大數據環境下山東高校檔案管理模式的調研與重構

謝 怡,鄭 曉,高 婷,王尊新,叢魯麗

隨著物聯網、云計算和移動互聯網的不斷興起與快速發展，數據正在以一種超乎想象的速度增長，人類已不可逆轉地進入大數據時代。它的到來，沖擊著整個世界，變革著人們的生活、工作和思維方式，作為理論和科研前沿陣地的高校，更是首當其沖地接受著大數據的洗禮。從20世紀末開始，高校陸續開展了數字校園建設，教學、科研、學生等各項管理和業務活動均實現了網上運行，由此產生了電子公文、數據庫文件、網頁文件、電子郵件、平臺信息等結構各異、數量龐大的數字資源，檔案管理對象的尺度相應從“文件”降維到“數據”。根據文件生命周期理論，前端變化會影響后端管理，管理對象的變化將導致高校檔案管理出現概念失真、技術失效、方法失靈等問題，對高校檔案管理模式的變革與重構是檔案機構在信息時代順勢而為、尋求突破的必由之路[1]。

一、研究現狀與意義

關于大數據環境下高校檔案管理的相關學術研究起源于2015年，學術界主要就大數據在高校檔案管理中的應用、大數據給高校檔案帶來的機遇和挑戰、大數據背景下高校檔案管理存在的問題及對策等方面進行了學術探討。學者們認為大數據給高校檔案管理帶來的挑戰主要來自檔案管理觀念、檔案管理技術、檔案數據安全、檔案數據使用和檔案人才等方面[2]，高校應構建“大檔案”體制，拓展“大數據”資源，建設“大技術”平臺，貫穿“大服務”理念，以適應大數據環境[3]；應對高校檔案管理進行理念再造、流程再造和機構再造，通過再造，形成數據服務、數據共享、數據集成和數據安全理念，統一高校檔案信息化標準，優化高校檔案管理與服務流程[4]。

關于高校檔案管理模式的研究，從維度來看，多集中在理論層面、宏觀層面，深度有待拓展；從內容來看，涉及面較廣，但少有成體系者；從方法來看，多為文獻分析法，鮮有問卷調查法。高校檔案管理工作既包含著對高校檔案資源的管理，又包含著對高校檔案組織機構的管理。鑒于此，本研究將高校檔案管理分成檔案數據資源體系、檔案利用服務體系、檔案安全保密體系和檔案行政管理體系，以山東高校為例，運用文獻分析法、問卷調查法、比較分析法等研究方法，遵循用數據說話的原則，力求客觀反映山東高校檔案管理現狀，準確找出存在的問題與不足，在此基礎上，提出高校檔案管理模式的變革與重構方案，以構建更加科學、合理、有序的高校檔案管理體系。

二、山東高校檔案管理調查與分析

(一)調查對象與內容

本次調研采取抽樣調查方式，分層隨機抽取了80所山東高校檔案管理機構，在問卷星平臺開展網絡調研。調查問卷設置檔案資源體系建設、檔案利用服務體系建設、檔案安全保密體系建設、檔案行政管理體系建設4個專題，共38問。調研采用無記名方式，調研時間為2019年11月18日至2019年12月8日。調查共收到答卷51份，通過數據篩查，篩選出有效答卷49份，無效答卷2份。有效調查對象中，公辦本科高校19個，民辦本科高校2個，公辦專科高校25個，民辦專科高校2個，獨立學院1個。目前，山東省共有公辦本科高校48所，民辦本科高校14所，公辦專科高校68所，民辦專科高校14所，獨立學院11所。調查對象所在院校與山東省普通高校分布情況基本一致，調查數據具有一定的代表性。使用SPSS軟件分析，信度系數值為0.910，數據可信度高。因此，本研究以49所高校的調研數據為樣本分析山東高校檔案管理現狀及存在的問題。

