建立數據共享機制體系實現協同辦公

陳艷 蔣靜 吳艷

【摘要】本文分析了當前高校教工薪資管理體系存在的問題，提出了將人事系統與財務系統對接解決途徑。通過對兩個部門交叉業務流程整合與優化，采用異構數據集成技術和Web-Service技術在數據交換平臺上建立了“人事-財務”數據共享體系，實現了協同辦公。

【關鍵詞】高校教工薪資管理體系;數據共享;協同辦公

近年，隨著高等教育的體制改革不斷深化，高校越來越注重自身的建設與發展。這不僅體現在硬件設施的不斷改造提升、學生生源的擴招，更越來越突出的表現在對師資人才的競爭中。隨著“雙一流”的創建，高校間對人才的爭奪越來越白熱化。在爭奪人才和用人成本的協調過程中，用工形式不斷調整與增加。用工形式日益復雜化，不同的用工形式之間的相互轉化越來越頻繁。以前業務數據的流轉主要依靠手工傳遞，手工錄入的方式已經跟不上時代的發展。與之相適應，加快高校內部人事系統與財務系統的數據對接，實現人事、財務管理的信息化，提高人事、財務管理的時率、提高管理工作的效率。“建立數據共享體系，實現協同辦公”已經成為高校財務、人事管理發展的必然要求。筆者結合多年高校管理工作經驗，對高校人事系統與財務系統對接體系展開探索研究。

一、當前高校教工薪資管理體系存在的問題

每一個用人單位都會涉及人事的變動，工資、薪酬的發放。工資也是現代家庭的主要經濟來源。作為“人財”重要歸口管理部門的人事處和財務處經過不斷探索，利用信息化手段各自建立了一套“自成體系、行之有效”的信息管理系統，實現了“系統服務業務、系統服務師生”的工作模式，達到了高效管理的目的，但是，隨著兩個部門之間的往來業務不斷增加，部門之間業務數據的流轉依靠手工傳遞，手工錄入的方式，造成師生員工在部門之間疲于奔波，并且數據不可靠、信息安全隱患、師生滿意度低等問題日益突出，兩部門在業務交互方面花費大量人力物力，工作效率和服務質量大大降低。主要問題集中體現在三個方面：

（一）現有工資、薪酬管理存在不足。隨著國家對個人稅收制度的不斷發展與完善，《中華人民共和國個人所得稅法》及其實施條例的頒布實施。國家對國內高端人才或外籍專家在稅收上實施了一系列的優惠與減免政策。現有優惠或減免稅收的人員大致有以下11類。而現有的操作模式無法及時有效的體現這一優惠政策，往往要滯后1-2個月。如此會產生這類人員無法享受及時優惠與減免政策，影響工資發放的正確性。并通常工資和酬金的發放是兩個不同的系統，工資管理系統和酬金管理系統。在對人員免稅標注的環節中，兩個系統均需工作人員手工錄入。兩個系統發放的時段不一樣，在人工操作過程中極易發生錯漏。常常會有員工對扣稅項的不合理性產生懷疑，導致不滿情緒的產生。

（二）教工隊伍龐大，用工形式繁多。隨著高校的不斷發展與擴招，教職工的人數也急劇攀升。加上臨時用工和離退休人員，高校工資發放人員往往都是以萬計算。這還不算期間臨時性人員的酬金。教工隊伍日益增加，人員結構日益復雜，工資發放的項目也各不相同，工資標準和五險一金的計算對應的標準也有差別。以四川某高校為例，目前用工大致分為以下幾種：事業編制體制內人員、招聘制人員、年薪制人員、校聘“3+X”項目制人員、單位自聘項目制人員、博士后人員、校聘專職博士后人員、自聘專職博士后人員、校聘+自聘專職博士后人員、年薪制助理制人員以及各單位承包體制的人員及自聘人員等。可見，這是多么復雜的人員結構體系，這樣龐大而且復雜的人員系統增加了發生錯誤的可能性。

（三）人員進出頻繁，流動性強，用工形式轉換成常態。隨著用工制度的變革和高校對人才的爭奪，人員在高校間流動以及在本校各單位之間流動成為一種常態。目前人員基本信息的錄入與維護全依賴人工操作。同時人員職稱、學歷、單位、用工形式變動時有發生。而這些信息按照目前的操作，每年年初財務部門到人事部門取電子檔案，錄入工資管理系統。每年一次的操作，導致信息嚴重滯后，職工的各項補助都將會依據工資系統的信息，后續的一系列補貼標準必然會發生錯誤。實踐中，我們發現在人員信息錄入與維護過程中，一旦出現錯誤，將在很長一段時間內很難發現。

二、“人財”數據共享體系的建立

對當前財務及人事部門面臨的問題進行分析，發現要實現“人財”的數據共享，就要在現有兩部門交叉業務流程的基礎上，通過信息化技術進行整合和優化，實現系統級的數據流轉，并將流轉結果實時反饋給兩部門的相關業務人員，達到協同辦公的目的。

（一）業務流程的整合與優化。目前，兩部門存在交叉的業務流程主要是以下兩大類：1.面向全校教職工的業務。全校教職工基本信息在新增、異動、信息標準變動等方面的數據流轉，涉及新進人員注冊、人員狀態、職稱、類型、崗位、編制性質變更等十幾類業流程的辦理。2.面向兩個部門薪酬管理崗的業務。全校教職工的薪酬標準、發放明細、發放標準，發放類別變動等方面的數據流轉，涉及教職工基本信息變動帶來相應薪酬變動的業務流程辦理。這兩類業務均可以通過數據共享的方式進行數據的篩選、整合以達到優化業務流程的目的：將人事處全教職工基本信息和薪酬發放標準信息作為數據源頭，按照雙方共同商定的數據傳遞規則，向財務處推送與財務業務相關的人員數據，薪酬發放標準等信息。將財務處的其他類型收入作為數據源頭，按照雙方共同商定的數據傳遞規則，向人事處推送收入、公積金等數據，作為人事處計算教職工總收入的數據基礎。圖1是交叉業務環節上所需要交互的數據結構圖。

（二）“人事-財務”數據共享體系的建立。采用ETL技術和Web-Service技術在數據交換平臺上建立協同辦公系統，其構架見圖2。人事處與財務處通過多年信息化建設，形成的自有的數據庫及信息系統，兩部門在數據結構與布局方面有很大差異，采用異構數據集成技術（Extract-Transform-Load，ETL）集成這種差異，運行時按照既定的數據標準和轉換規則，將雙方需要的數據進行抽取、篩選、清洗，最后載入對方的數據庫，并且它還能承載海量數據傳遞帶來的壓力，提高數據傳遞的準確性和時效性。業務辦理崗位上的人員需要對通過ETL集成后的數據進行傳輸進度、傳輸內容、傳輸異常情況的查看，并處理掉無法使用的數據，Web-Service技術形成傳輸報文，并可以將這些報文以通俗易懂的形式顯示在Web瀏覽器上，為前端用戶提供了實時的數據交互與反饋信息，極大方便了業務辦理崗位人員的工作。

三、結束語

通過建立“人事-財務”數據共享體系，實現了高校的教職員工信息及薪酬信息統一由人事處歸口管理，兩類信息的所有變更由人事處通過數據共享平臺傳遞給財務處;財務處作為薪酬發放的執行部門，向人事處傳遞教職員工實際執行發放收入。信息的變更帶來的收入變更均由系統完成，達到了協同辦公的效果。

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