試析文書檔案管理的特點(diǎn)及創(chuàng)新途徑

彭旗麗

摘 要：文書檔案管理作為企事業(yè)單位行政工作中的重要組成部分，記錄了企事業(yè)單位的整個發(fā)展過程，很大程度上體現(xiàn)了企業(yè)事業(yè)單位在發(fā)展過程中所做的一系列決策、對問題的討論分析、管理等方面的成果。尤其是近年來，隨著經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，各類企事業(yè)單位得到了快速發(fā)展，相應(yīng)的，文書檔案從種類到數(shù)量都得到了快速增長，給文書檔案管理工作帶了前所未有的挑戰(zhàn)。為了提高文書檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，必須不斷進(jìn)行管理工作的創(chuàng)新，依托信息化手段，不斷創(chuàng)新管理手段和管理技術(shù)，推動文書檔案管理工作的開展。本文分析了新時期文書檔案管理工作的特點(diǎn)和面臨的問題，并探討了創(chuàng)新文書檔案管理工作的意義，最后提出了創(chuàng)新文書檔案管理工作的途徑。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;創(chuàng)新

1 引言

文書檔案管理作為企事業(yè)單位檔案管理中的一部分，對企事業(yè)單位的發(fā)展具有十分重要的意義。文書檔案管理記錄了企事業(yè)單位發(fā)展的全過程，包括在發(fā)展過程中所涉及的各類決策、對問題的解決方案、發(fā)展思路、管理制度等。因此，做好文書檔案管理工作很大程度上也是為企事業(yè)單位的發(fā)展理清思路。隨著文書檔案種類的增多和信息化的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的文書檔案管理已經(jīng)很難滿足現(xiàn)代企事業(yè)單位檔案管理的需求，因此，急需創(chuàng)新文書檔案管理工作，提高檔案管理效率，同時也提高企事業(yè)單位檔案管理工作的開展。

2 文書檔案管理概述

文書檔案管理工作是伴隨企事業(yè)單位發(fā)展全過程的，涉及企業(yè)單位的生產(chǎn)經(jīng)營、管理等多方面內(nèi)容。主要包括會議記錄、行政決策、工作計劃、總結(jié)報告、管理制度等文件。考慮到這些文件一方面記錄著企事業(yè)單位的發(fā)展歷程，另一方面能夠?qū)ζ笫聵I(yè)單位未來的發(fā)展提供方向性的指導(dǎo)，因此，針對上述文件的整理歸檔工作就顯得十分重要。文書檔案管理工作的主要內(nèi)容就是對這類文件按照一定的規(guī)律進(jìn)行分類整理歸檔，并按照一定的要求進(jìn)行科學(xué)的管理和存儲，以便后續(xù)對文檔的調(diào)取和查閱。

文書檔案不同于一般的文件，因此，對于其的管理主要分為收集、整理、歸類、編目、保存等幾個方面，因?yàn)樯婕暗奈募N類繁多，因此，文書檔案管理工作具有其特殊性，具體表現(xiàn)在以下幾個方面。

首先是綜合性強(qiáng)，這個綜合性主要表現(xiàn)在文書檔案涉及的范圍廣，包括會議記錄、人事檔案、設(shè)備相關(guān)資料、科研成果、黨務(wù)工作、計劃生育工作、發(fā)展規(guī)劃、政策文件、基礎(chǔ)建設(shè)等，從文書種類可以看出，這些文檔不僅種類繁多，而且涉及企事業(yè)單位的各個部門，也就是說文件資料的來源也是多方面的。一些文件不僅來自企事業(yè)單位自身部門，還有來自其他相關(guān)單位的下發(fā)文檔，比如上級部門印發(fā)的通知文件，合作單位的合同資料等。這些文件都屬于文書檔案歸檔管理范圍內(nèi)，從文件的種類也可以看出，文書檔案管理工作的繁重和重要性。

其次是保密性，這也是文檔管理工作的重要特點(diǎn)，因?yàn)槲臅鴻n案是伴隨企事業(yè)單位整個發(fā)展過程中形成的文件，是對單位發(fā)展過程的真實(shí)客觀描述和反映，比如發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營理念等等，這些內(nèi)容與單位未來發(fā)展息息相關(guān)，屬于單位內(nèi)部的機(jī)密。因此，從文件的開放程度上來看，也屬于比較低的，更多的是面向單位內(nèi)部人員翻閱。因此，保密性也是文檔管理工作的特點(diǎn)之一。

再次，文書檔案管理工作還具有階段性的特點(diǎn)。考慮到文書檔案管理工作是一項(xiàng)涉及企業(yè)未來發(fā)展的日常性工作，因此，對相關(guān)文檔的管理工作要加強(qiáng)階段性整理的理念。這樣做一方面是便于歸檔后期的調(diào)閱，另一方面，也有利于企業(yè)

企業(yè)未來的發(fā)展規(guī)劃。通常來說，可以以半年或者一年為一個歸檔階段。

3 現(xiàn)階段文書檔案管理工作的困境

3.1 領(lǐng)導(dǎo)層面重視不夠

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)對文書檔案管理工作不重視，從領(lǐng)導(dǎo)層面沒有認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要性。單純的將文書檔案管理工作劃歸為行政工作中，對于工作中一些文件記錄也不注意保存和歸檔。尤其是對一些規(guī)模相對較小、還處于發(fā)展初期的企業(yè)，這種現(xiàn)象更是嚴(yán)重，這類企業(yè)更多考慮的是經(jīng)濟(jì)效益，而對于無法直接帶來經(jīng)濟(jì)效益反而會在一定程度上增加企業(yè)行政負(fù)擔(dān)的文書檔案管理工作自然不夠重視。

