如何做好文書檔案標題命名編寫工作

唐孟

摘 要：文書檔案是我國最為常見的一類檔案，具有延續時間長、涉及范圍廣、利用頻率高等特點。文書檔案的查找利用要通過對檔案中的全引目錄、案卷目錄和卷內目錄按需求進行檢索來實現，各類目錄標題編寫得恰當與否直接關系到檢索結果是否準確，進而影響到文檔的利用效率。作者旨在通過本文，提出文書檔案標題的重要性以及在文件歸檔時要重視和做好標題命名編寫。

關鍵詞：文書檔案;標題;命名

文書檔案有狹義和廣義之分。狹義的文書檔案是指黨政機關、社會團體、企事業單位在日常行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案。文書檔案不僅包括常用的15種黨政公文（包括決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要），還包括未作為正式公文文種，但在工作中常常用到的準則、條例、規定、辦法、規則、細則、具體舉措、通訊、簡報、信函、計劃和總結等。廣義的文書檔案還包括諸如外交、法律、訴訟、會計、統計、財務、藝術、教學等門類的專門檔案和具有檔案價值的私人信函、日記、記錄等。文書檔案是作為與自然科學技術檔案相對而言的一個概念，有時又被稱為普通檔案或一般檔案。

文書檔案形成以后，主要通過檔案目錄進行檢索和利用，文書檔案的名稱是否準確，分類是否合理直接影響到檔案的使用效果，因此文書檔案在全引目錄和案卷目錄編寫時要加以區分，全引目錄的標題力求詳盡，案卷目錄標題可以精簡，這是因為案卷目錄是以本卷收集的文檔的共有特征為主進行命名的，是某件事、某類事的概括，內容大多泛指而不具體。全引目錄是一種在案卷目錄基礎上發展起來的以全宗為涉及范圍，以全宗內的所有文檔為基礎的目錄，反映了全宗內檔案實際編輯順序，全引目錄以該卷內每份文檔的各自特征為主分別命名，以文檔的名稱作為目錄的基本層次，能夠直接切中文檔的內容。故在目錄標題編寫中不能用全引目錄來替代案卷目錄，更不能用案卷目錄來替代全引目錄。

1 文書檔案標題的重要性

人們常把標題比作公文的眼睛，常言道“眼睛是心靈的窗戶”，一個人內心的喜怒哀樂，可以通過眉宇間觀察知曉，而文書檔案的內容，可以通過閱讀標題領會出來。簡單來說一份文書檔案的標題應該比較準確完整地概括出文檔的主要內容，并標明制文單位名稱和文件種類。文書檔案的標題一般由制文單位、內容（事由）和文種（名稱）三部分組成。由于檔案的處理分為全宗、案卷、文件三級，光憑案卷標題進行主題分析和標引是不夠的，還需深入到文件級。因此做好對文書檔案標題的命名和標引不僅能全面反映出檔案的內容，還能便于信息不全時的檢索和模糊查詢。在進行標題命名時，不僅要概括出案卷標題，還要詳盡命名出卷內文檔的標題，以保證較高的檢全率和檢準率。

2 如何做好文書檔案的標題命名編寫

文檔是構成全宗和案卷的基礎，文書檔案標題是文檔的直接名稱，它是以準確的語言概括揭示卷內文件的內容。文書檔案標題編寫時要注意：1）文字簡練、內容詳盡。要用簡明的文字將卷內文件所涉及的主要內容全部揭示出來，一般在五十個字以內。2）結構完整。文檔標題一般由制文單位、內容（事由）和文種（名稱）三部分構成。針對階段性、特定時間的文件，題目中要標明年度。針對需要上級單位、外單位答復的文件（如：請示與批復，函與復函）要統一歸類存檔，統一進行標題命名，當年歸檔時仍未回復的要在存檔的請示、商洽函后附上本年因何原因未回復的備注。

