新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)據(jù)化的意義探究

李盈

摘 要：隨著我國(guó)信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的人事檔案管理方式也在不斷的變革。事業(yè)單位的人事檔案管理不僅要保證檔案的安全性，更要保證檔案的使用，讓檔案管理能夠變得更加便捷有效，進(jìn)而達(dá)到提高檔案利用率的效果。新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)據(jù)化，既是時(shí)代發(fā)展的要求，也是事業(yè)單位發(fā)展的必然趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;數(shù)據(jù)化

人事檔案是事業(yè)單位對(duì)本單位相關(guān)人員具體情況的有效記錄，是本單位職員情況的重要依據(jù)。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，事業(yè)單位在發(fā)展的過(guò)程中需要用到人事檔案的地方越來(lái)越多。就目前的情況而言，傳統(tǒng)的檔案管理方式存在著儲(chǔ)存難，管理難，使用難的問(wèn)題。為了解決這些問(wèn)題，提高檔案的利用效率，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況，結(jié)合新的時(shí)代特點(diǎn)，讓人事檔案管理得到數(shù)據(jù)化的發(fā)展。這樣，可以在很大程度上提高人事檔案的利用率，讓事業(yè)單位能夠獲得更好的發(fā)展。

1 事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)據(jù)化的目的和意義

事業(yè)單位相當(dāng)于是國(guó)家政府機(jī)構(gòu)的一個(gè)分支，其營(yíng)業(yè)具備非營(yíng)利性的特點(diǎn)。一般而言，國(guó)家級(jí)的事業(yè)單位均屬于能夠影響國(guó)計(jì)民生的大企業(yè)，其工作人員的待遇也是非常優(yōu)厚的。因此，事業(yè)單位的人事檔案管理是非常重要的[1]。相關(guān)工作人員應(yīng)該本著為國(guó)家負(fù)責(zé)，為人民負(fù)責(zé)的原則，對(duì)事業(yè)單位的人事檔案進(jìn)行正確的管理。我們需要明確：檔案管理是一個(gè)不涉及利潤(rùn)再生產(chǎn)的環(huán)節(jié)，但是它又是保障一個(gè)企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的不可或缺的工作方面。就目前的情況而言，事業(yè)單位的人事檔案管理存在著以下幾個(gè)問(wèn)題：第一、傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理方法需要大量的工作人員，工作人員素質(zhì)不高，檔案利用效率不高。第二、檔案的儲(chǔ)存存在困難。部分紙質(zhì)版檔案由于缺乏相應(yīng)的儲(chǔ)存條件，導(dǎo)致其在不同程度上存在損壞的現(xiàn)象。第三、檔案種類眾多，數(shù)量巨大，工作人員在管理的過(guò)程中存在困難。第四、事業(yè)單位的檔案一般具有保密性，只有得到相關(guān)部門的許可之后才能夠查看，查看門檻高，帶有嚴(yán)格的政治色彩。為了解決上述問(wèn)題，提高檔案的利用效率，事業(yè)單位的人事檔案應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況，不斷地對(duì)其進(jìn)行數(shù)據(jù)化的改革，讓事業(yè)單位的人事檔案管理得到更深層次的發(fā)展。

2 事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)據(jù)化存在的問(wèn)題

2.1 檔案數(shù)字化水平不高

就目前的情況而言，我國(guó)事業(yè)單位的人事檔案管理數(shù)字化水平不高。究其原因，主要有以下幾點(diǎn)：第一、我國(guó)事業(yè)單位的人事檔案都具備較強(qiáng)的機(jī)密性，但是如果僅僅依靠目前的互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)管理技術(shù)，容易造成檔案的丟失以及泄露等問(wèn)題，檔案的安全性難以得到保障。第二、工作人員的水平和素質(zhì)不高，由于其不具備檔案管理數(shù)字化發(fā)展的必需技能，導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化很難得到推行。第三、事業(yè)單位缺乏相關(guān)的計(jì)算機(jī)人才，無(wú)法對(duì)目前具備的檔案管理數(shù)字化初級(jí)系統(tǒng)進(jìn)行更新。相比于新興的數(shù)字系統(tǒng)而言，大部分工作人員還是喜歡用傳統(tǒng)的檔案記錄方式。這也在很大程度上給事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)據(jù)化的推行造成了阻礙。

