文書檔案管理的辦公自動化應用探討

楊劍

摘 要：現階段社會競爭日益激烈，我國文書檔案管理工作逐漸受到重視，并在信息化的背景下開始探索自動化應用。其也是我國科學技術發展的趨勢使然，通過辦公自動化提高辦公效率，規范文書檔案管理，有利于實現辦公業務的高效率和高質量。因此本文闡述文書檔案管理辦公自動化的意義，分析其在應用中存在的問題，并提出相關對策，旨在進一步提高文書檔案管理辦公自動化應用水平。

關鍵詞：文書檔案管理;辦公自動化;應用

雖然當前社會不斷進步，但文書檔案管理仍具有不可替代的使用價值。近年來文書檔案管理逐漸趨向滿足社會需求，為辦公業務提供依據和支持，是辦公工作中的一項重要管理系統。同時由于文書檔案是記錄我國各項事業發展的重要依據，是歷史行為的考察基礎，因此在我國社會發展形勢不斷變化的背景下，實現文書檔案管理辦公自動化是至關重要的。

1 文書檔案管理辦公自動化意義

文書檔案在我國各項事業發展中具有較為關鍵的保存價值，是檔案管理體系的重要組成部分，其主要內容包括了研究項目進展、基本建設以及領導決策、重大問題處理等，對單位發展工作具有極高的保存和應用價值。而文書檔案管理辦公自動化是基于現代計算機通信網絡技術，構建專業化管理系統實現科學流程管理的一種新模式，與傳統的文書檔案管理相比，其避免了復雜繁瑣的管理流程，減少了大量的人工耗費，借助計算機等信息化設備即可完成信息數據的收集整理、分類儲存、管理和應用等環節，有利于提高工作效率。另外文書檔案管理的辦公自動化能夠實現檔案信息的共享和傳輸，有利于保障檔案信息的泛在化應用，充分發揮檔案信息的價值和作用，推動辦公科學化、便捷化、現代化發展[1]。

2 文書檔案管理辦公自動化應用存在的問題

2.1 缺乏規范化文書檔案管理軟件

在文書檔案管理的辦公自動化應用過程中，存在的最大問題即是缺乏規范化的文書檔案管理軟件。當前在文書檔案管理時必須要有規范性的系統應用軟件作為支持，才能夠高效的進行檔案信息的檢索和借閱，完善辦公自動化管理體系。然而當前在很多單位的文書檔案管理工作中，針對辦公自動化的需求沒有采用較為科學規范的檔案信息管理系統軟件，就造成了文書檔案的整理和檢索存在較大的難度，影響辦公效率。同時無法實現檔案信息的共享和應用傳輸，導致文書檔案信息的應用價值無法充分體現，在整理檔案信息時極容易出現檔案統計失誤，嚴重影響文書檔案管理工作的權威性和信息準確性[2]。

2.2 文書檔案管理人員的專業素質有待提升

文書檔案管理人員是檔案工作的執行者，也是辦公自動化應用的推動者。不過在單位的實際工作中，文書檔案管理人員通常是部門的基礎員工，專業出身的管理人員相對較少，對文書檔案管理知識掌握不足，就出現了管理人員檔案管理專業素質不足的現象，大部分工作人員都是強制分配或者業余人員，所以在實踐文書檔案管理工作時，缺乏科學性和權威性，嚴重限制了文書檔案管理工作的開展。另外當前很多文書檔案管理人員都比較缺乏專業知識和法律知識、現代化辦公能力，從而就出現了辦公自動化建設速度較慢，不能夠適應文書檔案管理形式的創新以及內部改革等，影響了檔案事業的發展和前進[3]。

2.3 文書檔案保密性和安全性不足

文書檔案管理的辦公自動化與傳統的文書檔案管理方式存在較大的不同，其一般是以電子檔案的形式進行管理和應用。而由于網絡的開放性和透明度，則會在文字轉化為計算機語言的過程中，出現真實性難以保障的問題。傳統的文書檔案以紙質化為主，對各項文書文件的簽名信息具有一定的安全保障，而在電子檔案文件中則很難辨別其真偽。同時文書檔案的儲存也存在較大的問題，在計算機技術快速發展形勢下，由于網絡的互通性，導致電子文書檔案的安全性和保密性存在不足，個別不法分子很容易通過網絡設施漏洞入侵管理計算機，對檔案信息就行惡意篡改和拷貝。同時在內部由于電子文書檔案系統自身存在的弊端，可能會出現超越權限進行操作管理的現象，進而影響文書檔案的安全管理。

