推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化思考

摘 要：由于事業單位的工作涉及方方面面，加強事業單位檔案管理工作就具有非常重要的意義，為此我們需要進一步推動事業單位檔案管理工作的規范化。本文以此為分析對象，首先介紹了在檔案管理中出現的各種各樣的問題，接著闡述了機關事業單位檔案管理的未來發展要求，最后闡述了如何做好檔案管理工作的標準化途徑，以便可以更好的做好機關事業單位檔案管理的規范化和標準化。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;規范化;標準化

我國機關事業單位的數量眾多，所承擔的責任也非常繁重，在社會發展中也做出了許多杰出貢獻，推動事業機關的發展具有非常重要的意義。在信息化的今天，事業機關所收集檔案數量越來越多，檔案管理工作的地位也越來越高，檔案管理工作甚至會影響到機關事業單位其他工作正常運轉[1]。因此，事業機關需要進一步做好檔案管理，進一步做好各項規范化的建設，進一步促進檔案的標準化發展，以便可以促進機關事業單位檔案管理工作上一個新臺階。

1 機關事業單位檔案的概述

未來檔案管理應當朝著規范化、標準化的方向邁進，未來的檔案管理工作也不再是當前管理模式，更多的是依靠計算機信息技術來做好管理，它與傳統紙質管理方式有很大的差別，非常適合在機關事業單位內部推行，可以極大提高檔案的使用效率。與此同時，通過信息化管理還可以大大節約檔案所占據的空間位置，有助于確保各項性的準確性和原始性。例如，檔案管理常常會使用到錄音錄像等各種各樣的設備，通過信息化方式有助于將這些音頻和視頻完整的保存下來，有助于進一步豐富檔案類型。除此之外，未來檔案管理也必將朝著長久保存方向發展，可以滿足機關事業單位各方面的工作要求，保存環境更加適宜，不易出現檔案損壞現象[2]。

2 機關事業單位檔案管理工作存在的主要問題

目前，檔案管理工作總體向好，但是依舊存在一些需要改進，主要體現在以下幾方面。

1）機關事業單位的檔案管理方式相對陳舊。目前，很多管理辦法都是老辦法，主要是以紙質檔案管理為主，會將這些紙質檔案放定在特定區域之內，當需要使用這些檔案之時就會到現場對檔案進行查閱，查閱的時間可以從幾小時到幾天不等，這種管理方式在以前工作之中發揮著非常重要的作用。但是，由于整個社會智能化的發展速度不斷加快，檔案管理工作的管理方式也出現了轉變，對于各項工作的要求更高，傳統的管理模式無法適應當前的客觀要求，同時也給管理部門帶來負面影響，使得管理部門的負擔進一步加重，最終會影響到整個單位的工作效率。為此，事業單位需要對自我的檔案管理方法進行革新，進一步做好信息化的建設，進一步完善自身的網絡化格局，通過互聯網信息技術來進一步夯實檔案管理基礎，這是未來機關事業單位檔案管理工作轉變的一個重要方向[3]。

2）機關事業單位檔案管理認知水平有限。目前，機關事業單位都會將自身核心業務當做第一要務，不會將檔案管理工作作為核心業務。出現這種問題的主要原因就在于很多機關事業單位領導對于檔案管理工作不夠重視，他們認為這些工作不能夠很好的體現自身的工作業績，對于他們自己也不能帶來多少實際利益，為此都是安排一些臨近退休老同志來從事檔案管理工作，而這些老同志的工作積極性并不高，雖然從總體上看不存在任何大問題，但是依舊存在一些細微的問題需要改進。例如，一些機關事業單位工作人員將這份工作看作是一份養老工作，并不會全身心投入到工作之中，只是在工作中消磨時間。除此之外，管理部門對于檔案管理的考核力度不到位，這也使得檔案管理工作出現了一些問題，而且工作人員在填寫檔案之時也存在著應付思想，在填寫過程之中并不認真，字跡非常潦草，這也使得檔案價值大大降低。由于以上因素，導致單位內部的各項資料使用效率并不高，無法真正的將資料與實際工作進行有意結合。

