企業檔案數字化存在的問題及對策

唐蕾榮 董月茜

摘 要：現在科學技術快速發展，帶來的信息技術也同時高速發展。這些科技的高速發展和廣泛應用同時也帶動了企業檔案的發展。由于現在數字化的快速發展，這項技術已經滲透到社會的各個方面。在我們的生活中很多地方都已經進入數字化模式。本文是關于企業檔案數字化建設相關條件，通過企業檔案數字化的現狀進行分析其中存在的問題，通過這些問題對企業檔案數字化建設提供解決辦法和建議。

關鍵詞：企業檔案、數字化、問題、對策

1 企業檔案數字化的意義

在當今社會下科技的快速發展，信息技術和計算機技術也同時不斷的進步，在生活的每一個方面都涉及數字化，數字化同時也在許多方面使我們的生活更加便捷。其實數字化的本質就是用設備將模擬信號轉化為數字信號，然后進行處理。數字化的發展過程中，同時也帶動了許多企業的前進，其中檔案數字化就是非常具有代表的一項。在中央和國家機關檔案整理數字化現場，受到大力鼓舞，提高了數字化在檔案方向的有利作用。其實科技是一把雙刃劍，當然數字化也存在著挑戰，通過一些技術手段可以將數字化為企業檔案帶來更多的發展機遇，但是如果不進行對企業檔案數字化可能使企業未來發展影響巨大。企業檔案的數字化主要是指將原來的紙質檔案利用計算機掃描等技術進行將檔案全部整理后，通過網絡上傳存儲位置，然后通過網絡智能進行對企業數字化檔案進行管理和使用。

1.1 方便保管

在日常中企業檔案可能會被經常調出使用，由于使用的頻繁，可能會導致紙質檔案出現破損、翻折、丟失等。檔案存在的意義就是為了方便以后進行查閱，但是由于紙質的存在的缺點，導致檔案的保管與使用出現了矛盾。對整個企業檔案使用存在很大干擾。在紙質檔案的查詢和使用過程中并不方便進行查詢，同時在查詢過程中，可能會使檔案順序錯亂。紙質檔案在存檔時，必須將文件進行整理，分類放入文件袋和文件盒中，這樣就會出現占用大量的空間和資源，在查找過程中，同時也會很浪費時間。相對于這些紙質版的企業檔案缺點，數字化企業檔案都可以完美的解決這些問題，在日常使用過程中將檔案數據存在相應的空間，在需要的時候可以對其進行查找翻閱，這些過程對數據都不會有任何損害，不會像值日班導致紙張破損等。在檔案的存儲時，只需要將相應的數據保存在數據盤中，不會占用更多地方，并且這些數據可以長期有效地保存在其中，不會出現丟失錯亂等情況。當需要當軟件時可以直接通過復印或打印等方式將數字化檔案變成紙質檔案，方便使用和查詢。在數字化企業檔案使用過程中，如果需要找到某一段企業檔案，可以直接通過搜索方式進行對企業檔案查找，不需要像紙質版一樣進行翻閱才可以找到。企業檔案數字化是為了改善企業檔案中存在的一些問題，只有將這些問題進行解決，才可以促進企業檔案的使用。

1.2 提高效率

數字企業檔案不僅在使用過程中可以提高效率，在錄入過程中同時可以提高工作效率。在錄入過程中可以將數據利用掃描等方式直接將文件導入數據庫，隨著現在計算機的智能，可以直接在相應的數據表格中進行計算等，一些高級算法也可以通過函數的方式進行解決。在使用過程中可以對需要的文檔直接進行搜索和查詢，幫助人們更快速的找到所需要的檔案，如果一些檔案需要使用紙質版，可以直接將該數據選擇打印，方便整個數據的導入和導出。在使用過程中，如果發現有錯誤可以直接在原來數據上進行修改，并且可以保證其他數據不被破壞。減少之前的修改數據需要進行重新對其他所有數據統一改正。檔案的使用者可以在隨時隨地的進行調用檔案，在需要進行查詢檔案時可以直接用計算機進行查詢即可。在對檔案進行傳輸時，可以直接通過網絡信息將檔案進行異地傳輸，并且可以直接采用調閱等方案進行使用，企業檔案就不會再受到空間位置的影響。