(二)山東高校檔案管理

1.檔案資源體系建設

2000年，國家檔案局發布《歸檔文件整理規則》(DA/T 22-2000)，推行以件為單位整理檔案。2008年，教育部令第27號《高等學校檔案管理辦法》指出，高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。調查中，71.42%的高校實行了以件為單位整理檔案，僅有28.57%的高校仍沿用以卷為單位的方法；57.14%的高校實現了由各立卷單位自行整理歸檔，34.69%的高校由檔案機構統一整理，8.16%的高校采用統一與自行整理相結合的方式。被調查高校檔案內容豐富，除了教育部規定的檔案類別外，部分高校根據學校實際情況，增加了對實物檔案、名人檔案、口述檔案、聲像檔案等的收集。檔案載體多樣，除了傳統的紙質檔案，91.84%的高校收集了電子檔案，87.76%的高校收集了實物檔案，91.84%的高校收集了照片，79.59%的高校收集了錄像錄音檔案。檔案數量巨大，上萬卷(件)的高校占81.63%，10萬卷(件)以上的占30.61%；近三年平均每年歸檔數量在1000～3000卷(件)的占42.86%，5000卷(件)以上的占18.36%。這些高校普遍重視豐富館藏資源，73.47%的高校開展了檔案征集工作，61.22%的高校鼓勵檔案捐贈，61.22%的高校拓展了電子檔案收集范圍。值得一提的是，有34.69%的高校開始重視前端控制，嘗試對電子文件的全過程管理。

被調查高校數字化普及程度高，81.63%的高校開展存量檔案數字化工作，其中64.29%的高校的檔案工作人員參與數字化，40.48%的高校采取外包方式，16.67%的高校的兼職檔案員參與數字化。數字化形成檔案類型主要為電子文件和數碼照片(如圖1所示)。83.67%的高校開展電子文件收集工作，4.08%的高校完全實現了線上收集(如圖2所示)。收集的電子檔案主要存儲在移動硬盤、光盤和服務器中。有79.59%的高校使用檔案管理信息系統，其中有14所高校的檔案管理系統已與OA系統對接,1所已與教學系統對接。

圖1 數字化形成檔案類型

圖2 電子檔案收集方式

2.檔案利用服務體系建設

檔案服務對象以學校各部門、在校生、畢業生為主，服務內容以檔案查借閱、復制、咨詢為主，服務方式主要有現場查詢、電話查詢和預約查詢。被調查高校檔案年度利用總人次為62717人次，總卷次為152068卷次；單個高校年度利用人次最多的7500人次，利用卷次最多的10000卷次。用戶利用目的以工作查考、學歷核實、基本建設為主(如圖3所示)，檢索主要依靠人工檢索和數據庫目錄檢索實現。

圖3 檔案利用目的

檔案宣傳渠道較廣，主要以檔案培訓、網站宣傳、檔案展覽、舉辦講座為主，另外對傳統媒體和新媒體均有所涉獵(如圖4所示)。被調查高校均開展了編研工作，其中87.76%的高校匯編檔案文件，67.35%的高校編制參考資料，69.39%的高校編史修志，61.22%的高校撰寫論文專著。

圖4 檔案宣傳途徑

3.檔案安全保密體系建設

被調查學校檔案安全管理制度較健全，設施較完備。87.76%的高校建立了檔案安全管理制度，79.59%的高校配備了溫濕度控制系統，59.18%的高校配備了消毒滅菌系統，57.14%的高校安裝了視頻監控系統，40.82%的高校安裝了自動滅火系統。絕大多數高校能落實庫房“九防”措施，并能定期檢查館藏檔案。在電子檔案安全防護中，有83.67%的高校定期備份，51.02%的高校及時更新軟硬件(如圖5所示)。

圖5 電子檔案安全防護措施

4.檔案行政管理體系建設

被調查高校均設置了檔案機構，其中設立正處級獨立建制檔案館的9所，副處級獨立建制檔案館的2所，掛靠學校辦公室或其他部門的21所，作為學校辦公室或其他部門內設機構的17所。77.55%的高校成立了檔案工作委員會，69.39%的高校將檔案工作納入了立卷單位年度目標考核。

被調查高校均設有專職檔案工作人員，共221人。從業人員職稱、學歷層次較高，副高以上共87人，占總數的39.37%；研究生學歷共84人，占總數的38.01%。人員流動頻率較低，67.35%的人員相對穩定，20.41%的較穩定，12.24%的不穩定。83.67%的高校開展了檔案信息技術知識與技能培訓。

