推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化思考

摘 要：由于事業(yè)單位的工作涉及方方面面，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作就具有非常重要的意義，為此我們需要進(jìn)一步推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化。本文以此為分析對(duì)象，首先介紹了在檔案管理中出現(xiàn)的各種各樣的問(wèn)題，接著闡述了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的未來(lái)發(fā)展要求，最后闡述了如何做好檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化途徑，以便可以更好的做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化;標(biāo)準(zhǔn)化

我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的數(shù)量眾多，所承擔(dān)的責(zé)任也非常繁重，在社會(huì)發(fā)展中也做出了許多杰出貢獻(xiàn)，推動(dòng)事業(yè)機(jī)關(guān)的發(fā)展具有非常重要的意義。在信息化的今天，事業(yè)機(jī)關(guān)所收集檔案數(shù)量越來(lái)越多，檔案管理工作的地位也越來(lái)越高，檔案管理工作甚至?xí)绊懙綑C(jī)關(guān)事業(yè)單位其他工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)[1]。因此，事業(yè)機(jī)關(guān)需要進(jìn)一步做好檔案管理，進(jìn)一步做好各項(xiàng)規(guī)范化的建設(shè)，進(jìn)一步促進(jìn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，以便可以促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作上一個(gè)新臺(tái)階。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的概述

未來(lái)檔案管理應(yīng)當(dāng)朝著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向邁進(jìn)，未來(lái)的檔案管理工作也不再是當(dāng)前管理模式，更多的是依靠計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來(lái)做好管理，它與傳統(tǒng)紙質(zhì)管理方式有很大的差別，非常適合在機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部推行，可以極大提高檔案的使用效率。與此同時(shí)，通過(guò)信息化管理還可以大大節(jié)約檔案所占據(jù)的空間位置，有助于確保各項(xiàng)性的準(zhǔn)確性和原始性。例如，檔案管理常常會(huì)使用到錄音錄像等各種各樣的設(shè)備，通過(guò)信息化方式有助于將這些音頻和視頻完整的保存下來(lái)，有助于進(jìn)一步豐富檔案類型。除此之外，未來(lái)檔案管理也必將朝著長(zhǎng)久保存方向發(fā)展，可以滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位各方面的工作要求，保存環(huán)境更加適宜，不易出現(xiàn)檔案損壞現(xiàn)象[2]。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

目前，檔案管理工作總體向好，但是依舊存在一些需要改進(jìn)，主要體現(xiàn)在以下幾方面。

1）機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理方式相對(duì)陳舊。目前，很多管理辦法都是老辦法，主要是以紙質(zhì)檔案管理為主，會(huì)將這些紙質(zhì)檔案放定在特定區(qū)域之內(nèi)，當(dāng)需要使用這些檔案之時(shí)就會(huì)到現(xiàn)場(chǎng)對(duì)檔案進(jìn)行查閱，查閱的時(shí)間可以從幾小時(shí)到幾天不等，這種管理方式在以前工作之中發(fā)揮著非常重要的作用。但是，由于整個(gè)社會(huì)智能化的發(fā)展速度不斷加快，檔案管理工作的管理方式也出現(xiàn)了轉(zhuǎn)變，對(duì)于各項(xiàng)工作的要求更高，傳統(tǒng)的管理模式無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前的客觀要求，同時(shí)也給管理部門(mén)帶來(lái)負(fù)面影響，使得管理部門(mén)的負(fù)擔(dān)進(jìn)一步加重，最終會(huì)影響到整個(gè)單位的工作效率。為此，事業(yè)單位需要對(duì)自我的檔案管理方法進(jìn)行革新，進(jìn)一步做好信息化的建設(shè)，進(jìn)一步完善自身的網(wǎng)絡(luò)化格局，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)來(lái)進(jìn)一步夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)，這是未來(lái)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作轉(zhuǎn)變的一個(gè)重要方向[3]。

2）機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理認(rèn)知水平有限。目前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位都會(huì)將自身核心業(yè)務(wù)當(dāng)做第一要?jiǎng)?wù)，不會(huì)將檔案管理工作作為核心業(yè)務(wù)。出現(xiàn)這種問(wèn)題的主要原因就在于很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作不夠重視，他們認(rèn)為這些工作不能夠很好的體現(xiàn)自身的工作業(yè)績(jī)，對(duì)于他們自己也不能帶來(lái)多少實(shí)際利益，為此都是安排一些臨近退休老同志來(lái)從事檔案管理工作，而這些老同志的工作積極性并不高，雖然從總體上看不存在任何大問(wèn)題，但是依舊存在一些細(xì)微的問(wèn)題需要改進(jìn)。例如，一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員將這份工作看作是一份養(yǎng)老工作，并不會(huì)全身心投入到工作之中，只是在工作中消磨時(shí)間。除此之外，管理部門(mén)對(duì)于檔案管理的考核力度不到位，這也使得檔案管理工作出現(xiàn)了一些問(wèn)題，而且工作人員在填寫(xiě)檔案之時(shí)也存在著應(yīng)付思想，在填寫(xiě)過(guò)程之中并不認(rèn)真，字跡非常潦草，這也使得檔案價(jià)值大大降低。由于以上因素，導(dǎo)致單位內(nèi)部的各項(xiàng)資料使用效率并不高，無(wú)法真正的將資料與實(shí)際工作進(jìn)行有意結(jié)合。

