高校基建檔案建設與管理研究

劉煜 石峰

重慶醫科大學

高校基建檔案是高校行政管理和檔案管理的重要部分。基建檔案的可以為使用者提供對建設本身的全面理解，同時也為高校的后續建設奠定了基礎。隨著社會經濟的迅速發展，基建項目逐漸增多，基建檔案資料也隨之增加，對基建檔案建設與管理提出了更高的要求。因此，高校理應擬定出合理的基建檔案管理方法，做好面臨更多困難和問題的準備，使高校的基建檔案資源得到有效的開發和利用，推動高校的持續穩定發展。

一、高校基建檔案建設與管理的重要性

在高校建設中的主要信息來源是依據基建檔案。一個完整的建設包含了多項內容，比如報建、設計、施工、驗收、結算審計等，而對所有任務的實施過程進行記錄，就需要搭建基建檔案。由于基建檔案是高校建設管理中比較重要的歷史憑證，基建檔案能夠對一些工程設計類的信息進行提取，使信息可以重復利用[1]。比如，對工程的竣工圖，所需要的附屬設施，以及有相同標準的房屋建設等，都可以使用同一份項目檔案，或者借助此類項目檔案進行適當的完善和改進，增強檔案的利用率。這樣不僅可以在一定程度上，減少了設計的時間，還降低了工作人員的壓力和精力，更能加快了建設的進度，從而有效的提高了設計的整體質量，獲得了更多的經濟效益。

并且，在高校建設過程中，基建檔案具有增值的效果，可以在各種生產實踐，或者相關的經濟活動中進行有效的利用。基建檔案與后期的設施維護和管理緊密聯系，對工程項目的使用提供了重要的數據支持，是以后工程項目改建、擴建工作的重要依據，對學校的發展也能發揮出參考作用[2]。在后續建設過程中，設計人員可以根據相關的檔案資料，掌握更加充足的歷史材料，對事物發展的規律、工程圖紙等展開深入的研究，使檔案材料發揮出最大效益。

二、高校基建檔案建設與管理存在的問題

（一）不夠重視基建檔案

大部分高校缺乏基建檔案的意識，過于重視教學的檔案、財務檔案等，忽略了基建檔案。并且，很多高校在工程建設時，認為檔案的收集和搭建難度較大，所以就自動減少了對基建檔案的管理，只是讓相關管理人員進行簡單的整理，缺乏完整的管理約束機制和管理制度。

（二）管理人員責任不足

基建檔案的管理人員，對檔案管理的意識不夠，無法對數據進行有效的完善與管理。并且，對于已經歸檔的資料，也難以把控和管理，這都是由于管理人員的責任意識不足，導致出現數據混亂的情況，甚至造成一些比較重要的數據丟失，嚴重的影響了基建檔案管理的質量[3]。而且，對圖紙的設計污染過于嚴重，很多文件經歷過多次修改無法準確的辨認。

另外，由于檔案分卷立卷不夠清楚，影響了檢查工作的正常運行。部分管理人員對檔案了解的不夠清晰，對于收集到的相關資料沒有及時的分類和整理，時常持有敷衍了事的工作態度，對檔案資料只是比較隨意的裝訂，在一定程度上導致檔案資料缺乏準確性，從而影響了檔案管理的質量，使檔案資料的成效得不到保證。

（三）無法發揮檔案作用

由于檔案管理人員，長期受到傳統觀念的困擾，始終處于被動的管理資料狀態下。同時，高校對檔案人員沒有進行專業的培訓，導致檔案管理人員缺少工作的方法和技巧。在實際的管理中，對需要使用的檔案資料就用一下，不需要使用的檔案資料就置之不理，不去整理和歸納，認為檔案管理是一件自由且放人不管的事情，從而導致檔案資料無法發揮出所具有的作用和價值，對高校的建設更沒有起到重要的促進作用。

三、高校基建檔案建設與管理的有效策略

（一）完善基建檔案管理制度

在高校的基建檔案建設與管理過程中，需要對基建檔案管理制度進行不斷的完善，使基建檔案管理工作更加規范化、制度化，確保基建檔案管理的正常運行。因此，高校應該選取較為適當合理的方式，對基建檔案管理制度進行改進與調整。首先，對于檔案資料的收集范圍、入檔記錄的格式，以及歸檔的正確方法等方面，需要擬定出較為完整的標準和要求。其次，對于管理部門的工作人員，需要結合實際的崗位，為其明確的分配工作內容和工作目標，使檔案管理人員的管理工作更加高效[4]。并且，需要建立具體的績效考核制度，以及監督機制，根據各個部分的特點，制定合理的部門規章制度，從而確保基建檔案管理工作的有章可循，保證資料歸檔的合理化。