被調查高校制度建設相對完善，95.92%的高校制定了學校檔案管理辦法，73.47%的高校建立了檔案管理統計制度(如圖6所示)。

圖6 檔案管理制度建設情況

被調查高校均設立檔案年度經費，合計578.55萬元，其中最多的80萬元，最少的0.3萬元。有22所高校設立檔案數字化經費，合計277萬元，其中最多的32萬元，最少的0.5萬元。

(三)山東高校檔案管理面臨的挑戰

1.對檔案資源體系的挑戰

雖然許多高校開展了檔案數字化工作，但是對數字檔案的認識卻非常淺顯，僅把數字檔案看作是紙質檔案的另一種存在形式，卻忽略了將其數據化后潛在的巨大價值。檔案數據可以實現傳統紙質檔案無法實現的諸多功能，例如，借助數據分類、聚類和數據挖掘等手段，可以形成專題數據庫、檔案知識庫，有利于提高檔案查詢速度和準確率。

大數據時代的高校檔案來源趨向于網絡化、電子化，數量日益增大，類型日益增多，內容日益豐富。面對新的變化，高校檔案機構并未做出相應的調整，而是繼續沿用傳統的檔案管理模式進行收集與整理，收集重點仍然放在紙質檔案材料上，所謂的雙套制，只是將新增紙質檔案的電子版同時歸檔，或將存量紙質檔案進行數字化，究其實質是將紙質檔案轉變成了與其內容一致的掃描圖片，并沒有進一步進行數據化處理[5]。歸檔范圍沒有擴大，伴隨電子文件產生的元數據，檔案宣傳形成的新媒體數據、網絡數據，檔案管理形成的業務數據、用戶數據等大量的新生數據沒有得到有效收集。69.39%的高校因館藏資源的齊全完整性不夠，造成用戶不滿意。館藏檔案數字化率較低，僅有4所高校的館藏檔案完成率在70%以上，23所在40%以下。電子檔案收集方式落后，64.10%的高校檔案管理系統沒有和其他系統對接，只有2所高校完全實現線上收集，27所高校線上、線下相結合，尚有12所高校完全依靠線下收集，甚至有8所高校沒有開展收集。這種為了數字化而數字化的行為，并沒有給檔案工作帶來太多的紅利，反而增加了檔案工作量。

因此，如何將高校各項活動中生成的結構各異、類型繁多、數量巨大的有價值的電子文件材料快速、有效、齊全、完整地歸檔，如何將館藏的紙質文件轉變成可以智能檢索、實時利用、高度關聯的電子檔案數據，是高校檔案人面臨的巨大挑戰。

2.對檔案利用服務體系的挑戰

傳統的檔案管理模式注重對檔案材料的收集和保管，認為只要收集齊全、保管安全就萬事大吉，卻忽略了“藏是為了用”這一根本目的。這種重藏輕用的思想，在山東高校檔案機構中仍有延續。多數高校檔案機構沒有關注到服務對象從校內擴展到校外、從線下延伸到線上的新趨勢，更沒有緊跟用戶需求變化的腳步，實時調整工作重心，造成了無法滿足用戶個性化、精準化、多元化、全天候查檔的需求。調研表明，年度檔案利用人次最少的僅20人次，利用卷次最少的僅20卷次；造成用戶不滿意的原因中，55.1%的高校是因為查檔檢索方式不夠智能化，40.82%的高校是因為檔案信息資源挖掘產品不足，32.65%的高校是因為缺乏個性化服務。

大數據時代，山東高校檔案利用服務工作面臨著被動、封閉等問題。從廣度上看，服務對象具有一定的封閉性，以學校各部門、畢業生、在校生為主，雖然有71.43%的高校開展了對社會組織的利用服務，但服務數量總體占比偏少；從深度上看，服務內容單一，提供查借閱、制作復制件等傳統服務項目仍占據著主導地位，為用戶提供的資料多以館藏檔案原始形態呈現，缺乏對檔案的有效整合和深層加工，更談不上檔案增值服務；從精度上看，服務方式以現場查詢、電話查詢、預約查詢等被動服務為主，雖然有77.5%的高校主動進行了檔案編研，但編研內容多為檔案文件匯編、參考資料、校史、年鑒等傳統項目，網絡智能查檔、個性化定制、精準自動推送等新型服務方式幾乎沒有開展。