2.2 檔案的管理方式較為落后

人事檔案管理涉及許多工作人員的生平經(jīng)歷，是一項(xiàng)非常具備專業(yè)性的、秘密的、政治性的工作。正是由于人事檔案管理的重要性，所以才需要專人對(duì)其進(jìn)行專門負(fù)責(zé)，單獨(dú)管理，單獨(dú)存放，單獨(dú)調(diào)動(dòng)。然而，就目前的情況而言，事業(yè)單位檔案管理崗位的人員流動(dòng)性相對(duì)較強(qiáng)，且人員素質(zhì)相對(duì)較低，許多工作人員并沒(méi)有在上崗之前接受過(guò)專業(yè)的檔案學(xué)教育和培訓(xùn)，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、管理、裝訂等方面的工作并不熟悉。檔案收集意識(shí)淡薄，檔案管理能力落后。除此之外，檔案管理的數(shù)字化要求工作人員必須具備相關(guān)的計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)和技能。目前，很多事業(yè)單位的檔案管理人員達(dá)不到此類要求，這是制約我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)據(jù)化發(fā)展的重要因素。

2.3 檔案的管理制度較為落后

隨著時(shí)代的發(fā)展，我國(guó)事業(yè)單位的人事制度也進(jìn)行了相應(yīng)的變革。目前，我國(guó)的檔案管理依舊秉持著終身制的原則。但是，我國(guó)的人事制度改革正在不斷向縱深推進(jìn)：人員競(jìng)爭(zhēng)上崗、科室兼并重組、工作機(jī)構(gòu)得到不斷調(diào)整、單位選拔和使用人才的手續(xù)也在不斷簡(jiǎn)化。在此基礎(chǔ)之上，我國(guó)如果依舊秉持著傳統(tǒng)的檔案管理制度的話，會(huì)在很大程度上阻礙人才的流動(dòng)，不利于國(guó)家人事制度的改革與發(fā)展。除此之外，事業(yè)單位的檔案多半帶有較強(qiáng)的政治色彩。工作人員要想調(diào)取本單位的檔案，需要經(jīng)過(guò)層層審批，手續(xù)較為復(fù)雜，會(huì)給自身帶來(lái)很多不便。這些都是目前事業(yè)單位人事檔案在管理制度上存在的問(wèn)題。

3 推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)的有效舉措

3.1 提高檔案數(shù)字化管理的安全程度

我們需要明確：安全保障問(wèn)題是檔案管理的頭等大事，如果數(shù)字化檔案管理能夠比紙質(zhì)化檔案管理的安全系數(shù)更高的話，那么數(shù)字化的人事檔案管理制度也能夠得到更加順暢的推展。因此，事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)時(shí)，應(yīng)當(dāng)積極尋找恰當(dāng)?shù)姆椒▉?lái)提高數(shù)字檔案管理的安全程度，讓事業(yè)單位的人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)得到真正的發(fā)展。

事業(yè)單位可以從以下幾個(gè)方面來(lái)提高檔案數(shù)字化管理的安全程度：第一、事業(yè)單位應(yīng)該構(gòu)建自己的內(nèi)網(wǎng)，給本單位的檔案管理提供一個(gè)絕對(duì)安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。第二、事業(yè)單位應(yīng)該著手構(gòu)建牢固的防火墻，這樣才能夠防止外部黑客的入侵。第三、事業(yè)單位應(yīng)該著手招攬更多計(jì)算機(jī)專業(yè)的優(yōu)秀人才，讓這類優(yōu)秀人才能夠?qū)ΜF(xiàn)有的事業(yè)單位數(shù)字檔案管理體系進(jìn)行升級(jí)，讓檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理和傳輸系統(tǒng)的安全度得到切實(shí)可行的保障[2]。第四、在上述準(zhǔn)備工作都完成后，事業(yè)單位應(yīng)該積極向大家實(shí)施檔案管理數(shù)字化的宣傳工作，讓工作人員對(duì)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)產(chǎn)生正確的認(rèn)識(shí)。這樣，可以在很大程度上提高檔案數(shù)字化管理的安全程度，讓檔案數(shù)字化管理的建設(shè)得到真正的落實(shí)。

3.2 加強(qiáng)對(duì)工作人員的選拔和素質(zhì)培訓(xùn)

針對(duì)目前部分事業(yè)單位的檔案管理工作人員素質(zhì)不高，難以適應(yīng)目前檔案數(shù)據(jù)化的工作方式的問(wèn)題，事業(yè)單位的管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的選拔力度，為事業(yè)單位的人事檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的素質(zhì)培訓(xùn)。這樣，可以在很大程度上提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，讓事業(yè)單位的檔案管理工作能夠得到更好的落實(shí)，讓事業(yè)單位的人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)得到更好的開(kāi)展。

