探析人事檔案管理模式的發展方向

文/王向利

人事檔案在日常工作中占據著重要的位置，干部的個人檔案數據是反映干部個人資料的基本證明，是領導工作、人事工作的關鍵資料，也是上級部門選拔任用領導干部的關鍵參考。做好人事檔案管理工作，可以更好地為領導干部管理與部門事務管理等方面工作打下堅實基礎，有利于各項工作的有序推進

一、人事檔案管理工作的重要性

人事檔案一般都是以文件或者資料等形式呈現給人們，隨著國家的發展以及時間的改變，人事檔案的數量及種類逐漸增多，這些人事檔案中，一部分由于采取了科學化的管理模式使得檔案能夠保存完好，而另一部分檔案則由于管理模式的缺陷而導致檔案的損壞甚至遺失。

人事檔案所包含的內容比較廣泛，比如說公司人事任免以及人員基本情況等，這些基本資料都將作為公司員工晉升以及獎懲的判斷依據，通過提高人事檔案的管理模式將有助于提高公司的人事管理能力以及人事管理的質量。通過對人員的人事檔案進行分析，管理人員能夠及時客觀地掌握員工的基本情況，為公司人才選擇提供有價值的參考，確保公司人力資源對員工進行科學合理的安排。

目前，我國人事檔案在管理過程中依然存在缺陷，比如檔案紙張褪色和老化現象，使得檔案字跡模糊；有些單位由于受到管理條件的限制，人事檔案材料出現被蟲蛀的現象，導致檔案部分信息的遺失；檔案保管室不符合實際的需求標準，檔案打印設備較為落后，無法滿足人事檔案的打印需求。

二、企業人事檔案管理過程中存在的問題

1.檔案內容質量較低

2.檔案利用效率低，更新速度較慢

人事檔案在管理過程中具有較嚴格的時效性，但是目前大多數單位的檔案管理部門對時效性的把控不夠嚴格，導致人員信息更新速度太慢，最終降低了人事檔案的利用率。

3.檔案管理工作者專業素質水平有待提高

企業人事檔案管理工作是一項非常繁瑣復雜的工作，并且對檔案管理員的專業素養有嚴格的要求。但是，目前我國大多數企業人事檔案管理員的專業水平較低，加之檔案管理方式較為落后、檔案管理室的設備不齊全、防蛀防潮能力無法達到規定的要求，只是將人事檔案袋保存在柜子里，因此無法最大限度地發揮人事檔案的作用。怎樣提高檔案管理人員的專業能力成為目前檔案管理工作需要解決的問題。

4.檔案管理手段落后

公司任免體制變革與部門重組的時候，一般都會發生人員流動情況，所產生的人員資料數據量增大，明顯加大了資料管理人員的工作任務。但由于大多數公司沒有投入專門的資金去購買檔案管理的有關設備，仍然使用人工管理的辦法，工作缺乏成效，不能滿足公司檔案管理工作的現實狀況。與此同時，雖說一些公司使用電腦管理檔案資料，但是沒有好的工作軟件，外加檔案管理人員沒有很好地掌握電腦使用的各個程序，使得檔案管理沒有顯著地增加效率，未能實現人事檔案管理的現代化與信息化。

三、人事檔案管理模式的發展方向

1.人事檔案管理內容越來越向現代化發展

傳統人事檔案管理的內容都是以文字的形式進行記錄，這種記錄方法雖然很詳細，但同時也需要消耗大量的勞動力，并且這種記錄方式的效率非常低。如今檔案的管理內容都是采用大數據的方法進行記錄，可以快速地將需要保存的檔案資料通過簡單的計算機操作保存起來，并且還可以根據需要插入相關的圖片以及影像資料，使檔案管理方式多樣化。采取大數據的記錄方法，不但有效地將人員信息進行保存，而且減少了檔案信息的遺失，可有效解決傳統文字記錄方式由于時間太長而導致的字跡模糊等問題。大數據的記錄方法最大的優點在檢索過程中能夠有效地體現出來，只需要輸入關鍵詞便可以查詢到相關的信息。

2.管理機制現代化

使用先進的互聯網設備，通過信息共享，人員資料管理機構能夠極大地總結好的經驗去開展機構管理體制的建立，也能夠使用便捷的軟件，在軟件中搜索公司的有關狀況，找到適當的管理方式，依據公司的現實狀況，開展詳細的規劃設計，在軟件提供的管理方案中加入核心要素，為公司建立出一套最為完善的管理體系。

3.人事檔案管理隊伍的素質要求越來越高

針對優秀人才的標準提升和需求的發展狀況，公司的人員資料管理部門所要錄用的管理人才的素質能力要求也越發嚴格。管理團隊中的人員一定要有過硬的信息技術掌控能力，可以快速高效地解決公司內部發生的狀況；要與時俱進適應時代的發展，學習先進的信息技術處置方法；要政治思想過關，將公司的發展放在首位，積極維護公司利益。

4.人事檔案管理中越來越滲透以人為本的理念

人事檔案管理工作是為人民服務的，要注重以人為本觀念的滲透，采取以人為本的管理方式做好人事檔案管理工作。

5.加強檔案管理規范化建設

對歸檔資料嚴格審查。接收領導職位變動、獎懲、學歷等資料的時候，需要報送人和接收人共同對接收資料單簽字確認，對資料不全的不予接收，對未按時報送的要及時提醒，以保證領導人事檔案的準確與連續。做好檢查驗收工作。檔案整理結束，開展自查、互查、抽查，發現問題及時改正，實行簽字責任制，做到“誰簽名，誰負責”，做到歸整結束后的檔案能夠追溯管理。設立數字檔案系統。對于陳舊的紙質檔案不便存放、不便查閱、易修改的缺點，有效地進行人事檔案數字化，對干部人事資料開展信息化管理。通過架設監控系統及防火墻，達到對人事檔案的安全、科學、方便的管理。