3 加強文書檔案管理辦公自動化應用水平的策略

3.1 轉變管理觀念，建立文書檔案資源共享管理平臺

文書檔案管理人員首先要更新和轉變觀念，摒棄傳統、落后的管理思想，重視辦公自動化的應用和發展。同時在網絡快速發展的形勢下，為文書檔案信息化建設奠定了堅實的基礎，紙質化管理逐漸被電子化所取代。因此管理人員需認識到文書檔案管理辦公自動化的重要性。而針對文書檔案管理辦公化缺乏規范化信息應用軟件的問題，則可以通過強化信息化建設，構建文書檔案資源共享管理平臺。以科學檔案信息服務為理念，堅持以人為本，以科學技術為導向，實現文書檔案信息的高效檢索、查閱和應用，保障資源實時共享，促進辦公自動化與檔案管理一體化的深度融合，最大限度的提高檔案管理工作效率。

3.2 提高工作人員辦公自動化專業素質

由于信息時代的到來以及文書檔案管理工作辦公自動化的需求，相關管理人員的工作方式發生了較大的變化，需要促使文書檔案管理工作朝向現代化、智能化、數字化的方向發展。因此對工作人員的專業素質提出了更高的要求，即是要具備一定的專業知識和業務能力，還要能夠熟練掌握各種自動化辦公系統和軟件。因此相關單位需要進一步加強對文書檔案管理人員和工作人員的綜合素質，可以在招聘中明確限定專業條件、強化崗位培訓以及開展定期學習交流等活動，加強對文書檔案管理人才隊伍的建設。此外可以建立健全工作獎勵機制，激發相關工作人員的積極性，強化自身學習，提升檔案業務能力，從根本上提高辦公自動化水平。

3.3 完善文書檔案保密措施及制度

文書檔案信息的保密性和安全性是十分重要的，所以首先要對單位內部辦公網絡進行內、外網分離，并采用兩層防護措施，即是針對網絡設備進行安全保密防護，通過設置路由器，將本單位以外的所有IP地址進行屏蔽，保障內部網絡的安全性和穩定性。另外還要對網絡設置防火墻，充分提高檔案信息的防盜性能，借助防火墻的認證機制，避免其他異常設備連接辦公網絡。同時要對辦公網絡的流量數據進行過濾，篩查病毒，保障文書檔案系統的保密性;其次是要建立嚴格的安全保密制度，對涉及文書檔案管理工作的人員進行統一管理、統一教育培訓，樹立工作人員的保密意識和觀念、充分落實具體的文書檔案管理任務和責任、還要根據不同層級的管理人員設置不同的信息系統操作權限，加強密碼技術的應用，防止內部人員隨意篡改檔案信息。最后即是要建立文書檔案安全管理規定，對違規行為進行嚴厲處罰，做到科學運作、分步實施、循序漸進，充分保障文書檔案管理的辦公自動化有效實現。

4 結束語

綜上所述，文書檔案管理的辦公自動化應用是現代檔案管理工作的重要發展趨勢，利用先進的信息化手段提高文書檔案的管理效率和儲存、共享安全性。因此在實際應用中需要仔細分析其存在的問題和不足，采用轉變管理觀念，建立文書檔案資源共享管理平臺、提高工作人員辦公自動化專業素質、完善文書檔案保密措施及制度等策略，進一步推動文書檔案信息化、自動化辦公體系機制的構建，從而發揮文書檔案的具體價值，促進檔案事業的現代化發展和進步。

參考文獻

[1]黎炎慶.文書檔案管理的辦公自動化應用研究[J].辦公室業務，2019（04）：120.

[2]李莎莎.辦公自動化在文書檔案管理中的應用探究[J].辦公室業務，2018（19）：85.

[3]盧燕.文書檔案管理的辦公自動化應用[J].時代金融，2018（27）：301.