行政機關管理辦公自動化實現路徑探析

陸建繁 蘇州市司法局

行政機關在處理相關工作事宜時，為了有效提升工作效率，保障工作質量，大部分都應用了辦公自動化系統，通過這樣的方式能夠讓辦公成本有所降低，不同部門之間的交流與溝通也更為便捷。要想讓辦公自動化的作用得以充分的發揮，行政機關可以從以下幾個方面入手：

一、合理規劃辦公自動化建設

第一，行政機關相關管理人員不能夠僅僅通過自身的力量來做出規劃，主要是因為這類人員在自動化方面的專業水平有所欠缺，無法有效預見辦公自動化建設過程中所面臨的風險，從而讓行政機關管理工作陷入僵局。因此管理人員應當整合各個部門的力量，并邀請辦公自動化領域的專家學者來提供理論上的支持，以此來確保所作出的規劃能夠有效契合當前時代以及未來時代發展過程中不斷變化的需求，并提升所作出規劃的可行性，促進辦公自動化建設相關工作能夠順利開展。

第二，在整體進行規劃的過程之中應當充分考慮到實際情況，盡量做到萬無一失。行政機關管理人員應當根據機關中不同部門的實際需求制定相應的規劃，并明確行政機關能夠用于辦公自動化建設的投入資金力度，在保證辦公自動化建設質量的前提之下，盡可能地節省成本支出。針對個別部門所提出的細節要求，管理以及設計人員也應當將其納入到整體規劃之中，以此來有效解決不同部門所遭遇的問題。要想讓整體規劃顯得完整且科學，就應當立足于行政機關整體，以全局為重，不能夠出現厚此薄彼的現象。

二、做好自動化數據信息共享

在行政機關之中，因為不同部門之間在職能方面有著較大的差異，故而其所使用的數據信息側重也各有千秋，對其進行管理就顯得較為復雜。要想有效解決這類問題，就應當做好辦公自動化建設中自動化數據信息共享工作，具體而言可以從以下幾個方面入手：

第一，明確共享數據信息。在行政機關之中往往存有種類繁多的數據信息資源，相關管理人員應當根據數據庫資源中的相關信息并結合實際需求來進行深入分析，以此來明確合理的共享數據信息。這類數據信息不僅要為行政機關高層管理人員的決策制定提供理論上的支持，還應當支持行政機關內部不同部門之間的數據信息交流及共享。并且在修改以及補充數據信息資源之時也應當在規劃之中闡明。

第二，整合局部數據庫。因為行政機關中不同部門之間的關系并不是特別緊密，經常出現不同部門之間相互獨立的現象，這就導致了不同部門所采取的數據庫管理系統也有著較大的差異。要想完成辦公自動化建設中的數據資源共享，相關管理人員應當深入研究不同局部數據庫之間的優劣勢，并整合其優點構建一個完整的全局概念數據庫。這一數據庫中的各類信息能夠用于查閱及使用，這樣一來行政機關相關管理工作的開展也就更為便捷。

第三，規范相關數據信息。通過辦公自動化的實現，能夠讓行政機關相關管理人員在整合、分析及利用相關行政信息時更為便捷，但其中也很有可能因為某些因素的影響而出現數據信息失真、遺失的現象。要想有效解決這類問題，行政機關部門管理人員應當為辦公自動化系統制定一個統一的標準，規范相關數據信息，讓辦公自動化系統在收集與分析數據信息時有著更高的容錯率。

三、加強安全保障工作

雖然辦公自動化讓行政機關相關工作的開展更為便利，但其主要是依賴于互聯網局域網，由于網絡環境相對開放，很容易受到惡意攻擊而導致行政機關的重要數據信息被盜取。在行政機關辦公自動化系統之中有著數量眾多行政機關管理工作相關數據信息，對于某一地區的發展而言有著至關重要的作用，相關管理人員應當認識到其價值，并采取合理的措施來對安全保障工作進行加強。相關管理人員應當對辦公自動化系統中的軟硬件安全設計進行完善，并且構建一個健全的安全保密制度及管理體制。其中軟硬件安全設計主要包含了病毒防治、身份識別、信息加密以及防火墻設計等，安全管理制度則包含了系統密級劃分、訪問權限設置、重要數據信息及時備份、內部人員授權管理等。同時行政機關應當做好辦公自動化建設的安全教育工作，讓行政機關內部人員的道德素養得以提升。

四、提升辦公人員專業素質

行政機關在進行辦公自動化建設的過程之中，會應用到相對較為專業的辦公自動化系統，如若這一系統出現了故障，就需要辦公人員利用自身的專業水平來進行解決，因此提升其專業素質就顯得至關重要。行政機關應當加強兼具專業技術及管理技能人才的培養工作，邀請自動化領域的專家學者深入機關內部為其進行專題講座，做好崗前培訓，定期對其進行考核，并引入激勵機制來促進其提升自身專業素質的積極性，針對表現優異的人才給予物質或精神方面的獎勵，這樣才能夠有效契合行政機關辦公自動化的相關需求。

結語：綜上所述，隨著信息化時代的來臨，傳統的辦公模式已經無法滿足時代發展需求，辦公自動化理念也應運而生。行政機關要想讓辦公自動化理念得以深入人心，有效推動辦公自動化建設，就應當進行合理規劃、做好數據信息共享、加強安全保障工作、提升辦公人員專業素質，以此來讓行政機關工作效率得以提升，工作質量得以保障，有效推動行政機關的良好發展。