2 企業檔案數字化的建設

2.1 促進企業發展方向

所有企業的建設主要以綠色理念為核心，現在許多企業為了保護環境，提高公司為做社會貢獻，綠色環保已經成為主題。整個企業的經營者不僅注重企業的經濟效益，企業的環保性也在其考慮范圍內。在企業發展過程中為了確保企業的綠色環保，盡量減少使用一次性產品。企業檔案數字化就是綠色環保發展的一項，通過運用企業檔案數字化減少紙張使用，提高環保和諧，促進當今社會的綠色環保發展。

2.2 企業檔案數字化建設基礎

企業檔案數字化是利用了現在高速發展的網絡、智能方面的快速發展，通過這些方法，將傳統的紙質檔案資料進行轉化變成數字化。其實質就是將以紙作為載體的儲存方式改變為數字化的方式作為載體。由于載體的改變，導致其使用的方式和方法都有所改變，管理的方式和模式也同時在改變。原本企業檔案作為企業的無形資產，幫助企業在整個發展過程中打下了良好基礎。在企業檔案數字化的進程中主要分為以下三個階段起步階段、準備階段、發展階段。起步階段是先建立好儲存企業檔案的網站。準備階段也就是將所有的企業檔案錄入到相應的區域。發展階段是將已經錄入完的信息進行深度化分析和運用。在不同的階段對企業檔案信息資料有不同的應用，確保每一個階段都能為整個企業數字化建設帶來方便。

3 企業檔案數字化建設存在的問題與解決方案

3.1 軟件兼容性差問題和解決方案

雖然企業檔案數字化建設靠的是正在高速發展的網絡和智能，但是其中還存在著一些技術相關的問題并不能達到要求。當前的大部分檔案數字化軟件對于企業的試用性都非常的差，其中還有些軟件可能出現不兼容現象，只能通過專業軟件進行使用，其它軟件不可使用。由于現在軟件開發仍在進行階段，并不能及時的創制出完善的軟件，所以在使用過程中在不同的電腦上進行統一安裝和測試軟件，或者將已保存的數字化檔案進行轉換格式，然后再進行查看和使用。

3.2 安全問題和解決方案

由于網絡的高速發展，其中帶來的隱患也是有很多的，網絡安全是現在討論的一大重要問題。雖然現在通過加密防護等措施進行保證系統安全，但是有些時候并不能得到有效的阻止病毒入侵。這種的解決方法可以通過，架設企業內部局域網，只外網人員使用本企業內部局域網。通過局域網方式可以有效的阻止外部人員進入企業內部網站，這樣就可以有效的防止病毒入侵，防止檔案中有效數據被盜取。

3.3 數字化檔案信息保存時間過短

通過對現存數字化檔案用軟件的調查，可以發現數字化企業檔案保存時間一般在十年左右，超過十年這些檔案有可能會直接消除。在保存這些數據的硬件上面主要是以磁盤為主，磁盤可能存在詩詞等風險，這樣就會導致企業檔案的丟失。但是現在由于新的設備不斷出現，部分軟件并不能兼容現存的新型設備導致不能將就的儲存器與新的儲存器進行結合。為了解決這一辦法，不僅不斷的提升軟件技術，更重要的是進行多份備份，將企業檔案存在多個數據源中來確保企業數據的安全。

4 結束語

綜上所述，企業檔案數字化促進企業的發展的同時也會帶來一些相應的問題，面對這些問題應該積極去面對解決，應用現有的技術盡量減少問題出現。企業檔案在企業發展過程中提供了基礎工作，有效的幫助整個企業在發展歷程中打下基礎，在未不久的將來一定可以通過你先進的科技將現存的問題解決。為整個企業帶來更好的發展。

參考文獻

[1]米曉霞.企業檔案數字化存在的問題及對策[J].赤峰學院學報（自然科學版），2008，24（11）：164-166.

[1]馬雨薇.企業檔案數字化管理中的問題與對策[J].企業導報，2014（11）：47+44.