淺談檔案管理信息化的措施

胡艷霞

一、提高檔案科學(xué)管理水平的必然性分析

首先，提高檔案管理的水準(zhǔn)本身就是提高我國文化管理水平，相應(yīng)當(dāng)前我們建設(shè)和諧社會和科學(xué)發(fā)展觀的必然要求。作為我國文化實力的重要體現(xiàn)，檔案的管理可以有效的體現(xiàn)出中華民族作為一個以集體主義為要義的民族發(fā)展要義。在各種檔案中，包含了幾乎涉及到我國政治、經(jīng)濟(jì)和文化等各個方面的資料。這些資料本身是有很強(qiáng)說服力的，其能夠有效的反映出我國在不同歷史階段的各種資料和狀況，這不僅僅是對我們過去歷史的一種保存，更是對將來發(fā)展做出指導(dǎo)的一種有力的保障。所以，只有不斷的提高我國檔案管理的科學(xué)發(fā)展水平，才能夠更好的做好檔案的管理工作，最大限度的發(fā)揮檔案管理的價值。

其次，提高檔案管理的科學(xué)化水平本身能夠提高我國檔案管理的水平。在很長的一段時間內(nèi)，檔案的管理工作在我國都是采取手動的方式進(jìn)行。這不僅僅要耗費大量的人力，也不利于儲存和資料的取用。并且很多的單位都對檔案的管理工作不夠重視，這樣就直接的導(dǎo)致了我國檔案管理的混亂。在當(dāng)前高速發(fā)展的信息技術(shù)支撐下，我國的計算機(jī)技術(shù)不斷提高，在各個領(lǐng)域都取得了廣泛的應(yīng)用。

所以，將以計算機(jī)技術(shù)為代表的科學(xué)化管理技術(shù)運用到檔案管理中，不僅僅可以提高檔案的管理質(zhì)量，還能夠節(jié)省大量的人力和物力，并且能夠有效的提高檔案的利用率，不僅對單位來講能夠有效的節(jié)省成本，也能夠是檔案獲得最大限度的應(yīng)用。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的措施

首先，加快現(xiàn)代化檔案管理體系的建立。在建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理體系的過程中，就必須要先樹立起檔案管理的觀念，這本身就是我國檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)所在。前文中我們也提到過，當(dāng)前的檔案管理最主要的問題就是領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視，往往都是由單位內(nèi)部的人員兼職管理。所以，在檔案管理的工作中，就要建立起一整套檔案管理的機(jī)制。將檔案管理的機(jī)制建設(shè)作為檔案管理工作的重點，建設(shè)起一套相對完整的，適合單位發(fā)展的管理機(jī)制。要對傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制和檔案管理理念進(jìn)行改革，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理工作形式，加強(qiáng)檔案的利用。根據(jù)檔案管理工作不同的性質(zhì)，實行確定的定崗定責(zé)的管理模式。在檔案管理的體系上，要建立起一整套的檔案管理班子，要由主要的領(lǐng)導(dǎo)作為檔案管理的全局管理者，通過上下級的部門管理和監(jiān)督，確定專門的檔案管理人員。這樣才能夠不斷的健全的檔案管理的工作制度，也能夠更好的促進(jìn)檔案的管理，提高檔案管理的質(zhì)量。

其次，要提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理工作本身就是一項比較繁瑣的工作，而且檔案的管理工作本身也是對工作人員要求比較高的。這就要求我們在挑選檔案管理的人才過程中，首先就要要求人才能夠具備相當(dāng)?shù)臋n案管理基礎(chǔ)知識，要有一定的檔案管理的基本理念。同時，針對不同單位不同部門的檔案管理實際，檔案的管理人員還要具備一定的專業(yè)基礎(chǔ)知識。在檔案管理的信息化進(jìn)程中，由于信息化本身為檔案管理帶來了很大的便捷，所以檔案的管理人才還要具備一定的信息技術(shù)知識，要熟練的使用計算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)對檔案進(jìn)行收集和管理。同時，由于檔案的檔案管理工作人員在素質(zhì)上存在一定的問題，這就要求單位要定時定期的對檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)素質(zhì)的培訓(xùn)。只有這樣才能夠不斷的加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。并且，在日常的工作中，要加強(qiáng)對檔案管理工作人員的獎懲，對那些模范的管理人員以及在業(yè)務(wù)能力上比較突出的人，要做出一定的獎勵，這樣才能夠有效的促進(jìn)檔案管理人員自覺的學(xué)習(xí)和進(jìn)步。

第三，要加快檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。檔案管理的信息化本身不僅僅是要求檔案管理的理念先進(jìn)，也并不是單純的要求檔案管理人員的素質(zhì)比較高，還要有相當(dāng)?shù)挠布O(shè)施。所以，在檔案管理的科學(xué)化水平提高過程中，要求單位要及時的更新相關(guān)的硬件設(shè)備。要在硬件和軟件上都具備相當(dāng)?shù)乃疁?zhǔn)，才能夠滿足檔案管理的信息化改造。單位需要成立專門的檔案管理工作室，并且購買相關(guān)的專門檔案管理軟件，只有這樣才能夠有效的促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化水平提高。

最后，要促進(jìn)檔案管路的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。對于檔案管理來講，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理能夠有效的促進(jìn)檔案管理效率的提高。我們要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，加強(qiáng)監(jiān)督，及時的對檔案的管理以及開發(fā)做出相關(guān)的審核，做好檔案的處理工作。同時，要健全檔案管理的評估機(jī)制。運用現(xiàn)代化的管理方式以及先進(jìn)的管理設(shè)施，對檔案的管理工作進(jìn)行科學(xué)化的管理，采取先進(jìn)的技術(shù)以及設(shè)備對電子檔案進(jìn)行有效的管理，這樣才能夠不斷地健全檔案的管理機(jī)制，提高檔案管理的效果。