淺談會計(jì)檔案管理工作的重要性

王仟

摘 要：會計(jì)檔案在各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)決策中發(fā)揮著關(guān)鍵的作用，是提高經(jīng)濟(jì)決策準(zhǔn)確度的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。會計(jì)工作產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)和信息，即是重要檔案資料，也是研究經(jīng)濟(jì)活動重要的經(jīng)濟(jì)資料。因此，建立科學(xué)的會計(jì)檔案管理管理辦法，務(wù)實(shí)會計(jì)檔案管理基礎(chǔ)工、提高財(cái)務(wù)管理水平，從根本上提高會計(jì)檔案信息的利用率和社會價(jià)值。

關(guān)鍵詞：會計(jì)檔案;管理工作

會計(jì)檔案是記載了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)和資金使用情況，是財(cái)務(wù)會計(jì)工作的重要環(huán)節(jié)。做好優(yōu)化會計(jì)檔案管理工作，構(gòu)建完善的檔案管理制度，抓實(shí)抓細(xì)基礎(chǔ)工作、重要環(huán)節(jié)，可提高決策水平，規(guī)避各類經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，全面提升財(cái)務(wù)會計(jì)工作效率，推動事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

1 會計(jì)檔案的范圍及特點(diǎn)

1）會計(jì)檔案的范圍。會計(jì)檔案的來源各類經(jīng)濟(jì)實(shí)體財(cái)會部門會計(jì)核算的過程中中形成的原始憑證、記賬憑證、各種賬簿和各種會計(jì)報(bào)表等在處理完畢后轉(zhuǎn)化為會計(jì)檔案。完整會計(jì)核算體系對會計(jì)對象進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、完整的記錄和計(jì)算，它以原始憑證為依據(jù)，以會計(jì)科目為分類標(biāo)志，以記賬憑證和賬簿為載體，按照一定的程序、運(yùn)用一定的記賬方法、完成整理、計(jì)算和登記工作。會計(jì)檔案主要成分包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和會計(jì)報(bào)表。財(cái)會部門的預(yù)算計(jì)劃、制度、規(guī)定等財(cái)務(wù)會計(jì)管理文件不屬于會計(jì)檔案的范圍，列入其他檔案定期歸檔。會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和會計(jì)報(bào)表既在作用上有區(qū)別，又是一個密切聯(lián)系的會計(jì)核算體系，會計(jì)憑證是經(jīng)濟(jì)活動、資金運(yùn)轉(zhuǎn)的合法證明;會計(jì)賬簿是會計(jì)憑證的系統(tǒng)分類核算記錄;會計(jì)報(bào)表是會計(jì)賬簿記錄的更概括、更全面、更系統(tǒng)的定期的綜合指標(biāo)反映。會計(jì)報(bào)表中的年度決算，則是年度國家預(yù)算、單位預(yù)算和各項(xiàng)財(cái)務(wù)收支計(jì)劃執(zhí)行結(jié)果的總結(jié)。

2）會計(jì)檔案的特點(diǎn)。與其他類型的檔案相比較，會計(jì)檔案具有產(chǎn)生與使用的普遍性、形成過程的連續(xù)性、形成程序的嚴(yán)密性的特點(diǎn)。從會計(jì)檔案的使用方面來看，凡是具備獨(dú)立核算資格的單位，都會產(chǎn)生會計(jì)檔進(jìn)業(yè)，每一個具有獨(dú)立核算資格的單位每天的運(yùn)轉(zhuǎn)都離不開資金流動與經(jīng)濟(jì)往來，都要發(fā)生大量的會計(jì)事項(xiàng)，隨之必然產(chǎn)生數(shù)量巨大的會計(jì)檔案。從會計(jì)憑證產(chǎn)生，依據(jù)會計(jì)憑證填寫會計(jì)賬簿，最后根據(jù)會計(jì)賬簿編制會計(jì)報(bào)表。這三種形式、內(nèi)容的會計(jì)檔案依次形成，具有環(huán)環(huán)相扣的連續(xù)性伴隨著會計(jì)工作的整個過程。會計(jì)工作必須有嚴(yán)密的法規(guī)和制度作為規(guī)范和保障，所以會計(jì)檔案的形成是嚴(yán)格依照有關(guān)的規(guī)定和制度進(jìn)行的。從會計(jì)憑證的項(xiàng)目書寫、審核、簽字，會計(jì)賬簿的設(shè)置、填寫、算，到會計(jì)報(bào)表的完成，不僅程序密切相連，而且都必須執(zhí)行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、手續(xù)和方法，以監(jiān)督和保障經(jīng)濟(jì)活動的合法性以及會計(jì)檔案內(nèi)容的真實(shí)性和穩(wěn)定性。

2 全面加強(qiáng)會計(jì)檔案管理工作

鑒于會計(jì)檔案工作的特殊性和重要性，我國已經(jīng)建立起了從中央到基層的符合財(cái)會工作規(guī)律和要求的會計(jì)檔案管理體系。對建立會計(jì)崗位責(zé)任制、使用會計(jì)科目填制會計(jì)憑證、登記會計(jì)賬簿、編制會計(jì)報(bào)表、管理會計(jì)檔案、辦理會計(jì)交接、會計(jì)文件的立卷、歸檔以及會計(jì)檔案的保管、調(diào)閱與銷毀等事項(xiàng)作了明確的規(guī)定，把我國會計(jì)檔案的管理納入了依法辦事的軌道。

