事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策分析

劉東征 菏澤市退役軍人事務局

人事檔案如實記錄了各個員工的家庭背景、受教育程度、工作經歷以及學術成就等信息。為此，人事檔案也成為事業單位優化人力資源配置的必要參考依據。對此，本文將深入分析人事檔案管理的作用，探究事業單位人事檔案管理工作存在的問題，最后提出切實可行的應對策略。

一、人事檔案管理的作用

在事業單位經營發展中，大力開展人事方面的檔案管理工作，可以最大限度的發揮人資管理的價值，加快人力資源改革進程。人事檔案應重點收集、記錄與整理關于員工的身份信息、崗位任職時間、日常工作表現以及突出業績成就等內容。這些內容與員工日后在企業中的升遷調度、任務分配以及待遇調整等存在直接關聯。以往的人事檔案管理模式單一化、刻板化，在實際管理工作中存在各種各樣的問題。

二、事業單位在人事方面的檔案管理過程中存在的問題

（一）檔案管理意識淡薄

部分事業單位在人事檔案方面存在認知誤區，對檔案管理缺乏重視。這也使得人事檔案無法與事業單位實際的發展同步。隨著國家經濟體制的深化改革，以及人事制度的日漸完善，使得事業單位的人事檔案管理體制改革與社會發展之間的矛盾進一步凸顯。

（二）檔案管理制度不健全

若想加強人事方面的檔案管理工作的標準與規范性，首要前提是建立健全的檔案管理制度。如果缺少全面完善的制度，管理專員會單純憑借實踐經驗或個人習慣開展工作。由于各管理專員的實踐經驗與個人習慣不同，使得檔案管理一片混亂，毫無章法。為此，事業單位有必要進一步細化人事檔案管理流程，對檔案管理進行精準指導與合理約束，增強檔案管理的標準規范性。此外，由于部分事業單位仍缺乏全面完善的管理制度，工作人員工作中缺少管理與執行依據，進而導致管理工作存在極大的盲從性和隨意性。

（三）硬件設施不完善

目前，部分事業單位仍存在人事檔案管理硬件設施配置不齊全的問題。由于投資力度不足，人事檔案儲備室容納空間有限，人事檔案保存環境條件較差，配套安全設施不健全，降低了人事檔案調配與管理效率，增加了安全隱患。

（四）檔案管理人員綜合素質匱乏

當前，多數事業單位普遍存在人事檔案管理專員綜合素質匱乏的問題，具體體現在如下幾方面：首先，事業單位現有的管理專員缺乏豐富的實踐經驗，無法適應日益繁重的檔案管理工作，制約了事業單位的良好發展。其次，事業單位現有的管理專員的年齡偏大，思想跟不上時代發展，接受和掌握新事物的能力較差。這也使得人事檔案的管理手段極其單一化，嚴重影響與阻礙檔案管理工作的發展。

三、強化與完善事業單位在人事方面的檔案管理水平的具體策略

（一）加大對檔案管理的重視

事業單位領導及檔案管理部門負責人要全面分析人事檔案管理工作中存在的問題，進一步加深對人事檔案管理工作的認知，樹立科學化、規范化與精細化管理意識，加大了檔案管理工作的宣傳力度。同時，優化人事檔案管理，增強領導及檔案管理部門負責人的責任意識，高度落實各項人事檔案管理標準規范。

（二）建立全面、完善的檔案管理制度

事業單位在人事方面的檔案管理具有綜合性、專業性與復雜性等特征。要想保證人事檔案管理工作的有序開展，必須構建完善的管理制度。事業單位需結合人事檔案實際管理情況，遵照《檔案法》的基本要求，進一步完善人事檔案管理制度。事業單位的人事檔案管理制度包括人事檔案管理考核制度和人事檔案管理追責制度等。搜集資料、整理文檔、查閱調用等都屬于人事檔案管理工作范疇。只有遵照人事檔案管理制度開展工作，才能提高人事檔案管理工作效率，充分發揮管理制度的優勢價值。

另外，事業單位還要積極開展人事檔案管理宣傳工作，將人事檔案管理工作的考核結果納入日常會議中，激勵檔案管理專員提高知識修養，擴充理論知識儲備，強化職業道德素養。由此，不斷提升人事檔案管理工作水平。

（三）加大投資力度

人事檔案管理專員應定期向上級主管領導匯報工作，如實反饋硬件設施方面存在的問題，請求專項撥款，完善硬件設施。根據現行的人事檔案管理方式可知，若想實現檔案管理現代化，首要前提是大力開發保管技術，創新保管方式。這就需要事業單位加大人事檔案管理方面的投資。只有進一步完善硬件設施，才能顯著提高人事檔案管理工作效率，充分發揮人事檔案管理工作的優勢作用。再者，加大人事檔案管理方面的投資力度，這也是增大事業單位人才密度，加快事業單位人事管理體制改革進程的關鍵舉措。

（四）強化人事檔案管理專員綜合素質

檔案管理專員是人事檔案管理工作的組織者與執行者，發揮著不可替代的作用。若想推動事業單位人事檔案管理工作的有序開展，完善檔案管理專員綜合素質顯得尤為重要。具體策略如下所述：首先，定期組織開展員工素質教育活動，強化員工的職業道德素養。其次，加大在員工業務能力方面的培訓力度，提高員工的專業技能水平。最后，根據員工的階段性表現，樹立典型，充分發揮模范帶頭作用，激發全體員工的主觀能動性，形成良好的內部氛圍。

結語：綜上所述，隨著現代科技的進步，事業單位的人事檔案管理工作也逐步向著網絡化、信息化與智能化方向發展。單位內部需加大投資，強化專員專業素養，以期提升人事檔案管理工作整體水平，推動事業單位的良好發展。