文書檔案標題的構成有以下幾種：一是“制文單位+內容（事由）+文種（名稱）”。這種適合于文件專卷，就是由一個單位在各類工作業務中形成的政策規定、要求做法。文書檔案中絕大部分案卷題名都是采用這種形式。比如“重慶廣播電視集團（總臺）做好部分議事協調機構和領導小組規范運行通知”。二是“制文單位+特定時間+內容（事由）+文種（名稱）”。這種形式適合于綜合類、特殊形式資料組成的案卷，由總結、計劃、規劃、安排、統計報表、名冊、介紹信、黨政會議記錄等組成的案卷。這類資料時間性較強，在標題中寫明時間，更能便于檢索和查閱。比如“重慶廣播電視集團（總臺）2019第十一屆中國西部動漫文化節工作情況報告”。三是“時間+固定出版資料名稱”。適合單位制作的各類通報、簡報、內部刊物、雜志資料及公開出版物等。比如“2019年重慶廣播電視集團（總臺）增強‘四力教育實踐工作專報（第1—8期）”。四是“會議名稱+文件資料”。適合于重大會議資料組成的案卷，召開一個會議會形成會前請示報告、會議通知，會中各類會議手冊、資料、講話、議程，會后各種總結報告、簡報、紀要等等?？芍痪帉憰h名稱加上文件資料。比如“中共重慶廣播電視集團（總臺）委員會第一屆黨員代表大會+文件資料”“重慶廣播電視集團（總臺）經營形勢分析會+文件材料”。五是“制文單位+內容（事由）文種（名稱）+來往文書信件單位”。適合于單位之間商洽工作的函與復函、合同、協議書等組成的案卷。比如“重慶廣播電視集團（總臺）供電電源存在安全隱患復函重慶市供電公司”。

文書檔案標題的各部分編寫的注意事項：首先，制文單位部分。標注制文單位盡量用全稱少用簡稱，以避免同一個單位因編目時隨意使用全稱或簡稱帶來的混亂。同時，為了方便模糊查找，有多個責任者時，應把它們全部標出;責任者是領導人的要在姓名前標明他們的職務，如果有多個職務，文檔中涉及的內容是由領導的某項職務進行履職，則領導的該項職務應全部標注，其他職務在不超出字數的前提下，也可以標注。其次，文件內容（事由）部分。標注問題時不能把文件內容全部照抄到題名中，既要精練，又要把涉及的方面寫全。第三，文種（名稱）部分。指的是案卷內的文件名稱，包括文種。文種較多時可以省卻文種由內容（事由）+文件資料（材料）替代。第四，時間部分。在時間的歸檔上要按照文檔內容涉及的時間，而非簡單的文件成文時間來命名，特別是在一些跨年度的請示、商洽函的回復文件中，時間往往過了一個自然年，在歸檔標題編寫上，可以突出回復文件是關于某一年某項內容的回復，把它們歸入與之相對應的請示、商洽函的案卷中。第五，可以精簡的部分。文書檔案標題應該做到該省的省、該全的全。一般件中的“關于”“有關”“的”“懇請”“商請”等不含有文件內容的詞語全部都可以省略，不寫入文檔標題。這些語氣助詞雖然在正式文件中可以起到恭敬、嚴整、符合禮儀規范的效果，但是在文件歸檔后，文檔的查找和利用中起不到任何作用，文書檔案的標題本來就要求簡練，有一定的字數限制，對于這類無實際含義的字詞，在文檔標題命名中是完全可以省略掉的。另外，文件與文檔是有很大區別的，若是在命名編寫中發現歸檔文件的標題不能充分、準確地反映文件內容，則需要在編寫時改寫為符合文書檔案要求的標題。

3 文書檔案標題命名恰當有利于提升檔案查詢效率和利用價值

習近平總書記指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。”檔案的價值在于傳承與利用，要高效的利用檔案，離不開準確的查詢檢索工具。因此，做好文書檔案標題的命名工作可以為檔案的利用打好堅實基礎。由于每個案卷卷首都附有卷內文件目錄，列舉了卷內文件的主要內容和成分，如文件作者、文件內容（事由）、文種字號等，只要根據以上內容做好了文書檔案標題的編寫，就能準確地依據文檔標題對檔案文獻進行分析檢索，快速查找到需要的內容，極大地促進文書檔案的開發利用。