以下相應(yīng)的解決辦法：

1.檔案管理單位要主動為工程建設(shè)單位做好檔案編寫宣傳工作

作為檔案管理單位，很明確工程檔案相關(guān)的法律法規(guī)，而工程建設(shè)單位，在這方面相對欠缺，掌握不夠透徹。因此，就需要檔案管理單位主動出擊，從項(xiàng)目建設(shè)開始，就定期為工程建設(shè)單位提供培訓(xùn)學(xué)習(xí)，讓工程建設(shè)單位從法律法規(guī)層面端正做好工程檔案的態(tài)度，認(rèn)識到工程檔案在工程建設(shè)中的重要地位，為下一步做好工程檔案編寫工作奠定基礎(chǔ)。

2.工程建設(shè)單位應(yīng)制定嚴(yán)格可行的檔案管理制度

工程建設(shè)單位要制定嚴(yán)格可行的檔案管理制度，包括制定嚴(yán)格的獎罰制度，確保工程檔案管理工作嚴(yán)格執(zhí)行落到實(shí)處，要讓檔案管理工作與實(shí)際操作切實(shí)可行，切勿造成制度與操作兩張皮。在制度制定時(shí)，要有明確的責(zé)任機(jī)制，將責(zé)任層層落實(shí)到位，落實(shí)到人，形成誰出錯誰負(fù)責(zé)的獎懲機(jī)制，禁止發(fā)生有問題相互推諉無人承擔(dān)的現(xiàn)象。這樣，即便是出現(xiàn)工程人員變動、工程臨時(shí)變更，也能保證工程資料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集、移交，避免工程資料的缺失遺漏。

3.檔案管理單位應(yīng)主動為工程建設(shè)單位提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)

檔案管理單位為保證工程檔案完整、規(guī)范的編寫，檔案管理單位首先應(yīng)該在工程開始實(shí)施時(shí)，向工程建設(shè)單位的檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理的基本知識、檔案管理的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、工程檔案編寫的依據(jù)、工程檔案編寫技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工程檔案編寫的文件要求、工程檔案編寫文件內(nèi)容等等。通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高工程建設(shè)單位工程檔案編寫相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平，這是保障工程檔案編寫規(guī)范性、高質(zhì)量的有力法寶。其次應(yīng)該定期或不定期地深入工程建設(shè)單位，采取一對一或一對多的服務(wù)方式，主動到工程建設(shè)單位開展檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)跟蹤指導(dǎo)工作，做到有問題隨時(shí)及時(shí)糾正。

4.建立有效的工程檔案監(jiān)督管理機(jī)制

在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，要充分發(fā)揮項(xiàng)目監(jiān)理單位的作用。讓項(xiàng)目監(jiān)理單位在做好對工程建設(shè)、施工過程進(jìn)行有效監(jiān)督的同時(shí)，還要對工程項(xiàng)目檔案資料的收集、移交進(jìn)行有效監(jiān)督，確保工程的實(shí)際操作過程與收集、移交的檔案資料數(shù)據(jù)相一致，杜絕項(xiàng)目建設(shè)單位在工程檔案資料收集、移交、編寫過程中弄虛作假，保證工程檔案資料的真實(shí)性。

5.工程檔案編寫人員要統(tǒng)一認(rèn)識和操作方式

在工程檔案資料編寫的過程中，工程檔案編寫人員要先統(tǒng)一認(rèn)識，什么樣的資料需要什么樣的收集方式，即什么樣的資料以文字、表格、聲像或其他方式編寫。再者，編寫人員要用統(tǒng)一的操作方式，不要因?yàn)椴煌牟僮鞣绞蕉鴮?dǎo)致最終生成的資料有所差異。

隨著工程技術(shù)水平的提升和國家法規(guī)的不斷完善，工程檔案的編寫也在不斷地變更和提高要求。因此，追求高質(zhì)量工程檔案編寫成果不僅僅是工程建設(shè)單位的目標(biāo)，也是工程檔案管理人員的終極目的。