新時代高校人事檔案管理體會

方嬌

自習近平總書記“4·13”重要講話和中央12號文件發布以來，海南正大力建設自由貿易試驗區，大量高層次人才也正潮起海之南。作為海南省唯一的“世界一流學科”和“部省合建”高校，海南大學大力開展人才引進，無論是數量還是質量均創新高，因此也給新時代人事檔案管理帶來了新的挑戰。筆者從事該項工作近五年，有以下體會希望和大家分享。

1 人才引進過程中的人事檔案查閱與管理

人才引進特別是高層次人才引進是學校發展壯大過程中的關鍵。在此過程中，人事檔案管理有一系列工作，包括到外高校實地查閱，發商調函通過機要途徑收發檔案，以及隨便必要的仔細查閱相關檔案。在檔案管理過程中，一定要通過機要途徑收發檔案，不能由當事人本人攜帶，即使密封也不行。此項工作必須認真細致，要仔細核查各個階段的經歷，中間是否有相關年份的缺失，以及關鍵評價，獲得的獎勵與處分等。如果對方高校特別爽快地放人的，就需更認真地進行核查。在檔案查閱過程中，遇到任何問題都是及時上報，并提出相關解決辦法。

由于不同高校要求不一，有些高校有些材料如職稱職務變動，工資變動等可能不放入檔案中，在發商調函給引進人才或高校時，要列出必需檔案的詳細清單。如果檔案中有缺失，則務必提醒要求對方高校及當事人盡力補全，同時加強補充過程中的監督工作，本著對雙方高校和當事人負責的態度努力溝通。若在雙方溝通過程中，出現爭議和分歧，則要本著為新引入員工負責的態度，與員工原高校進行多方面的溝通，能夠有效的解決檔案引入過程中存在的問題，從而使員工的人事檔案順利的被引入。

2 人才調出過程中的人事檔案查閱與管理

人才的流動是當前高校人事管理過程中的常態，要正確對待。對于調出人才，在收到商調函后，報上級領導審批后，要仔細查閱所有檔案，如有在本高校部分檔案（如職稱職務變動，年度考核表等）缺失，務必協調溝通相關部門和高校補充完善，同時配合對方高校和當事人提供必要材料。在核查檔案時，如發現當事人的檔案材料有非本高校工作期間（以前學習工作期間）的相關檔案缺失，也要及時告知當事人，以便其知情并及時處理解決。

在當事人收到調檔通知并解決其人事檔案問題的過程中，要積極配合相關當事人逐一解決其問題，尤其是當當事人遇到難以解決的問題，要告知其解決方法，并配合當事人的工作，使當事人能夠快速解決其問題。當遇到難以決斷的問題時，尤其是涉及多部門的工作時，要及時匯報部門管理領導，請求其他部門的配合，以促進檔案管理工作的順利解決，有效協調與其他部門之間的矛盾。

3 人事檔案日常管理常態化

除此之外，現有人員的檔案日常管理事務較多，也比較瑣碎，每年可列出時間表，一一進行集中辦理。在每年年初，根據高校的工作情況，制定年度檔案管理計劃，對每一項檔案管理工作做具體而細致的要求，做到一切工作均有所依據。如對于檔案的入檔工作，可規定在每年年度考核完成后，職稱評審完成后，集中辦理相關材料入檔工作。從而使高校內均能明確檔案入檔工作時間，減少檔案日常管理工作寬泛問題。在人事檔案日常管理工作中，管理人員要盡職盡責，仔細的核對檔案信息，尤其是涉及當事人的工作經歷、獎懲情況，不僅要仔細檢查檔案信息，更要與各項活動進行比對，以核實當事人檔案信息的真實性，確保檔案日常管理工作處于規范管理的環境之下。如對于新提拔干部考察時，其所有檔案也需認真核查，包括所有經歷，獎勵等。此外，在高校工作相對輕松的時候以及部分節假日，檔案管理人員要對存檔的檔案進行核對與普查，以集中解決人事檔案中存在的問題，保證人事檔案的實時更新，對每個員工的記錄均做到真實可靠，集中反應員工的真實工作情況。如每年可利用暑假期間，對現有人員的檔案進行普查，類似近年的黨員材料普查，對一些共性問題進行整改。

4 人事檔案管理工作精細化

在人事檔案管理工作上，要持續推進檔案管理工作精細化，主要包括以下三個方面。一是要推進人事檔案管理制度精細化，管理制度要努力覆蓋人事檔案管理工作的各個方面，不要有死角和漏洞，對各項管理工作都要作出具體的要求，并明確各個環節的職責和任務清單，對于新時期出現的一些新問題，要及時查漏補缺。二是要推進人事檔案管理人員管理精細化，對檔案管理人員的管理要人性化、規范化，在保證人事檔案管理工作質量的前提下，可給予人事檔案管理人員一定的時間和任務彈性，使人事檔案管理人員認真做好其本職工作。對于人事檔案管理人員的管理，要明確工作崗位要求，并通過不斷的崗位培訓，使人事檔案管理人員能夠熟知各項要求，并遵循工作崗位的要求，從而達到強化人事檔案工作管理，規范人事檔案管理人員并提高其工作效率。三是要有充足的保障措施、監督措施、激勵措施，使得管理工作穩步推進，長期有效。對于未按要求開展的人事檔案管理工作，要給予一定的處罰，使相關工作人員能夠認真改正其錯誤。