基于專業群建設下教學秘書職能優化的探討與研究

東莞職業技術學院 廣東 東莞 523808

一、高職專業群的基本內涵

隨著我國經濟由高速增長階段轉向高質量發展階段,產業集群效應越來越明顯,對高素質技術技能人才的需求越來越緊迫。作為與產業發展聯系最為緊密的高職教育,必須適應這種產業發展新趨勢對技術技能人才需求的新變化。經濟結構調整和產業轉型升級不斷加快,專業群能更好地適應市場需求的變化,高職院校應根據經濟社會和產業發展對技術技能人才需求的變化,從專業群與產業協同的視角打造高水平專業群,提高人才培養的適應性和針對性。

高職專業群建設是推進職業教育改革的重大舉措,是職業教育適應產業發展新趨勢的客觀要求。高職專業群具有幾個基本屬性。一是教育性。產業發展帶來復合型技能人才需求,單個專業培養無法滿足培養要求,這是專業群產生的根本原因。二是職業性。職業教育是從職業出發的教育,職業關系同樣是專業群專業組合的依據,專業群不是人為組合而成的,它來自于客觀的職業崗位群對人才培養目標規格的需求。三是協同性。專業群不是取代了專業,而是提供了新的專業建設路徑,讓原本離散的單體專業發揮協同育人作用。四是系統性。專業群是一個系統,不僅要向系統外輸送高素質人才滿足用人需求,同時也要及時從系統外汲取能量信息,使群內各專業結構關系、培養模式、課程體系、實踐條件、師資隊伍等要素不斷完善。隨著傳統產業轉型和新興產業快速發展,新興職業崗位需求大量產生,信息化社會也對眾多職業提出更高要求,促使高職專業群必須隨之不斷調整和創新,提升服務產業能力,提高人才培養質量。

二、專業群建設背景下,教學秘書教學管理中遇到的問題

專業群建設是教學組織和管理模式的雙重改革,將對教育理念、培養模式、教學安排、組織管理帶來深層次變革。從教學組織維度看,要關注專業布局優化、課程體系建設、教學資源調配等;從管理模式維度看,要關注教學團隊組建、對外合作服務、組織建設機制等。那么,面對專業群建設這樣的大環境下,高校的教學管理也面臨著巨大的考驗,而作為高校教學管理中占重要位置的教學秘書又將面臨哪些困惑和問題?

(一)工作強度大、重復程度高、職業疲憊感強。教學秘書瑣事多而且大部分工作是循環往復的,不僅是教秘的工作,其實大部分崗位很難避免遇到重復性質的工作。高強度的工作壓力和重復性會是教學秘書產生職業疲憊,疲憊感越強,越會影響工作效率。隨著專業群建設的推進,工作強度只會增大,這將導致教學秘書的職業疲憊感增強從而降低工作效率。

(二)主觀能動性低、工作成果性不強。教學秘書的工作都是圍繞教學運行的時間節點有規律開展,時效性很強,專業群建設要求各專業協調發展,資源共享,有效配置。在這種情況下,教學秘書的工作量將會進一步增加,忙中出錯的機率也隨之加大,這種被動工作導致教學秘書的主觀能動性受到很大的制約。

(三)缺少相關培訓,對專業群建設目標及內容缺乏深入了解。由于教學秘書工作性質,很難有機會參加脫產系統的與專業群建設相關的培訓,這就造成教學秘書對專業群建設體系缺乏深入了解。其后果就是在教學運行過程中,如數據采集、提供數據方面出現偏差,與專業負責人溝通時造成不必要的溝通障礙等。

三、在專業群建設背景下,教學秘書該如何調整優化工作職能

教學秘書是院系的教務管理工作的安排者、執行者,他的工作滲透了教學活動的各個環節,如教學計劃管理、教學運行、教學資料管理等,其地位獨特,作用不可忽視。那么在專業群建設帶來工作壓力大增的情況下,教學秘書該如何優化職能工作呢?

(一)調整自身的工作態度。

專業群建設所帶來的,只有更多繁雜、瑣碎的工作,更大的工作壓力,教秘如果安于現狀、不動腦筋,肯定不能勝任該崗位,這就導致某些教秘為逃避工作申請轉崗的現象出現。“態度決定一切”雖是老化常談,但是心浮氣躁,牢騷滿腹,職業倦怠,究其原因還是態度問題。態度是一種精神,更是一種心態。那么,如何調整工作態度?

