基于服務(wù)理念的企業(yè)人事檔案管理工作創(chuàng)新策略

羅臻

摘 要：本文簡(jiǎn)單介紹了基于服務(wù)理念的企業(yè)人事檔案管理存在的問題，主要探討了其創(chuàng)新策略，包括完善管理體制、提高檔案管理質(zhì)量等，旨在促進(jìn)企業(yè)人事檔案管理工作順利進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：服務(wù)理念;企業(yè)人事;檔案管理

隨著社會(huì)的進(jìn)步，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力較強(qiáng)，企業(yè)單位在人事檔案管理上要轉(zhuǎn)變檔案管理模式，不斷進(jìn)行創(chuàng)新，使之能夠順應(yīng)時(shí)代潮流，對(duì)人才能夠有效利用，促進(jìn)企業(yè)不斷發(fā)展。

1 基于服務(wù)理念的企業(yè)人事檔案管理中面臨的問題

1.1 管理體制不完善

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的進(jìn)程不斷加快，企業(yè)在任用人才方面的思想觀念也發(fā)生了轉(zhuǎn)變，更加注重人才的能力，導(dǎo)致勞動(dòng)合同替代傳統(tǒng)企業(yè)人事檔案制度。企業(yè)可以使用與員工簽訂勞動(dòng)合同的方式，明確雙方的權(quán)利與義務(wù)，保障員工自身的合法權(quán)益。

在人事檔案管理體制不完善的情況下，一些企業(yè)為了自身的利益，防止員工跳槽，會(huì)扣押其人事檔案，導(dǎo)致死檔案和棄檔案的問題產(chǎn)生。因此，為保證企業(yè)人事檔案管理工作能夠順利推進(jìn)，就要不斷完善相關(guān)的管理體制。

1.2 信息化程度低

在企業(yè)人事檔案管理工作中，存在相關(guān)硬件設(shè)施不配套，缺少專業(yè)培訓(xùn)，使用手工管理的方法，對(duì)信息化管理知識(shí)的了解較為匱乏等問題，并且檔案管理人員缺少專業(yè)的管理能力，不能滿足人事檔案信息化管理的相關(guān)要求，對(duì)人事檔案工作計(jì)劃、崗位變化、人事升遷等方面都產(chǎn)生了一定的影響。

1.3 檔案質(zhì)量差

目前，一些企業(yè)并未建立適合自己的人事檔案管理模式及方法，對(duì)其他企業(yè)的人事檔案管理模式實(shí)行“拿來主義”，導(dǎo)致其成效甚微。企業(yè)人事檔案管理缺少對(duì)員工工作能力、專業(yè)特長(zhǎng)等方面的記錄，主要記錄了員工的工作經(jīng)歷和教育程度，不能反映出員工的真實(shí)能力。

除此之外，企業(yè)人事檔案管理工作中還出現(xiàn)信息造假的情況，對(duì)企業(yè)來說，這種人事檔案在人員選拔和聘用方面不能提供任何參考價(jià)值，對(duì)企業(yè)員工的優(yōu)化配置產(chǎn)生了影響。

2 基于服務(wù)理念的企業(yè)人事檔案管理工作創(chuàng)新策略

2.1 完善管理體制

我國(guó)在企業(yè)人事檔案管理的過程中，一直在不斷的探索，現(xiàn)階段，一些企業(yè)依舊使用內(nèi)部化的管理模式進(jìn)行檔案管理，對(duì)人力資源共享、利用、流通等過程中產(chǎn)生了影響。因此，企業(yè)要不斷創(chuàng)新人事檔案管理體制，使人事檔案管理能夠促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

企業(yè)要根據(jù)實(shí)際情況建立完整的管理制度，并且管理制度不能原封不動(dòng)，要使其能夠跟著實(shí)際情況的變化而變化，確保制定的制度有靈活性、科學(xué)性、創(chuàng)新性和有效性，在制定檔案管理制度時(shí)，只有設(shè)立清楚的目標(biāo)，才能保證制度能夠有效落實(shí)。為保證檔案管理工作有較好的效果，企業(yè)可以制定獎(jiǎng)懲制度，能夠?qū)T工和領(lǐng)導(dǎo)都有較強(qiáng)的約束力。對(duì)公司貢獻(xiàn)度高的管理人員要進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，可以調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極主動(dòng)性;而對(duì)工作不負(fù)責(zé)任的檔案管理人員必須要進(jìn)行嚴(yán)格的處罰。