3）宣傳不到位。在當前的機關事業單位檔案管理中，有關檔案管理規范化和標準化的宣傳不到位，這也導致當前機關事業單位檔案管理工作存在一些漏洞，急需進行完善。由于宣傳不到位，工作人員對于檔案管理規范化和標準化的認知也不到位，這也使得檔案管理的各項工作存在著敷衍的狀態，無法真正推行標準化和規范化的要求，最終會導致整個機關事業單位檔案管理質量下降。

4）檔案管理工作落實不到位。在推進機關事業單位檔案管理過程之中，有些工作沒有得到落實，很多工作沒有按照正常的程序來完成，這也導致了機關事業單位檔案管理工作遲遲不能夠有效的推進，影響到機關事業單位檔案工作的實效性。

3 機關事業單位推進檔案管理規范化標準化的實施途徑

1）進一步加強規范化標準化的文件制定。為了可以進一步推動機關事業單位檔案管理的規范化和標準化，我們需要進一步加強規范化和標準化的文件制定，制定出專門的文件才能更好的指引規范化和標準化的建設。為此，事業單位首先可以與自身單位作為基礎，了解當前單位在檔案管理中需要的規范化以及標準化的內容，同時事業機關單位還可以與其他的單位進行合作，了解其他單位在進行檔案管理規范化和標準化中的各項措施，吸取他們的友誼做法，融入到自身的實際之中，這樣可以更好的做好機關事業單位的檔案管理標準化以及規范化建設。

2）加強管理人員標準化、規范化認知及業務水平。為了可以更好的推動機關事業單位檔案管理的標準化以及規范化，我們還需要加強工作人員對于標準化以及規劃化的認知，使他們認識到規范化與標準化對于檔案管理的重要意義，以標準化和規范化的要求來更好的做好各項檔案管理工作，以此來不斷的推進整個檔案管理工作的有序開展。因此，對于檔案管理人員可以定期進行規范化和標準化的專題培訓，同時也對他們的技能進行定時考核，這樣可以更好的督促管理人員做好標準化以及規范化的建設，更好的推動整個檔案管理事業向前發展。

3）進一步加強標準化和規范化的宣傳工作。檔案管理工作并不是僅僅只是由檔案管理人員來完成，機關事業單位中的其他人員也可能會堅守檔案，因此對于規范化和標準化的建設應該全員覆蓋，使得全體人員都有規范化和標準化的意識。為此機關事業單位可以將檔案管理的標準化以及規范化納入人員考核的范疇之中，尤其是那些可能會遵守檔案的崗位更加需要從嚴考核，這樣才能更好的提高管理人員以及其他工作人員對于檔案管理規范化和標準化的認知，進一步規范自身的各項行為，做到管理的標準化。

4）理順管理機制，狠抓組織落實。檔案管理人員需要端正自身的態度，認識到檔案管理的重要意義，進一步加強檔案管理工作的責任心，在選派員工之時需要挑選一些具有責任心員工，因為檔案管理工作是非常精細化的工作，要依靠嚴謹工作態度和專業素養才能避免出現各種瑕疵，而做事馬虎、不注重細節的員工常常會使得檔案管理工作變得異常困難。與此同時，機關事業單位內部還需要不斷完善各種管理機制，將檔案管理工作的責任落實到人，這樣才能進一步加強廣大員工的工作責任心，減少可能出現相互推諉的狀況。

4 結語

檔案管理工作對于推動整個檔案管理事業發展都具有非常重要的意義，因此加強整個機關事業單位檔案管理的標準化和規范化建設具有非常重要的現實意義。為了可以做好檔案管理工作，同時也為了可以更好的推動檔案管理的規范化，我們需要進一步深化檔案管理，進一步加強宣傳工作，理順管理機制，加強普查工作，同時還需按照規范標準做好資源的整合，持續推進檔案規范化發展。

參考文獻

[1]朱明祥.高職院校學生檔案管理規范化路徑研究[J].中國校外教育，2019（21）：160-161.

[2]王磊.辦公室檔案管理規范化對策研究[J].辦公室業務，2019（13）.

[3]劉娟.企業檔案管理規范化建設探討[J].化工管理，2019（26）.

[4]秦鴻欽.實現檔案管理規范化措施分析[J].文存閱刊，2018（15）.

作者簡介

李春麗（1972-），女，朝鮮族，吉林省長春市人，本科，副高，吉林省藥物研究院檔案員，研究方向：檔案管理。