如何做好國有企業干部人事檔案的管理

高現強 山東省濟寧市兗州區新驛鎮新驛煤礦

引言：企業人事檔案管理是傳統人力資源管理中的重要組成部分。人事檔案記載了員工個人的學習經歷、工作及任職經歷、政治思想、家庭情況、工資待遇、獎懲情況等各個方面的內容，是員工在歷史成長過程中，經過組織人事部門所形成的具有法律效用的動態記錄。這些記錄對于企業全面考察、選人用人、崗位配置方面有著不可替代的作用，同時也事關員工個人的職級晉升、退休審批、工作調動等切身利益，在需要出具證明材料的個人事務如房產公證、退伍兵補助等各個方面，發揮著重要的依據和憑證作用。因此，了解國有企業干部人事檔案管理的現狀及問題，探析如何進一步優化人事檔案管理路徑，對于更好地發揮其在人力資源管理工作中的作用尤為重要。

一、國有企業干部人事檔案管理現狀

對干部人事檔案的重視程度有待提高。企業普遍重視各部門帶來的直接經濟效益，人事檔案管理因沒有體現出明顯的業績和貢獻，故被認為是其他業務的輔助工作，對這項工作的資金、基礎設施等投入不足。一些企業將人事檔案管理權委托給人才管理中心或公司，將公司全體員工檔案存放于該處，定期繳納管理費，但人才管理中心能夠承擔人事檔案整理任務的人員缺少或配備不足，故只負責查詢，不負責整理、審核。還有一些企業人事檔案管理人員由于意識不強，在搜集整理以及歸檔時，沒有做到認真細致，出現填寫不規范、材料缺少、工作時間或入黨時間錯誤、隨意歸檔等情況。如此導致企業人力資源管理部門不能準確評價員工，易造成不當利益。另外，企業人事檔案管理制度不完善，管理要求不規范，限制了人事檔案工作的開展。人事檔案交接工作不到位、不及時，導致人事檔案材料不完整。一些企業仍以紙質檔案管理為主，沒有建立人事管理軟件，影響了管理效率。

二、做好國有企業干部人事檔案管理的對策

（一）重視人事檔案管理工作

若要促進國有企業的整體發展，必須做好國有企業干部人事檔案管理工作。首先，國有企業需要重視人事檔案管理工作，加大人事檔案管理強度，轉變傳統的管理方式。國有企業的領導需要認識到人事檔案管理工作的意義，及其對企業發展的價值和重要性，并樹立正確的檔案管理意識。其次，國有企業的領導者需要加強對員工的人事檔案管理培訓工作，保證檔案管理人員在管理過程中認真填寫資料信息，嚴格做好員工入職工作，按照真實情況填寫檔案信息。

（二）提高人事檔案管理人員專業素質，加強檔案基礎管理

首先，管理者要嚴把選人用人觀，要設置高標準的人事檔案管理人員選拔條件，嚴格按照中組部規定的檔案管理員的配備要求及崗位職責選擇合適的檔案管理人員。人事檔案管理崗位要求管檔人員必須是中共黨員，管理 1000 冊以上的檔案必須專人專管，同時，這個崗位要求工作人員必須有專業的檔案管理水平，耐心細致，具備強烈的責任感。因此，企業要想有高素質的管檔人員，在第一步選人上先把好關。其次，提升人事檔案管理人員的政治素養和專業能力。員工入職后企業要加強培養其對檔案工作嚴肅性和紀律性的認識，要求員工將人事檔案管理當成一項政治工作，堅持原則、遵守紀律、保守秘密。同時，企業要在培訓體系中增加人事檔案管理專業的培訓內容，加強對檔案管理人員的培訓力度，定期組織學習交流，強化其專業技能和素質，提高崗位勝任度。再次，加強人事檔案管理力度，完善各項制度體系，扎實做好檔案管理基礎工作。在檔案日常管理中，嚴格按照檔案管理的制度、流程以及日常轉遞查借閱的要求，認真履行簽字審批手續，及時將需要入檔案的材料歸檔并加強對歸檔材料的審核鑒別，確保檔案的真實完整。準確把握檔案信息的確認要求，做好新員工的基本信息審核認定及新學歷學位的審核認定工作。

（三）加強人事檔案管理數字化、信息化建設

所謂數字化，即對紙質人事檔案進行掃描，將紙質的數據信息轉換成數字的文本和圖像。數字化的檔案材料能夠有效避免使用過程中人為涂改、撤換，保證人事檔案的真實性,并且節省存儲空間和成本，能長期保存的同時滿足了無紙化辦公的需求。第一，建立人事檔案信息化管理系統。充分利用互聯網技術和大數據技術建立集信息的采集、導入、分類、整合等為一體的信息化管理系統，搭建動態的、全面的、安全的信息化平臺，真正實現人事檔案管理的數據化、智能化。第二，定期優化、維護檔案管理系統。在數字化人事檔案管理的過程中，要指定專業的技術人員定期進行系統維護，防止計算機遭受攻擊、系統破壞、數據丟失等事件的發生，確保檔案管理系統能正常穩定運行。第三，加強信息安全管理，保證電子檔案安全規范使用。一方面要利用安全技術手段防范數據丟失損壞、人為篡改的可能，諸如可以采取電子檔案備份、信息設備實時監控、木馬病毒定時查殺等相關技術措施來防范安全風險。另一方面，在檔案管理系統的使用上要嚴格控制信息審批，設定各個級別的使用權限，全方位保護員工隱私信息。

結語：規范國有企業干部人事檔案管理工作，有利于促進國有企業的健康可持續發展，同時，國有企業干部人事檔案管理模式的轉變是必然趨勢，因此，需要引起企業對人事檔案管理工作的重視，及時發現問題，并結合信息化技術進行合理解決，提高人事檔案管理意識，規范人事檔案管理工作，在根本上提升企業的競爭力，從而使企業的綜合效益得到提升。