檔案宣傳多采用培訓、講座等傳統方式，宣傳面窄，效果欠佳。雖然有30個高校開通了檔案網站宣傳，但內容多以傳統的文字、圖片形式展示，點擊量小，達不到預期效果。具有良好宣傳效果的微信、微博等新媒體平臺，在山東高校檔案宣傳中并沒有引起廣泛的關注和利用。檔案宣傳工作不到位，造成用戶既不了解高校檔案包含的內容，也不清楚如何利用高校檔案，更缺乏主動參與檔案建設的意識。

因此，如何精準、全面、及時地了解高校檔案用戶需求，針對需求開展主動、開放、個性化的智慧服務，是高校檔案人面臨的重要課題。

3.對檔案安全保密體系的挑戰

大數據時代，檔案數據正面臨著來自內部和外部的兩大挑戰。一方面，與實體檔案相比，電子檔案具有信息易變、系統依賴、比特腐化等弱點，這些脆弱性導致了其與傳統檔案信息相比更易受到沖擊和破壞；另一方面，電子檔案面臨不可抗拒的自然災害、人為破壞、經濟危機、組織消亡等外部的威脅。

山東高校檔案機構對安全工作的關注點多集中在對實體檔案的保管，但對于無形電子檔案的安全防護卻效果甚微，83.67%的高校開展了電子文件收集工作，卻只有63.27%的高校制定了電子文件檔案管理辦法。雖然有83.67%的高校能夠進行定期備份，但實現異質異地備份的僅占30.61%。對于黑客、木馬等的侵襲，僅有32.65%的高校構建了防火墻，30.61%的高校實行了網絡監控，28.57%的高校建立了數據恢復系統。由此可見，被調查高校安全防范意識薄弱，技術手段應用不足。

因此，如何提高自身的安全意識和防范技術，如何確保檔案數據的完整、真實、機密、可用，是高校檔案人責無旁貸的重要使命。

4.對檔案行政管理體系的挑戰

雖然近年來山東省教育廳和山東省檔案局聯合開展了一系列針對高校檔案管理的測評工作，但由于缺乏剛性約束，檔案工作并未引起領導層的足夠重視。調查數據顯示，42.86%的高校檔案機構掛靠學校辦公室或其他部門,34.69%的檔案機構為學校辦公室或其他部門的內設機構。22.45%的高校沒有成立學校檔案工作委員會，30.61%的高校沒有將檔案工作納入立卷單位年度目標考核，42.86%的高校沒有實行檔案管理考核制度。

《山東省關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》規定，檔案維護費用按照每卷檔案每年不低于3元的標準核定。以此標準進行審核發現，本次調查中館藏1萬卷(件)以下的高校有9所，但相應的年度經費3萬元以下的高校卻高達18所，其中最少的只有0.3萬元，另有22所高校沒有開列年度數字化專項經費，經費投入嚴重不足。

檔案工作人員男女比例失調，被調查高校檔案機構中男性44人，女性177人，比例達1:4；老齡化嚴重，50歲以上的人員占37.10%，35歲以下的僅占16.29%；專業性不強，僅有18.10%的是檔案專業人才，8.60%的是計算機專業人才。

因此，如何提高高校檔案工作的領導意識，如何從機構設置、管理體制、人員配置、資金投入等方面為檔案業務活動的有序開展保駕護航，是高校檔案人肩負的重要職責。

三、高校檔案數據管理平臺的構建

大數據環境下，高校檔案管理面臨著檔案信息實時生成與信息加工處理能力有限、檔案信息多樣性與檔案有序化、資源內容分散與用戶多樣化、需求檢索途徑單一與用戶利用便捷等矛盾。要積極運用各種先進且成熟的信息技術，構建高校檔案數據管理平臺，提升檔案管理工作水平[6]。高校檔案數據具有數量龐大、結構多樣、生成快速、來源廣泛等大數據特征，因此，可以利用大數據理論和技術對其進行管理。大數據的生命周期中包含著采集、預處理、存儲、分析等核心技術，檔案數據管理平臺也相應可以分為收集、處理、分析和利用等階段(如圖7所示)。