1）適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，不斷完善會計(jì)檔案管理制度。會計(jì)檔案管理制度是會計(jì)制度的一項(xiàng)重要內(nèi)容，在實(shí)際工作中會計(jì)部門和檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照《會計(jì)檔案管理方法》進(jìn)一步充實(shí)和完善會計(jì)檔案工作制度，在會計(jì)檔案的形成和管理活動中必須依法辦事，保證會計(jì)檔案的真實(shí)、完整和安全。形勢的發(fā)展，對會計(jì)工作不斷提出新的要求：計(jì)算機(jī)技術(shù)在財(cái)務(wù)會計(jì)工作中的應(yīng)用，會計(jì)檔案的載體形式發(fā)生變化，會計(jì)檔案管理工作將面臨新問題。為此，應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)實(shí)的情況，不斷補(bǔ)充和完善會計(jì)檔案的管理辦法，使會計(jì)檔案的管理工作始終處于科學(xué)的規(guī)范之中。

2）統(tǒng)一管理會計(jì)檔案的收集與保管。會計(jì)檔案的收集工作要按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的原則，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，同時(shí)，會計(jì)檔案的收集工作要符合會計(jì)工作的規(guī)律，遵循會計(jì)的形成規(guī)律，要保證會計(jì)檔案的齊全、完整和安全。列入歸檔范圍的會計(jì)資料及其他具有保存價(jià)值的會計(jì)資料納入了歸檔范圍，不屬于會計(jì)文件的歸檔范圍，應(yīng)按照文書檔案管理辦法執(zhí)行。為提高工作效率可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計(jì)檔案，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會計(jì)檔案。會計(jì)檔案資料規(guī)格、形式、材質(zhì)不同，為了有效地保護(hù)檔案，便于管理和利用，應(yīng)該為其選擇和制作適當(dāng)?shù)陌b材料方便存取、利于搬動。按照會計(jì)檔案的保管登記制度、檔案入庫的順序，接收入庫的會計(jì)檔案經(jīng)管理人員登記后，再按會計(jì)粘附排放法和會計(jì)檔案形式排放法進(jìn)行存放保管。

3）制定嚴(yán)格的會計(jì)檔案整理程序。會計(jì)檔案整理按照會計(jì)工作的基本環(huán)節(jié)對會計(jì)檔案進(jìn)行分類、立卷、排列、編目，使會計(jì)檔案構(gòu)成有機(jī)的體系。整理工作對于會計(jì)檔案的保管、查找利用具有重要作用。按照會計(jì)年度將一個會計(jì)年度的會計(jì)文件按憑證、賬簿、報(bào)表分為三大類，在三大類內(nèi)再按永久、30年、10年的順序排列，按會計(jì)年度順序編制流水號。會計(jì)報(bào)表是將年報(bào)、季報(bào)和月報(bào)分開立卷，同時(shí)根據(jù)報(bào)表數(shù)量的多少組成保管單位。按會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿會計(jì)報(bào)表和其他會計(jì)資料分別編制目錄，尤其是永久保管的會計(jì)檔案，應(yīng)單獨(dú)編制案卷目錄。

4）做好會計(jì)檔案的鑒定。會計(jì)檔案的鑒定是首先劃分會計(jì)檔案的保管期限，對其進(jìn)行初步鑒定、復(fù)查鑒定和對失去價(jià)值的會計(jì)檔案予以銷段。在會計(jì)核算中形成的，記述和反映會計(jì)核算的，對工作總結(jié)，查考和研究經(jīng)濟(jì)活動具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的會計(jì)檔案永久保存。屬于永久保管的會計(jì)檔案有：年度決算報(bào)表，涉及外事和對私改造的會計(jì)憑證，賬簿等。在一定時(shí)期內(nèi)具有查考作用會計(jì)檔案的，應(yīng)定期保存，屬于定期保管的會計(jì)檔案主要有會計(jì)賬薄，憑證和月報(bào)表等。會計(jì)憑證、會計(jì)賬薄一情況下保存30年左右，不需要永久保存;會計(jì)報(bào)表，特別是其中的年度會計(jì)很表（決算），需要永久保存，季度報(bào)表、月份表保存10年。對經(jīng)鑒定認(rèn)定無保存價(jià)值的會計(jì)檔案建立目錄名冊，作為銷毀會計(jì)檔案的依據(jù)，會計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，需由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財(cái)務(wù)會計(jì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，造會計(jì)檔案銷毀清冊，編制銷毀審批報(bào)告。

5）提升會計(jì)檔案的利用價(jià)值。會計(jì)檔案記錄著單位資金運(yùn)行和管理情況，是單位的一個重要經(jīng)濟(jì)信息來源。有效地開發(fā)利用會計(jì)檔案信息，可以為單位制定發(fā)展目標(biāo)、改善經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟(jì)效益提供可靠的數(shù)據(jù)。因此，做好會計(jì)檔案的開發(fā)利用工作十分重要。確定合理的卷宗目錄編制方法，有利于檔案后期的使用、保管、移交和銷毀。根據(jù)國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和編制長遠(yuǎn)規(guī)劃的需要，將歷年案卷目錄中有關(guān)生產(chǎn)基建、供銷、經(jīng)費(fèi)的內(nèi)容以及財(cái)務(wù)決算及說明等編制專題目錄。匯集基礎(chǔ)數(shù)字、重要數(shù)據(jù)、階段性資金分析表，做好會計(jì)檔案編研工作，為單位領(lǐng)導(dǎo)掌握單位經(jīng)濟(jì)運(yùn)行、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和研究發(fā)展方向通過可靠地參考資料。

3 結(jié)束語

在現(xiàn)代社會，會計(jì)檔案不僅是各單位在行政管理、產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)和銷售、經(jīng)營管理等活動中必然生成的原始記錄，而且是各單位管理創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和提高競爭力的一種重要的智力資源。為此，會計(jì)檔案管理將成為一項(xiàng)必不可少的、具有較強(qiáng)專業(yè)性的管理工作。

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