加強高校固定資產管理的思考和建議

韋曉麗 中國科學技術大學財務處

一、當前高校固定資產核算存在的問題及原因

（一）初始取得計量

問題一：實務中常發現設備早已驗收合格，投入使用，但是遲遲不登記固定資產，財務不能及時入賬。固定資產系統帳上沒有，財務帳上沒有，這樣滯后入賬，導致計提折舊年限不準確，更主要的是導致這類資產脫管的狀態。

原因分析：

1.因高校的非盈利的特性，導致高校固定資產管理意識淡薄。高校普遍存在沒有設置部門專職固定資產管理員，而是部門內部人員兼職的狀態，或是部門領導臨時指派，崗位職責不清。同時專業素質不高，專業敏感性不強，沒有將資產管理的工作做實，對所在部門的固定資產管理起到監督指導的作用，固定資產管固定資產管理部門對其也是松散的管理狀態。

2.紙質單據線下驗收，固定資產驗收狀態信息很難通暢地在使用部門、主管部門和財務部門之間傳遞。主管部門無法實時地監控固定資產信息流動，實時監控能力較差。

問題二：高校有大量的科研項目，科研經費的管理秉持課題負責制。在這種思想的影響下，存在著“我的課題我做主，我的設備我使用”觀念，資產的購置不理性，重復購置現象頻頻發生，降低了國有資產的使用效率。

原因分析：

無閑置設備信息共享平臺，致使采購部門只能按需申報采購，固定資產主管部門無法通過比對閑置設備的信息資源后再進行審批，最終無法實現閑置設備的調劑使用或借用。

（二）后續計量

問題：實際業務中，通用、專用、家具類固定資產維修費用是由使用部門根據使用情況自行決定維保，持相應的憑據實施財務報銷，不通過資產管理系統申請。其維修改造費用，賬務處理中沒有區分維修費用資本化還是費用化，而是一律作為費用化來處理。這樣有兩個問題，一方面維保費用沒有根據經濟實質進行資本化的歸集，與固定資產管理是脫軌的。另一方面固定資產維保呈現出非常態化，經常出現固定資產維護、保養不及時,從而導致使用時頻頻出現問題,影響日常工作的正常進行,也因此大大增加維修成本。

原因分析：

缺乏固定資產的維護和維修制度，固定資產維保工作的責權利得不到落實，固定資產的維修維護的費用沒有明確的量化的規定；其次，固定資產管理部門對固定資產使用狀況也是脫管的狀態，不利于對固定資產管理實施績效考核。

（三）處置環節計量

問題：目前高校固定資產處置環節，主要是報廢的處置。固定資產管理系統導出的報廢數據，需要系統人員按照財務入賬的需要，對信息系統的數據手動整理梳理合并，工作量大，效率低，不能真正保證固定資產信息系統和財務系統明細賬帳帳相符，固定資產賬務信息不精確，滿足不了當前工作的需要。

原因分析：

高校固定資產管理系統和財務信息系統是孤立的，沒有實現雙系統的對接。而我國高校當前的資產管理工作中，這樣的現象甚是普遍。資產兩部門之間信息不能夠及時傳遞與共享，即不能滿足高校固定資產管理的需求，也不能保證兩部門的資產同步管理工作。

二、完善高校固定資產管理的建議

（一）設崗定編管理，提升隊伍素質

為保證資產管理的各項措施能夠執行到位，各部門應該設計固定資產管理崗位，結合各部門等實際情況，工作量的大小，配備專職或兼職的管理人員。固定資產管理員雖然歸屬于各部門，但是需接受資產管理部門的統一業務指導，充分調動并發揮其監督管理的作用，對所在部門的固定資產全生命周期的管理過程進行監督指導，對所管資產的安全完整負有責任。固定資產管理人員應相對穩定，工作調動時必須辦清交接手續。

固定資產管理人員是固定資產日常管理的最終負責人，他們的業務能力和素養，直接決定著管理水平。要重視固定資產管理隊伍建設，要把其納入高校整體規劃中。對于人員的選拔上，不但要具備財務、法律、管理、經濟等專業的相關背景知識，熟悉固定資產管理內部控制點和相關政策法規以外，還需要選拔責任心強，工作踏實的人才充實到管理隊伍中，資產管理部門建立崗位責任制，實行目標管理責任制。