3）宣傳不到位。在當(dāng)前的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中，有關(guān)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的宣傳不到位，這也導(dǎo)致當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在一些漏洞，急需進(jìn)行完善。由于宣傳不到位，工作人員對(duì)于檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的認(rèn)知也不到位，這也使得檔案管理的各項(xiàng)工作存在著敷衍的狀態(tài)，無(wú)法真正推行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的要求，最終會(huì)導(dǎo)致整個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量下降。

4）檔案管理工作落實(shí)不到位。在推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理過(guò)程之中，有些工作沒(méi)有得到落實(shí)，很多工作沒(méi)有按照正常的程序來(lái)完成，這也導(dǎo)致了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作遲遲不能夠有效的推進(jìn)，影響到機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作的實(shí)效性。

3 機(jī)關(guān)事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施途徑

1）進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的文件制定。為了可以進(jìn)一步推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，我們需要進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的文件制定，制定出專門(mén)的文件才能更好的指引規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)。為此，事業(yè)單位首先可以與自身單位作為基礎(chǔ)，了解當(dāng)前單位在檔案管理中需要的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容，同時(shí)事業(yè)機(jī)關(guān)單位還可以與其他的單位進(jìn)行合作，了解其他單位在進(jìn)行檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化中的各項(xiàng)措施，吸取他們的友誼做法，融入到自身的實(shí)際之中，這樣可以更好的做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化建設(shè)。

2）加強(qiáng)管理人員標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化認(rèn)知及業(yè)務(wù)水平。為了可以更好的推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化，我們還需要加強(qiáng)工作人員對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)劃化的認(rèn)知，使他們認(rèn)識(shí)到規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)于檔案管理的重要意義，以標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的要求來(lái)更好的做好各項(xiàng)檔案管理工作，以此來(lái)不斷的推進(jìn)整個(gè)檔案管理工作的有序開(kāi)展。因此，對(duì)于檔案管理人員可以定期進(jìn)行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的專題培訓(xùn)，同時(shí)也對(duì)他們的技能進(jìn)行定時(shí)考核，這樣可以更好的督促管理人員做好標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的建設(shè)，更好的推動(dòng)整個(gè)檔案管理事業(yè)向前發(fā)展。

3）進(jìn)一步加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的宣傳工作。檔案管理工作并不是僅僅只是由檔案管理人員來(lái)完成，機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的其他人員也可能會(huì)堅(jiān)守檔案，因此對(duì)于規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)應(yīng)該全員覆蓋，使得全體人員都有規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的意識(shí)。為此機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以將檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化納入人員考核的范疇之中，尤其是那些可能會(huì)遵守檔案的崗位更加需要從嚴(yán)考核，這樣才能更好的提高管理人員以及其他工作人員對(duì)于檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的認(rèn)知，進(jìn)一步規(guī)范自身的各項(xiàng)行為，做到管理的標(biāo)準(zhǔn)化。

4）理順管理機(jī)制，狠抓組織落實(shí)。檔案管理人員需要端正自身的態(tài)度，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要意義，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作的責(zé)任心，在選派員工之時(shí)需要挑選一些具有責(zé)任心員工，因?yàn)闄n案管理工作是非常精細(xì)化的工作，要依靠嚴(yán)謹(jǐn)工作態(tài)度和專業(yè)素養(yǎng)才能避免出現(xiàn)各種瑕疵，而做事馬虎、不注重細(xì)節(jié)的員工常常會(huì)使得檔案管理工作變得異常困難。與此同時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部還需要不斷完善各種管理機(jī)制，將檔案管理工作的責(zé)任落實(shí)到人，這樣才能進(jìn)一步加強(qiáng)廣大員工的工作責(zé)任心，減少可能出現(xiàn)相互推諉的狀況。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作對(duì)于推動(dòng)整個(gè)檔案管理事業(yè)發(fā)展都具有非常重要的意義，因此加強(qiáng)整個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。為了可以做好檔案管理工作，同時(shí)也為了可以更好的推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化，我們需要進(jìn)一步深化檔案管理，進(jìn)一步加強(qiáng)宣傳工作，理順管理機(jī)制，加強(qiáng)普查工作，同時(shí)還需按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)做好資源的整合，持續(xù)推進(jìn)檔案規(guī)范化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[4]秦鴻欽.實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化措施分析[J].文存閱刊，2018（15）.

作者簡(jiǎn)介

李春麗（1972-），女，朝鮮族，吉林省長(zhǎng)春市人，本科，副高，吉林省藥物研究院檔案員，研究方向：檔案管理。