1.對本職工作要有主控感。主控感就是將自己的精神力量完全投注在某項活動上的感覺,伴有高度的興奮感與充實感。教秘的大多數工作技術含量都不大,正因如此,教秘總感覺自己大材小用,感到無聊,不甘于每天面對學生、老師處理雞皮瑣事,抱怨學不到東西,日復一日就會產生職業倦怠。教秘要對本職工作產生主控感,就該下意識的控制自己融入到工作中,一定階段后就會沉浸其中,并以此獲得快樂。

2.管理好自己的注意力。注意力范圍太小,只能集中在事情的局部,但是如果你的注意力范圍太大,會引發焦慮容易因細節焦急。所以我們要學會外包注意力,給大腦減負。就是通過外部工具,把一部分需要消耗注意力的事情,轉移到大腦之外。這里有一個最有效的工具:清單,把需要注意的事制成清單,逐個完成。另外還要學會策略性走神。專注一段時間后,專門留一段時間用來走神。有計劃地休息越徹底越好,最好讓大腦完全放空。在椅子上伸個懶腰是不夠的,要走出教室/辦公室到另一個環境中去。

做好上面兩方面,我們對待工作的態度才會積極起來。我們不能讓消極的心態妨礙了工作,降低了工作效率,更不能因為心態不好而讓工作出錯。教學秘書處在教學管理的一線,是各項教學工作的紐帶和橋梁,效率下降勢必影響教學質量,工作出錯則很容易造成教學事故。所以,我們要時刻保持良好心態。

(二)優化工作過程。既然同樣的事情我們必須完成且結果一樣,那么我們可以從過程來思考如何“優化”重復性的工作。

首先,我們每天花幾分鐘時間來規定自己最重要的幾件事,以此來幫助我們提高整體實力。在專心做好一件事后再去做另一件事,把自己做的事情安排的井然有序,我們要記住多線程工作。

其次,將工作電子化。將相應的信息轉移到電腦上,形成相應的電子信息庫,方便查找。在專業群建設過程中,不論是期中檢查還是驗收,難免要比照建設標準,查找相關資料。如果所有信息都已生成電子文件,那么查找將節省很多時間,而且可以和建設標準進行比較,查漏補缺。

再次,我們要提煉出工作流程中的各個環節,然后集中處理重復性內容。通過在某個時間段來集中處理同樣事情的方式來避免自己的工作流程被打斷。例如教學任務和排課,以免打斷自己的工作節奏。

最后,合理利用碎片化的閑置時間,學會時間管理,利用碎片化的閑置時間來思考、學習。當我們提高自己的工作效率后,意味著我們有更多的時間去思考、提升自己。

(三)提高主觀能動性。一般而言,秘書的工作任務是具有從屬性質的,根據領導的指派,上傳下達,很少會去獨立思考和解決問題。但是這種被動絕對不是一味的服從、順從,不主動思考,特別是教學秘書,更應該在被動的工作中發揮其主觀能動性。

教學秘書是直面學生和老師,對教學運行、教務系統的應用、教學任務的實施等方面,甚至比主管教學的院系領導更為直觀、了解。因此在專業群建設中,教學秘書的作用不僅僅是幫領導分擔任務,在如何使專業群內系統、協調,資源整合、共享等問題上,應該出謀劃策,提出建設性意見。

同時,教學秘書應該多思考,工作要帶有前瞻性。提前預測專業群建設將帶來教學運行的改變,提前做好準備,及時與院系領導、負責人交流溝通,調整工作方式以適應因專業群建設帶來的變化,確保教學正常有序的運行。

(四)加強業務能力培訓。想要提高人才培養質量,建設高水平的專業群,就要打造一支業務過硬、工作高效的教學管理隊伍,而要打造這樣一支隊伍,就必須要加強管理人員的業務能力。教學秘書身處教學管理一線,其業務能力大小直接影響教學運行,因此教學秘書要時刻保持學習的狀態,只有不斷學習,才能跟上時代的步伐。

在專業群建設背景下,教學秘書要提升業務能力主要包括兩方面,一是要通過不斷的學習培訓來掌握前沿的信息技術并且運用到工作中來。在專業群建設中,群內各專業要實現系統化、協同化,那么信息的收集、處理、儲存和應用都顯得格外重要。將各種教學資源數字化,匯總進入數據庫,不僅能對建設期內的各項指標進行比對,還能更好的優化資源配置。二是通過相關的培訓,深入了解建設的目的與內涵,不斷完善工作流程,使之適應專業群建設的需要。教學秘書只有深入了解專業群建設相關的培養目標、課程體系、畢業要求等指標及達成度,才能準確為專業群建設提供所需的信息資料,才能更好的發揮其主觀能動作用。

四、總結

身處專業群建設的大潮流中,教學秘書要順應時代發展,主動學習于提高自身業務能力,主動溝通于了解師生的需求,主動思考于優化工作職能,時刻保持良好的狀態迎接新挑戰。