為建立一支能擔當高素質值得信賴的管理團隊，日常人員管理中，固定資產管理部門要關注其職業生涯成長，利用請進來走出去的方式，組織培訓交流，致力于職業道德培養、增強其溝通協調能力和服務意識。

（二）優化資產信息系統功能，驗收等實施線上審批

為滿足對固定資產的整個生命周期進行全程跟蹤管理，高校需要提高固定資產管理系統的智能化，將線下紙質單據的流轉實現線上流轉，即固定資產的驗收、使用人變更、固定資產調劑使用、調撥、捐贈、報廢等，實施線上審批，那么固定資產管理全流程在系統中就是可查可控的狀態，大大提高效率的同時，讓固定資產相關狀態信息能在固定資產管理部門、使用部門和財務部門之間傳遞，各部門實時動態的掌握固定資產狀態。實現固定資產管理工作的信息化、規范化與標準化管理，全面提升企事業單位資產管理工作的工作效率與管理水平。使固定資產的管理變得輕松、準確，快捷和全面。

以固定資產驗收為例，線下驗收時常發現固定資產已經驗收合格交付使用，但是固定資產管理部門和財務部門無法獲取信息，導致帳實不符。線上驗收后，采購人在系統中發起驗收申請，各驗收人和部門線上出具驗收結論，那么固定資產管理部門就能根據驗收的結果，監測到固定資產入庫是否及時，從而有效的保證固定資產帳實相符，不脫離固定資產對于沒有及時入庫的固定資產，固定資產管理部門能夠發現，并督促其入庫。

（三）增設閑置設備的共享信息平臺

固定資產管理部門應當建立閑置固定資產的信息平臺，建立閑置設備共享的資源庫，所有部門都能在平臺上看到閑置設備的明細信息，如設備的相關信息、所屬部門及使用人等。 如有調劑使用或部門間轉讓等，可在平臺上發起申請，根據設備價值大小平臺自動提交相關部門的審批。申請人待審批流程結束，轉入固定資產移交的節點，最終固定資產管理部門根據共享平臺的信息，進行固定資產相關信息的維護變更工作，并打印固定資產標簽。

固定資產管理部門通過定期和不定期的盤點等固定資產日常管理工作，收集閑置設備的信息，歸集信息，及時更新信息平臺。通過信息平臺運行，能有效避免重復采購，提高設備的利用效率，其次也能塑造起固定資產的保值增值的管理思想。

各部門在申報設備采購需求前，就可以在閑置固定資產信息平臺進行查詢，如有符合要求的固定資產，通過平臺發起申請。固定資產管理部門在批復設備采購需求時，應該事先在共享平臺查詢對比，避免重復采購。對于價值很大，功能正常，也為了更好的促使各部門能積極參與到閑置設備的調劑使用工作中，固定資產管理部門可以建立有償調劑使用或有償內部轉讓的機制。

（四）出臺日常維護維修制度以延長使用壽命

固定資產的日常維護對固定資產的保值有著非常重要的意義，日常管理的好壞直接關系到固定資產的實際使用年限長短和使用效率。高校應該出臺固定資產日常維保管理制度，明確誰來維保、誰是維保的直接責任人、維保的頻率、維保方式、日常維保登記表及誰來監督維保，明確固定資產一般維保和大型維保的劃分界限，正確劃分資本性支出和費用化支出，目標是實現日常維保堅持制度、責任到人。

在“誰使用,誰負責，誰管理”的原則下，明確領用人為固定資產的維保的直接責任人，強化責任意識。具體維保的頻率有狀態維保、定期維保或者修復性維保。各部門應該根據固定資產的特性和使用狀況，自行制定維保的頻率以及維保的方法，由使用人簽字確認，各部門主要負責人審批，本部門的固定資產管理員負責留存保管，供日常監督管理及資產管理部門備查。

（五）與財務系統對接，實現數據共享

如果說固定資產管理系統側重于固定資產的實物管理，那么財務信息系統則是側重于固定資產的價值管理，要提高固定資產管理水平，實現科學管理，那么兩個系統必須互聯互通，解決固定資產信息交互不暢的問題。將固定資產管理系統中實物信息及時準確轉入財務信息系統，保障資產和財務數據動態匹配，實現固定資產實物帳與財務帳總賬相符，明細賬相符，全面提升數據質量。為學校固定資產管理工作提供全方位、可靠、高效的動態數據與決策依據。