在企業(yè)人事檔案管理工作中，要對(duì)企業(yè)的人事檔案管理體制進(jìn)行完善，增強(qiáng)企業(yè)管理人員對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)程度，使用科學(xué)的方式管理檔案。并且可以按照企業(yè)員工入職的順序排列整理檔案，進(jìn)行分類保存，使其形成完整的檔案管理體系，提高企業(yè)對(duì)人事檔案管理的水平，讓企業(yè)能對(duì)人事檔案進(jìn)行有效利用[1]。

2.2 加大檔案管理工作信息化程度

現(xiàn)階段，一些國(guó)有企業(yè)的人事檔案電子信息化水平已經(jīng)過時(shí)，很少使用數(shù)字化電子檔案。隨著信息化水平不斷發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展方向已經(jīng)轉(zhuǎn)為信息化，利用大數(shù)據(jù)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，因此，企業(yè)要充分利用信息化技術(shù)，促進(jìn)人事檔案管理走向現(xiàn)代化，提高人事檔案對(duì)企業(yè)的參考價(jià)值。

第一，企業(yè)要積極引進(jìn)智能設(shè)備和檔案管理系統(tǒng)軟件，將人事檔案資料的儲(chǔ)存方式轉(zhuǎn)變?yōu)槲淖趾蛨D片，設(shè)立電子檔案。第二，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，可以將人事檔案信息及時(shí)錄入其中，并要加大審核力度，及時(shí)依據(jù)員工的變化情況補(bǔ)充檔案信息，防止虛假信息等問題出現(xiàn)，企業(yè)人員信息出現(xiàn)變動(dòng)時(shí)，要實(shí)時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù)，保證人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息和企業(yè)實(shí)際保持一致，便于人力檔案系統(tǒng)化、智能化管理，促進(jìn)人力資源能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)共享，提高人事檔案管理的質(zhì)量，但是企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)時(shí)間較長(zhǎng)，要不斷增加人力、財(cái)力、物力的投入。第三，企業(yè)要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息保密工作，防止人事檔案信息被電腦黑客竊取，出現(xiàn)信息泄露等情況，影響企業(yè)發(fā)展。

2.3 提高檔案管理質(zhì)量

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷變化，對(duì)人事檔案管理工作的要求也逐漸提高，要對(duì)員工的工作經(jīng)歷、工作內(nèi)容、綜合素質(zhì)等方面進(jìn)行記錄，做好登記、收集、整理、歸檔工作，確保人事檔案的準(zhǔn)確性、權(quán)威性、及時(shí)性，必須堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，保證人事檔案的客觀性、真實(shí)性和完整性，可以將員工的個(gè)人情況更加真實(shí)的反映出來，并要保證人事檔案內(nèi)容的豐富性，提高檔案管理的工作質(zhì)量。

根據(jù)建筑人事檔案管理中存在的一些問題，企業(yè)要從實(shí)際情況出發(fā)，制定有效的解決措施。首先，企業(yè)要不斷豐富人事檔案中所記錄的內(nèi)容，提高對(duì)員工個(gè)人素質(zhì)和工作能力的重視度，使人事檔案在企業(yè)人員管理中更有參考意義;其次，要保證企業(yè)人事檔案的真實(shí)性與客觀性，對(duì)其優(yōu)缺點(diǎn)都要進(jìn)行記錄，不能盲目評(píng)價(jià)，使企業(yè)能夠通過人事檔案掌握員工的真實(shí)情況[2]。

管理人員的綜合素質(zhì)會(huì)對(duì)檔案管理的質(zhì)量產(chǎn)生一定的影響，企業(yè)要為人事檔案管理部門提供充足的人員，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期或不定期的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方式，不斷提高其專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力，加強(qiáng)思想教育，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的了解，填寫檔案材料時(shí)要保持認(rèn)真的態(tài)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題并制定相應(yīng)的解決措施，促進(jìn)人事檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。同時(shí)，人事檔案管理人員也要虛心學(xué)習(xí)，樂于接受新事物，不斷進(jìn)行反思，確保業(yè)務(wù)能力不斷提升。

3 結(jié)論

在國(guó)有企業(yè)人力資源管理中人事檔案管理是極為重要的，因此，企業(yè)要轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，完善管理制度，充分利用信息化技術(shù)，使人事檔案信息能夠共享，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理系統(tǒng)化，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]岳傳鵬.新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（20）：173.

[2]周虹.關(guān)于新時(shí)期建筑企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新的思考[J].中國(guó)管理信息化，2018，21（24）：178-180.