另外，要建立嚴格的登記制度，在歸檔登記時，需要保存所有歸檔資料的名錄，以便檔案管理人員與基建人員對接。而且，在借閱登記環節中，要嚴格的登記借閱人、原因、檔案資料、以及借閱時間和歸還時間，其中，一些重要的檔案資料還需領導層的審批和認可。

（二）加強對基建檔案管理的重視

高校不僅要對基建工程的進度、質量等環節注重外，更需要從思想上重視基建檔案管理，應全面的支持基建檔案管理工作，在人力、物力和財力上給予對應的傾斜政策。首先，高校的領導者應以身作則，發揮出良好的榜樣帶頭作用，加強對基建檔案管理的監督和指導，對各個部門層層把關，跟進好各個環節的工作進度[5]。其次，要將基建檔案與人事檔案、圖書檔案等一些檔案管理工作一視同仁，加大宣傳的力度，增強全體工作人員的檔案意識，協調好相關的職能部門，對基建檔案進行統一的管理，確保項目實施、工程審計等方面檔案資料的完整性，推動基建檔案管理工作的穩定發展。

（三）增強檔案人員的專業水平

基建檔案管理是一項具有較強專業性的工作，所涉及到的工程設計、勘察、施工等，都需要專業技術活動的記錄。因此，要求基建檔案管理人員要具備專業的知識和技能，比如檔案管理知識、檔案記錄方法等綜合能力。所以，高校要增強基建檔案管理人員的專業水平，不斷優化管理工作的效率[6]。首先，高校應組織相關的基建檔案人員，參與檔案業務知識的學習和工程建設的專業知識培訓，使其了解基建的具體工作，熟悉基本建設流程，能夠主動做好檔案的整理工作。其次，對于一些檔案管理的專業性知識，需要管理人員進行認真的學習，并能夠熟練的掌握計算機等現代化的數字設備，能夠促使自己成為一名優秀的檔案管理者。

另外，高校要培養檔案管理人員的綜合素質，加深對檔案管理相關法律法規，以及條文條例的認識，以此為依據嚴格的要求自身的言行舉止，做好屬于自己的工作。并且，要掌握一定的統計學和管理學知識，了解國家的一些政策方針，不斷的增強自身的政治素質和職業素養。

（四）遵循基建檔案的建設原則

在高校的基建檔案建設與管理中，相關的基建人員需要充分遵循建設的原則，嚴格按照工程建設管理和檔案管理的規定，對工程項目，從提出、立項、審批、施工以及竣工的全部過程，進行一個完整清晰的規劃。同時，要將這些過程，以及其中的所有內容，進行詳細的記錄，以及及時的歸檔，為日后工作人員的查閱提供了有效的幫助。并且，基建人員要對工程項目中的各個細節，以及相關的環節內容記錄清楚，避免出現資料的遺漏等現象。

（五）增設硬件設施的投入

由于基建檔案的形式多樣，所以高校應該增設一些相關的硬件設施。首先，要及時的更新和添加設備，比如，配置掃描儀，能夠將全部的基建檔案資料進行備份，并將紙質的資料傳入到計算機中轉化為電子資料作為儲備[7]。同時，可以利用計算機對資料進行分類保存，實現基建檔案查閱的電子化，減少了手動翻閱時間，并有效的避免了原件材料的損壞。其次，可以利用一些辦公軟件，進行圖紙的繪制和設計，能夠隨時修改和完善，不要出現過于修改痕跡造成不清晰的情況，確保圖紙的清晰明了，有助于工程項目的更好操作和實施。

結束語：綜上所述，基建檔案的建設與管理，能夠有效的增強檔案管理的質量，實現最大化的經濟效益。通過對基建檔案進行有效的管理，使基建檔案管理工作更加規范化、制度化，確保基建檔案管理的正常運行。同時，對基建檔案進行統一的管理，確保項目實施、工程審計等方面檔案資料的完整性，從而推動基建管理工作的穩定發展。