高校學生資助檔案規(guī)范化管理

周凱 漯河醫(yī)學高等專科學校

一、高校學生資助檔案管理工作的特點

（一）高校學生資助檔案具有較強的時間延展性。高校在建立受資助學生的資助檔案時，通常要求學生提供包括小學階段、中學階段以及高中和大學階段，不同時期的學習情況以及家庭經(jīng)濟狀況，因為僅僅依靠某個時期的情況證明在施行資助時可能比較具有片面性，因此高校學生資助檔案通常具有較強的時間延展性。

（二）高校學生資助檔案涉及面較廣。高校學生資助檔案建立過程，不僅僅涉及到學生個人以及高校，還涉及到多個部門的管理人員。高校的輔導員以及受資助學生的班主任，還有高校的財務部門都會參與到高校學生資助檔案建立工作當中。學生資助檔案所包含的信息還涉及到學生所在街道以及村委會部門，因此在收集和整理學生資助信息時，為了確保信息的準確性，必須依靠多個部門的相互配合。

（三）高校學生資助檔案形式較為多樣。高校在開展學生資助檔案管理工作時，通常要綜合多個信息管理系統(tǒng)當中學生資助信息。在不同的信息管理平臺，學生的資助信息的檔案文件格式通常存在較大的差異，這在無形之中增加了高校學生資助檔案管理工作的難度[1]。并且學生在開具家庭困難證明材料時，不同地區(qū)所給出的證明材料形式以及格式也不相同，學生資助檔案管理人員在進行信息整合時，就需要耗費較多的時間和精力完成材料整理和信息歸檔工作，極大地影響了資助檔案工作效率。

二、高校學生資助檔案管理工作現(xiàn)狀及主要問題

鑒于高校資助檔案管理工作的獨特自身特點，在目前的高校資助檔案管理工作中也出現(xiàn)了諸多問題，影響著高校資助工作的高效開展和精準資助。首先，大部分高校在開展資助檔案管理工作時，并沒有較為完善的管理制度，這種健全的資助檔案管理制度的缺失使得管理人員無法按照統(tǒng)一的制度開展管理工作，因此常造成資助檔案管理工作出現(xiàn)紕漏和混亂。另外，高校在招聘和任命資助檔案管理人員時，并沒有意識到資助檔案管理工作的重要性，忽略了資助檔案管理人員的專業(yè)管理能力，因此也造成了管理人員檔案管理知識缺乏，檔案管理工作不到位的情況。

三、高校學生資助檔案規(guī)范管理措施

（一）健全高校學生資助檔案管理制度。高校學生資助檔案的建立需要多個部門的共同參與才能夠完成，因為資助檔案中包含了極大地信息量，在對受資助學生各個方面的信息進行收集以及整理的過程中，必須依照健全的高校學生資助檔案管理制度減少或者避免可能出現(xiàn)的各種問題和意外，確保資助學生檔案得到合理妥善的保存。高校學生資助檔案具有比較長的時間周期性和連續(xù)性，因此為了保障學生資助檔案信息的真實和完整，國家要對學生資助檔案管理作出明確的要求，并且為了提高管理工作的規(guī)范性，要成立監(jiān)督部門及時監(jiān)督資助檔案管理工作各個流程。在國家出臺的學生資助檔案管理制度的基礎上，各個高校要根據(jù)學校實際情況制定更為詳細的符合各個學校的資助檔案管理制度，為資助檔案管理人員提供可靠地管理依據(jù)。

（二）提高高校學生資助檔案管理人員業(yè)務能力。高校學生資助檔案管理工作的開展離不開專業(yè)的檔案管理人員，高校在招聘和任命學生資助檔案管理人員時，必須重視檔案管理人員專業(yè)業(yè)務能力的培養(yǎng)。首先，在學生資助檔案管理人員上崗之前要加強其業(yè)務教育和培訓，使管理人員充分認識到學生資助檔案管理工作的重要性，喚起管理人員的崗位責任感，并且使其掌握專業(yè)的管理知識，提高其管理水平。并且，如今學生資助檔案都需要建立電子版檔案，因此檔案管理人員應注重計算機操作水平的提高以適應新時代檔案管理工作內(nèi)容的變化。

（三）發(fā)揮高校學生資助檔案的應用價值。高校學生資助檔案管理工作的工作內(nèi)容并不僅僅是簡單的對資助檔案進行保管，更重要的工作內(nèi)容是要發(fā)揮資助檔案的應用價值，為學校資助工作提供可靠的依據(jù)和支撐。因此，高校學生資助檔案管理人員在日常管理工作中，必須根據(jù)受資助學生的不同情況進行區(qū)別管理，并及時對資助檔案進行分類和歸檔。受資助學生的個人情況以及家庭情況的信息收集除了要確保真實性和全面性之外，還要及時關注受資助學生個人及家庭情況的變動以及各種突發(fā)事件，做到受資助學生情況的及時更新。高校學生資助檔案管理人員除了要保管和更新學生的資助材料之外，還要負責審核學生所提供的各種材料的真實性，因此檔案管理人員可以根據(jù)受資助學生提供的信息與相關部門做好信息核實以及確認工作，確保資助檔案可以為學校的資助工作提供公正可靠的資助信息依據(jù)，發(fā)揮學生資助檔案的應用價值。

（四）把握資助檔案管理的關鍵時間點。首先，高校學生資助檔案管理人員要注意對新入學學生資助檔案的信息收集和建立，對于受資助學生提供的入學前的資助信息要及時整合，從中挖掘重要和必要信息以此來建立檔案，這是高校學生資助檔案建立的基礎工作。其次高校學生畢業(yè)階段，學生資助檔案管理人員要及時完善學生在校期間的各種資助信息，同樣必須確保資助檔案記錄的準確性和真實性，因為畢業(yè)階段高校通常要處理各個畢業(yè)生的大量畢業(yè)工作，因此學生檔案資助管理部門的各個工作人員必須提高工作積極性以及熱情，在較短的時間完成資助學生檔案的歸檔工作。最后，當受資助學生畢業(yè)離開高校之后，并不代表著高校資助檔案管理工作的結(jié)束，為了后續(xù)更加方面保存和查閱學生受資助信息，資助檔案管理人員要及時將紙質(zhì)版的資助檔案轉(zhuǎn)化成電子版紙質(zhì)檔案。在這3個關鍵的時間點之間，資助檔案管理人員要及時關注學生在校內(nèi)的學習狀況以及家庭狀況變化，及時更正資助檔案中存在紕漏的部分，完善和補充資助檔案。

結(jié)語：作為高校資助工作當中的重要工作內(nèi)容，資助檔案管理工作直接影響到高校資助工作的效率和精準性，因此必須確保資助檔案管理工作的規(guī)范性。不僅要整體上加強高校學生資助管理制度的建立，還要注意提高檔案管理人員的業(yè)務能力，不斷提高和規(guī)范高校學生資助管理工作。