(一)檔案數據的主動收集

電子文件前端控制理論要求檔案工作應融入到高校的各項管理活動中，反映到檔案數據管理中。這就需要將生成電子文件的OA系統、教務科研系統等管理系統、網站、新媒體技術平臺與檔案管理信息系統對接，按照事先預定的檔案數據收集規則，對各管理系統、平臺的應歸檔數據進行主動捕獲、智能抓取，并將獲取的數據存放在檔案信息資源臨時庫中。

圖7 檔案數據管理平臺體系結構

(二)檔案數據的智慧處理

對存儲在臨時庫中的資源，需經過數據清理、轉換、集成等步驟，實現對遺漏數據的補充，對錯誤數據的修正，對重復數據的刪除，對異構數據的轉換，最終將來源不同的數據集成在檔案信息資源庫中。

數字化后的館藏檔案與紙質檔案相比，只是存在形式的不同，并沒有發生實質性的改變。為了方便利用，還需將數字檔案通過語音識別、OCR識別等技術進行數據化，使其轉變成可以檢索、分析、利用的數據化文本，實現檔案價值從簡單利用到深度挖掘的飛躍。

(三)檔案數據的智能分析

根據不同的用戶需求，可以將館藏檔案進行語義分析，從數據中主動獲取相應的信息，彌補傳統檔案信息檢索技術的不足，提高文獻的查全率和查準率；進行數據關聯、檢索與挖掘，發現館藏檔案數據之間存在的關系，預測未來發展趨勢，為高校各項管理工作提供決策方案，并形成專題數據庫和檔案知識庫[7]。例如，在建立名人電子檔案時，可運用語義分析技術對館藏數據按照人名進行語義智能搜索，從資源庫中快速、便捷地匹配與該人名相關的檔案數據，智能去除重復數據，形成名人檔案數據庫，通過大數據聚類技術，可以進一步將名人數據庫中電子文檔進行梳理，把內容相近的數據歸為一類，并自動生成標題和主題詞。

(四)檔案數據的多渠道利用

移動信息技術、云計算、大數據技術的發展，使擺脫了固定載體束縛的檔案數據得以多渠道利用。通過互聯網平臺，可以實現PC客戶端檔案數據的遠程查詢、利用；運用APP、微信、微博等平臺，可以實現移動客戶端檔案數據的個性化精準推送；借助自助查詢打印一體機，可以實現無接觸現場利用服務。

(五)檔案數據的互聯共享

大數據時代，檔案工作正在經歷一個從接收保管紙質檔案到接收保管電子檔案，從管檔案實體到管檔案數據，從手工操作到信息化、智能化操作，從檔案資源分散利用到聯網共享的變革過程[8]。高校在發展歷史、業務管理等方面有著諸多天然的、密不可分的聯系，因此，在做好本校檔案管理工作的同時，還應主動運用云計算、區塊鏈等技術，促進全省高校檔案數據共享共建。

四、高校檔案管理模式的重構

大數據時代的高校檔案管理模式重構應擺脫傳統檔案思維的束縛，以檔案數據管理為主線，進行徹底地變革和優化。

(一)高校檔案資源體系的重構

大數據環境下，電子文件生成迅速、數量巨大、結構多樣、良莠不齊，這就要求高校檔案機構進行資源體系建設時“虛實并重”，在注重實體檔案的同時，做好檔案數據資源建設。

1.牢固樹立數據意識

充分認識到數據在開展檔案管理中的巨大作用，樹立數據價值觀念，從數據的角度發現問題[9]。在實際工作中，把檔案管理對象從文件顆粒化到數據，注重對數據的采集、分類與聚合。

2.積極開展前端控制

根據電子文件生命周期理論，檔案機構應將電子文件管理活動向前延伸到學校各項業務管理系統、新媒體平臺、網絡平臺等電子文件生成平臺。在文件設計階段，制定相關的規范和標準，從檔案收集源頭保障材料的齊全、完整、真實、可用。

