社保檔案管理工作現狀與思考

孫立清 高密市社會保險中心

社會保險是民生之基，完整、準確、詳實的社保檔案，是社保經辦機構科學開展工作、有效提供服務、準確落實待遇的客觀依據。各級社保經辦機構，必須站在維護參保人員切身利益和基金安全完整的高度，切實加強檔案管理，全力推進社保事業健康持續發展。

一、加強社保檔案管理的重要意義

記錄一生、保障一生、服務一生，是社保經辦機構對參保人員的莊嚴承諾。記錄一生，就是檔案工作涵蓋參保人員的一生，這是社保經辦機構能否為參保人員“保障一生、服務一生”的重要依據。

（一）強化檔案管理是不斷深化社保改革的重要內容。社會保險是重要的民生工程，在滿足群眾需求，深化社保改革的偉大進程中，社保檔案以其原始、真實、客觀的特性，記錄昨天、服務今天、指引明天，為社保經辦機構更好地保障和改善民生發揮作用。實踐證明，加強檔案管理，作為社保經辦工作的重要組成部分，已成為持續深化社保改革的重要內容。

（二）強化檔案管理是有效開展經辦服務的重要保障。參保人從辦理參保繳費到退休領取養老金，以及期間立功獲獎、生育、工傷、失業、住院治療等享受各項社會保險待遇，以及辦理保險關系轉移接續、基金轉入轉出等，一系列檔案記載，是屆時支付社會保險待遇的重要依據，檔案是否準確、完整，直接影響參保人的切身利益，也直接影響社保經辦服務質量的優劣。強化檔案管理，可以有針對性地開展社保服務。

（三）強化檔案管理是持續推進事業發展的重要支撐。今天的工作，明天將成為檔案。檔案是事業發展留下的痕跡，真實地記錄和再現了曾經發生的一切，各地由于檔案缺少，導致的矛盾糾紛事件層出不窮，給社會穩定和事業發展帶來了不良影響。因此，檔案對指引未來方向、推進事業發展具有鑒往知來、規避風險的作用，系統完善的社保檔案，是持續推進社保事業科學健康發展的重要支撐。

二、社保檔案管理目前存在的問題

（一）對檔案工作存在模糊認識。對社會保險檔案的管理缺少相應的資金投入，軟硬件設施不完備，人員、經費不到位的情況突出，個別基層經辦機構沒有專門的檔案室，或者檔案管理基礎設施不達標，不能滿足實際需求，導致該歸檔的檔案沒有歸檔，檔案隨意保存、難以查找甚至丟失的現象不同程度存在；部分業務人員存在概念不清、意識不強、認識不高的問題，認為社保業務工作繁忙，對檔案整理、歸檔疲于應付。

（二）檔案管理水平有待提升。社會保險檔案涉及面廣，時間跨度較長，由于機構設置和內部管理調整等原因，社會保險檔案曾經歸屬不同的單位或部門管理，一個人的檔案材料分別保存在不同的部門或科室，且管理方法各異。目前，事、鎮、村均未實現檔案電子化管理，沒有一個完整的檔案信息系統能夠查詢一個人的全部社會保險檔案信息。檔案管理水平仍然停留在傳統的手工整理、紙質存檔階段，檔案信息無法實現數據共享，尤其是社保制度實施初期建檔工作不夠理想，部分檔案資料缺失嚴重，給經辦服務工作帶來不便。

（三）檔案人員素質亟需增強。由于對檔案工作重視程度不夠高，社保經辦機構對檔案管理人員的業務培訓較少，大多僅滿足于檔案管理部門組織的會議式短期培訓，檔案管理人員學習交流的機會不多，提升素質的渠道有限。同時大部分經辦機構缺乏檔案管理專業人才，部分專職檔案管理人員專業技能不高，兼職檔案管理人員為各科室業務人員，大多未經專業培訓，一定程度上影響了檔案管理工作。

三、創新推進社保檔案管理的思路舉措

（一）統一思想認識，加強組織領導。社保政策覆蓋范圍廣，涉及人員多，且事關參保人員養老錢、保命錢等切身利益，作為政策落實的依據，檔案工作的重要性不言而喻。實踐中必須堅持“科學管理利用檔案，既可以維護群眾合法權益，促進社保事業發展，又能夠有效避免各類信訪矛盾糾紛”的正確認識，從思想上重視檔案工作，時刻繃緊“社保檔案是一切工作的依據”這根弦，將檔案工作列入重要議事日程，作為中心工作的重要內容，與其他業務工作一同安排部署、一同督查落實、一同考核獎懲。要成立檔案工作領導小組，像抓業務指標落實一樣，定期督促調度檔案工作計劃落實情況，不斷增強做好檔案工作的責任意識，確保社保檔案管理工作有序推進。

（二）完善規章制度，建立長效機制。做好檔案整理歸檔入庫，保障社保檔案安全管理及合理利用，必須建立健全各項規章制度，嚴格按照制度辦事。要結合社保業務實際，健全完善《檔案人員崗位責任制》《檔案工作管理辦法》《檔案借閱制度》《檔案保管制度》《檔案工作保密制度》《庫房管理制度》《檔案室救災應急預案》《重大活動檔案登記制度》《檔案統計制度》《檔案銷毀制度》等一系列規章制度，組織專兼職檔案人員開展學習，使檔案資料的收集、管理、借閱、利用等各個環節都有章可循。

（三）創新管理手段，促進科學利用。圍繞擴大檔案利用效果，各類社保檔案應實行集中統一管理，每年文書檔案、業務檔案等全部收集整理及時歸檔，確保檔案收集齊全完整。要強化專職檔案員的責任意識，嚴把檔案收集入庫關，對案卷質量嚴格要求，力求歸檔文件用紙、用筆、用墨等均符合歸檔要求，對不符合標準的案卷堅決退回，限期重新整理裝訂。進入檔案室的案卷，要認真整理登記，嚴格檔案的入庫登記和移出手續，編制案卷目錄、全引目錄、專題目錄等各種檢索工具，建立電子檔案，逐步實現檔案檢索自動化、信息化，不斷提高檔案工作的社會效益。

（四）強化業務培訓，提高管理水平。經辦機構要加大資金投入、強化對專兼職檔案管理人員的學習培訓，努力提升檔案人員素質和管理水平，推動社保檔案工作向更高層次邁進。各級社保經辦機構應主動加強與上級業務部門和檔案管理部門的聯系溝通，積極爭取參加各級檔案業務培訓活動；同時定期邀請檔案管理人員現場進行指導，對檔案工作人員實行“師帶徒”式培訓，組織人員外出學習觀摩，不斷增強檔案人員素質，持續提升檔案管理水平。