集團企業辦公費定額標準的研究與應用探析

郭艷敏 公證天業會計師事務所（特殊普通合伙）山東分所

隨著集團企業不斷發展，分、子公司的數量逐漸增多。集團公司管理成本居高不下，且呈現逐步升高的趨勢，并缺乏對所屬公司進行成本費用管控的依據和標準。因此，加強成本費用定額標準的研究與應用，推進管理會計的有效應用，有助于提升企業精益管理水平。本文是筆者從參與的某集團企業成本費用定額標準體系的規劃與制訂中，選取了企業管理中具有較強代表性的辦公費為例，探析了其定額標準研究和應用。

一、辦公費管理現狀分析

在集團企業中，辦公費包含的明細項目繁多，涉及企業管理層面的各個部門和環節，具有較高的管理難度和復雜度，對于辦公事項發生的可能性和金額的合理性，難以科學合理地作出評審，容易導致支出標準偏高、經辦部門及人員從中收取好處，發生損公肥私的腐敗現象，損害企業的利益。

而且各所屬公司之間的辦公費額度也不均衡，缺乏審核控制辦公費額度的衡量標準和依據，主要是以上年實際發生數為基礎，作出適當的增減控制，管理松弛和上下博弈現象較為突出。同時，還存在同一明細辦公費事項的支出標準，在不同公司之間差異較大的現象。因此，制訂科學合理地辦公費定額標準，能夠提供評審的衡量標準和依據，提升企業精益管理水平。

二、辦公費定額的主要影響因素分析

筆者與集團相關管理人員共同設計了調查問卷，對全部所屬公司進行了調查分析，選取了有代表性的不同業態的公司進行實地走訪調研，梳理分析了集團近三年的歷史數據，并與收集的市場數據進行了比對分析，找出了影響辦公費的主要因素：管理人員數量、營收規模和辦公資產規模等。對這些因素分析如下：

1.管理人員數量。日常辦公用品、耗材、文具等與管理部門和人數正相關，即人數越多的公司，耗費往往越大。因此，人數是影響辦公費支出的主要因素。

2.營業收入規模。營收規模越大的公司，業務量也會越多，耗費也相應增加。印刷費、郵寄費等支出，與業務量關聯較大。同時，考慮投入與產出相配比，以更好地體現公平性和效益性。所以，在制訂辦公費定額標準時，應把營收規模作為一項重要影響因素。

3.辦公資產規模。辦公資產的規模與辦公費水平，特別是取暖費、辦公用具等密切相關，即辦公資產的規模越大，辦公費支出相應也會越多。因而，需要充分考慮辦公資產規模因素。

三、制訂辦公費定額標準的管理思路及方法探析

基于上述因素分析，以及市場調查、調研等情況，運用歷史經驗分析、因素分析、正態分布驗證、標準偏差、市場調查等方法，確定了分別制訂辦公費總額標準和主要明細組成項目分類標準的思路和方法。

（一）制訂總額標準的思路與方法

制訂思路為，以主要影響因素為核心，統籌考慮人數、資產規模的影響程度，同時按照投入產出配比原則，對營收規模較大的公司給予適當傾斜。具體為：管理人員數量使用上年管理部門平均人數，辦公資產規模用上年末辦公資產賬面價值和公司的上年營業收入，這些數據能夠直接獲取，可比性強，便于實務操作。同時，對近三年數據測算得出人均辦公費、萬元資產辦公費和萬元營業收入辦公費，綜合評估影響程度大小，分別確定權重。由于選取的樣本數量<2000,所以采用正態分布驗證法的W 檢驗，且計算的P值>0.05，符合正態分布。采用中值的正負1個標準差范圍覆蓋約68%的特點，可以將中值設定為基準值，正負1個標準差計算值作為預警值。其計算公式為：人均辦公費＊上年管理部門平均人數＊權重+萬元資產辦公費＊上年末辦公資產賬面價值＊權重+萬元營業收入辦公費＊上年營業收入＊權重。

（二）制訂明細項目定額標準的思路及方法

按照明細項目屬性，劃分為日常辦公用品、耗材、文具類費用，印刷、郵寄類費用和取暖、辦公用具類費用等三大類，分別制定明細標準。

1.日常辦公用品、耗材、文具類費用的制訂思路和方法。日常辦公用品、耗材、文具類辦公支出，單位價值相對較低，發生頻率高，涉及部門多，為維持日常管理工作的有序開展，必然發生的支出，與管理人數關系密切，同時與企業規模也有一定的聯系。因此，應以人均辦公費主要因素，以萬元營業收入辦公費為影響因素，確定其計算公式為：人均辦公費＊上年管理部門平均人數＊權重+萬元營業收入辦公費＊上年營業收入＊權重。

2.印刷、郵寄類費用定額標準的制訂思路和方法。此類支出發生頻繁，總額較小，與業務量密切關聯。因此，制訂印刷、郵寄類費用定額標準，主要考慮營收規模因素，其計算公式為：萬元營業收入辦公費＊上年營業收入。

3.取暖、辦公用具類費用定額標準的制訂思路和方法。由于取暖、辦公用具類費用，發生頻率低，金額較大，涉及部門少，由行政管理部門統一管理采購，主要受資產規模和企業規模的影響。因此，把辦公資產規模作為主要影響因素，營收規模作為輔助影響因素，并把權重作適當調整。其計算公式為：萬元資產辦公費＊上年末辦公資產賬面價值＊調整后的權重+萬元營業收入辦公費＊上年營業收入＊調整后的權重。