3.合理制定歸檔范圍

遵循價值決定原則，適度放寬歸檔范圍，將獨立在網上運行的多媒體文件、電子郵件、網頁文件、社交媒體文件、用戶數據庫文件等一并歸檔。應歸檔電子材料既應包含著與紙質檔案歸檔范圍相一致的電子文件，又應包含著能保證電子文件真實、完整、可用的元數據及相關軟件說明等材料，還應包含著新型電子業務和管理系統等生成的網頁文件、多媒體文件、超鏈接文件、用戶數據庫等材料。

4.科學確定歸檔時間

高校應按照電子文件的形成規律，選擇合理的歸檔時間。對日常管理中形成的電子公文和收到的上級來文采取實時歸檔，以保證文件的真實性、完整性、可用性；對于教學、科研、基建等周期性形成的檔案材料，可采用定期歸檔的方法。

5.規范編制分類方案

在進行組織運行環境調查、業務活動分析的基礎上，確定電子文件分類方案。高校組織機構以職能結構為主，不同的組織機構行使不同的職能。因此，對其分類宜采用職能分類法。可借助構建關系模型等方法，對檔案數據進行智能分類，減輕工作人員的負擔。

6.創新鑒定電子檔案

以用戶需求為標準開展電子文件鑒定，既要根據高校的職能來分析其對電子檔案保存的需求，又要通過對有關規范的執行來體現對社會應用需求的尊重。借助先進的信息技術實現批量鑒定、自動鑒定，減輕人員的工作負擔。

7.努力擴大建設主體

除學校外，高校檔案還產生于校外的政府機構、社會組織和個人。高校檔案機構在與校內各部門合作的同時，要加強與校外機構、組織和個人的合作，加強與其他高校檔案機構的合作，逐步擴大檔案信息資源建設主體，確保校內檔案材料的及時、完整歸檔，實現檔案信息的共建共享。

(二)高校檔案利用服務體系的重構

大數據時代，高校檔案管理主體與需求客體均發生了本質改變，高校檔案工作人員應樹立以用戶為中心的理念，開展多形式、多渠道的檔案服務，實現檔案利用價值的最大化。

1.深入調研用戶需求

實現檔案增值的根本點在于滿足用戶需求，應以用戶需求為突破口，建立用戶數據庫和信息反饋平臺，通過線上、線下開展用戶需求調研。了解用戶的職業、習慣和興趣，為用戶精準畫像，找到潛在用戶，提供個性化服務；發現用戶關注度較高的共性問題，建立專題數據庫，形成特色創新產品，實現增值服務；對照用戶需求，分析檔案信息資源構成，及時補充檔案數據，科學調整館藏結構。

2.深層挖掘檔案價值

服務意識和服務活動的滯后，造成用戶日益增長的利用需求與檔案利用服務停滯不前之間的矛盾。提高用戶的滿意度，僅僅依靠豐富的館藏資源是不夠的，還應重視挖掘隱藏在資源背后的價值，對檔案數據資源進行深層次加工、整理和編研。例如，通過分析元數據，將資料庫中的照片檔案進行聚類，方便開展專題展覽，進而將照片元數據與電子文檔相關聯，挖掘照片背后的故事。

3.深度開展檔案宣傳

高校具有封閉性，加之檔案的神秘色彩，造成社會組織和個人對高校能形成什么檔案、提供什么檔案知之甚少。因此，高校檔案機構應采用多種渠道做好檔案宣傳工作，尤其要積極利用微信、微博、短視頻APP等現階段公眾訪問量大、影響力廣的新媒體平臺，宣傳自己的特色檔案、優勢檔案，使更多的社會組織和個人了解高校檔案、利用高校檔案，進而使他們能積極參與到高校檔案資源建設和利用服務中，成為檔案數據提供者和檔案服務評價者。

(三)高校檔案安全保密體系的重構

電子文件的易篡改性和網絡的開放性使檔案信息比以往任何時期更容易受到安全威脅，檔案機構應增強檔案意識，在做好實體檔案安全工作的同時，積極采取有效措施，防止數據丟失、信息泄密、網絡侵權等檔案信息安全事故的發生。