事業(yè)單位可以從以下幾個(gè)方面來(lái)加強(qiáng)對(duì)工作人員的選拔和素質(zhì)培訓(xùn)：第一、事業(yè)單位在進(jìn)行工作人員的初次選拔時(shí)，應(yīng)當(dāng)明確自身的選拔標(biāo)準(zhǔn)，采取簡(jiǎn)歷核查、筆試與面試相結(jié)合的方式來(lái)進(jìn)行工作人員的選拔。第二、工作人員在入職之后，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)其實(shí)際工作情況，定期對(duì)工作人員的工作情況進(jìn)行考察。爭(zhēng)取在人事檔案管理的過(guò)程當(dāng)中實(shí)施權(quán)責(zé)發(fā)生制，誰(shuí)在哪一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問(wèn)題就由誰(shuí)負(fù)責(zé)。這樣，可以在很大程度上提高工作效率。第三、針對(duì)已經(jīng)入職很久的老工作人員，事業(yè)單位可以根據(jù)實(shí)際情況，為其定期組織專業(yè)技能的培訓(xùn)和再教育，并以考試檢測(cè)的方式來(lái)檢驗(yàn)工作人員的學(xué)習(xí)成果。考試不合格者，將會(huì)影響到年終獎(jiǎng)金的發(fā)放。第四、事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)適當(dāng)提高檔案工作人員的待遇，面向整個(gè)社會(huì)，積極引入既具備檔案管理知識(shí)又具備計(jì)算機(jī)知識(shí)的復(fù)合型人才，壯大事業(yè)單位人事檔案管理隊(duì)伍的力量。這樣，可以當(dāng)很大程度上提高工作人員的質(zhì)量和工作效率，為事業(yè)單位人事檔案管理工作數(shù)據(jù)化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

3.3 建立完善的信息檔案管理制度

就目前的情況而言，我國(guó)的檔案管理制度依舊存在一些問(wèn)題，這些問(wèn)題會(huì)在很大程度上導(dǎo)致檔案利用率低下，檔案利用困難的現(xiàn)象。因此，針對(duì)目前事業(yè)單位中存在的信息檔案管理制度落后的問(wèn)題，事業(yè)單位管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況建立完善的信息檔案管理制度，簡(jiǎn)政放權(quán)[3]。這樣，可以在很大程度上提高檔案的利用效率，讓人事檔案能夠得到有效的管理和應(yīng)用。

事業(yè)單位可以從以下幾個(gè)方面來(lái)建立更加完善的信息檔案管理制度：第一、事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，改變從前的終身制檔案管理制度，讓工作人員的檔案能夠根據(jù)其實(shí)際的流動(dòng)情況得到及時(shí)的調(diào)動(dòng)，進(jìn)而提高檔案調(diào)動(dòng)的效率。第二、事業(yè)單位可以向上級(jí)申請(qǐng)，通過(guò)使用電子信函等網(wǎng)絡(luò)申請(qǐng)方式，申請(qǐng)檔案的網(wǎng)絡(luò)調(diào)動(dòng)，為檔案的查看和調(diào)動(dòng)提供便利。第三、建設(shè)合理的檔案管理工作規(guī)章制度，通過(guò)制度建設(shè)來(lái)保障檔案管理人員各司其職，權(quán)責(zé)明確。第四、將權(quán)責(zé)發(fā)生制度合理應(yīng)用到人事檔案管理工作當(dāng)中，要求檔案管理人員各司其職，分工明確。如果哪一方面出了問(wèn)題，那么對(duì)應(yīng)的工作人員要對(duì)該問(wèn)題進(jìn)行負(fù)責(zé)。如果出現(xiàn)嚴(yán)重問(wèn)題，可能會(huì)面臨相應(yīng)的懲罰和處分。第五、加強(qiáng)對(duì)工作人員的監(jiān)督和管理。在監(jiān)督上，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可以通過(guò)組織檔案管理監(jiān)察小組的方式，對(duì)檔案部門的工作人員進(jìn)行不定期審查。在管理方面，除制定明確的規(guī)章制度外，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可以通過(guò)為員工設(shè)置季度考核和年度考核的方式，激勵(lì)在崗員工不斷學(xué)習(xí)，努力提高自身的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能，從而為檔案管理數(shù)字化建設(shè)奠定好自身的技能基礎(chǔ)。總而言之，事業(yè)單位可以通過(guò)上述方法來(lái)建立完善的信息檔案管理制度，以此來(lái)讓信息檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)得到真正發(fā)展。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位的人事檔案管理應(yīng)該跟隨時(shí)代潮流，獲得數(shù)據(jù)化的發(fā)展。事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理改革的過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)著手通過(guò)上述方式提高數(shù)字化檔案管理的安全程度;通過(guò)加強(qiáng)對(duì)工作人員的選拔和素質(zhì)培訓(xùn)的方式來(lái)提高工作人員的素質(zhì);通過(guò)建立完善的信息檔案管理制度來(lái)解決現(xiàn)有檔案管理制度存在的問(wèn)題，以此來(lái)讓信息檔案管理數(shù)字化建設(shè)得到真正發(fā)展。

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