1.推行檔案安全全過程管理

基于電子文件生命周期理論，檔案信息在每一個階段都將面臨著安全威脅，保障檔案安全不僅是檔案機構的責任，也是所有檔案生成者不可推卸的責任。因此應積極推行檔案安全全程責任制，構建人防、物防、技防、聯防“四位一體”的檔案安全防范體系。首先，增強人員的安全意識，加強檔案安全知識與技術的教育與培訓，充分認識檔案安全的重要性與迫切性，熟練掌握相關的安全技術和方法。其次，對處于各階段的電子文件進行風險評估，根據評估結果，制定高校檔案管理制度與規范，包括安全管理制度和應對突發事件的檔案應急預案、備份恢復制度等，并將制度落實到人。最后，采用數據遷移、定期備份、數字簽名、權限控制等安全技術措施，做好檔案信息的整體防御。

2.做到數據開放與保密的平衡

處理好開放與保密之間的關系，對可以開放的檔案，在做好鑒定工作的基礎上，積極主動地開放；對帶有密級和暫未達到開放年限的檔案，認真做好保密工作，防止信息泄露。在實際操作中，要注重堅守檔案數據倫理底線，制定數據隱私權、開放權等相關規范，達到數據開放與保密之間的平衡。

(四)高校檔案行政管理體系的重構

鑒于大數據時代高校檔案工作邊界拓寬、檔案環節屏障破除的趨勢，檔案機構應摒棄粗放式的管理，建立扁平化、一體化管理體制，實現檔案機構與其他部門和組織的互通互聯，實現檔案全過程精細化管理。

1.增強檔案意識，完善頂層設計

高校檔案在提供憑證、維護權益、提高決策水平、傳承校園文化等方面發揮著巨大的作用。學校領導應著眼于校園文化的弘揚和大學協調發展的全局，真正把檔案工作看成是全領域、全過程、同步驟服務學校改革發展的重要載體，把檔案工作納入學校發展規劃和工作重點[10]，納入立卷單位年度目標考核，設置專門的檔案機構，制定健全的規章制度。

2.健全配置機制，加大資金投入

完善檔案工作與高校各項事業統籌發展的資金投入機制，將檔案信息化經費納入學校總體預算，并逐步加大投入，配置齊全的軟硬件設施設備，盡快完成檔案數字化工作。逐步開展數據化工作，使高校檔案更快速地響應用戶多元化、個性化、全天候的利用需求，更好地為用戶服務。

3.優化人員結構，打造專業隊伍

高校檔案工作專業化、復合化、研究化的趨勢，對從業人員的專業素養、技術水平、服務能力均提出了更高的要求。首先，應促進隊伍年輕化，加大對青年人才的引進力度，增強檔案隊伍的創造力和時代感；其次，應推動人才差異化，將高校檔案工作領域進行專業細分，專業領域配備專門人才，構建復合型檔案隊伍；再次，應建立檔案職業準入制度，明確從業人員的學歷、專業、技能條件和標準，嚴格把控人員入職；最后，要加強對在職人員的培訓，定期開展相關業務訓練，填補知識空白，提高職業技能。

4.完善激勵機制，提高工作效率

高校檔案工作的不受重視，造成從業人員缺乏革新動力，習慣按部就班。應建立、健全檔案管理人員激勵機制，提高人員的業務素質、工作熱情和服務質量。完善業務考評機制，定期對人員的專業知識、科研成果進行定性、定量考核，對不合格人員實行待崗甚至淘汰制度；建立用戶考核機制，對用戶投訴和打分較低的人員，及時進行批評教育并限期整改；實行綜合評價機制，按崗制定工作指標及量化標準，年終進行綜合考評，并將得分與人員績效掛鉤，實現獎罰分明。

大數據環境下，高校檔案機構應以滿足用戶需求為目的，以檔案數據管理為主線，主動轉變檔案管理觀念，積極重構檔案管理模式，實現增量檔案的智能采集和存量檔案的數據轉化，實現檔案信息資源的安全存儲和智慧利用，最大限度地滿足用戶需求，實現檔案價值的最大化。