3.2 管理制度的不完善

考慮到企事業(yè)單位對文書檔案管理工作的不重視，管理制度的不完善也不難理解。近年來，隨著我國社會的不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案管理意識逐漸加強(qiáng)。各部門各單位已經(jīng)相繼開展并完善自身的檔案整理、歸檔工作，相關(guān)制度也在不斷的建立和完善，但于文書檔案管理工作來說這些還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。尤其是隨著信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)間的交流合作增多，形成文書檔案管理制度呈現(xiàn)出與當(dāng)今需求不匹配的局面，造成文書檔案管理工作中問題頻出。由于缺乏有效的指導(dǎo)，很多整理好的文書檔案并沒有實(shí)現(xiàn)其應(yīng)用價值，很多單位并沒有明確文書檔案管理的內(nèi)涵，只是將文檔進(jìn)行了歸類和整理，對于其真正的服務(wù)性價值意識不足，嚴(yán)重影響了文書檔案管理工作的效率。

3.3 缺乏專業(yè)的管理人員

文書檔案管理人員不專業(yè)是現(xiàn)階段文書檔案管理工作開展緩慢的重要原因。一方面，從專業(yè)培養(yǎng)角度來說，相關(guān)專業(yè)每年的畢業(yè)生有限。另一方面，很多單位對文書檔案管理工作不重視，聘請專業(yè)人員進(jìn)行文書檔案管理的單位更是鳳毛麟角，造成單位的文書檔案工作都是一些行政人員兼任。檔案管理知識的缺乏，造成文書檔案管理工作更多的是在文件收集整理環(huán)節(jié)徘徊。及時進(jìn)行了歸檔，也缺乏專業(yè)性和規(guī)律性，造成的后果是，后續(xù)接手負(fù)責(zé)的人工作開展困難。很大程度上造成了工作的滯后和效率的低下。

4 如何加強(qiáng)文書檔案管理工作的創(chuàng)新性

為了加強(qiáng)企事業(yè)單位的文書檔案管理工作，需要多方面的努力，各部門各企業(yè)要不斷完善和創(chuàng)新自身管理工作，提高文書檔案管理工作的效率和有效性。

4.1 不斷創(chuàng)新管理制度

文書檔案管理工作的順利開展需要正確的制度指引，因此，制度創(chuàng)新是最基本的。管理制度的創(chuàng)新不是對原有制度的全盤否定，而是在原有制度的基礎(chǔ)上，針對企事業(yè)單位自身特點(diǎn)和需求，進(jìn)行有效的補(bǔ)充和適當(dāng)?shù)母淖儭Ｄ康氖亲尮芾碇贫扰c時代發(fā)展和企事業(yè)發(fā)展相適應(yīng)。比如，對比幾年前的企事業(yè)發(fā)展，現(xiàn)在的企事業(yè)無論從規(guī)模、還是經(jīng)營范圍、市場以及合作對象都發(fā)生了變化，這樣一來，涉及的文書種類也會相應(yīng)增多，那么從管理制度上來說，就要做到與時俱進(jìn)，既結(jié)合企業(yè)需求也要結(jié)合社會發(fā)展方向，制定出既滿足現(xiàn)在需求又能夠與社會和企業(yè)發(fā)展方向一致的文書檔案管理制度，促進(jìn)文書檔案管理工作的順利開展，同時為企事業(yè)發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。

4.2 文書歸檔管理工作理念的創(chuàng)新

理念的創(chuàng)新更多體現(xiàn)在對文書檔案管理的重視程度上，相信隨著企業(yè)的逐步發(fā)展和正規(guī)化，會越來越意識到文書檔案管理工作的重要性。因此，為了更好的推進(jìn)文書檔案管理工作，需要從思想上進(jìn)行創(chuàng)新。考慮到文書檔案管理工作涉及企事業(yè)不同的部門、不同的企事業(yè)之間。因此，這是一項(xiàng)需要各部門、各單位配合完成的工作。為了更好的完成這項(xiàng)工作，相關(guān)人員要結(jié)合自身負(fù)責(zé)的部分不斷創(chuàng)新工作，如何提高歸檔工作的效率，如何部門間各類文書的交接歸檔工作。尤其是文書檔案管理工作的具體負(fù)責(zé)人員，更要不斷進(jìn)行工作理念的創(chuàng)新，結(jié)合本企事業(yè)發(fā)展和需求不斷完善歸檔流程、提高歸檔效率、提升文書歸檔管理效率，實(shí)現(xiàn)文書歸檔工作的服務(wù)性。

4.3 不斷創(chuàng)新管理手段和技術(shù)

信息化時代的來臨，為文書檔案管理工作帶來極大的便利。傳統(tǒng)的文書檔案管理工作更多的依賴人工處理，從文件的收集整理、編目的建立、到文檔的查閱調(diào)取都依靠人工進(jìn)行。因此，可以說這個時期的文書檔案管理工作并沒有體現(xiàn)出更多的專業(yè)性特點(diǎn)。隨著社會的發(fā)展和企事業(yè)的進(jìn)步，文書檔案管理工作的專業(yè)性得到了極大的體現(xiàn)，如何歸檔、歸檔的依據(jù)、流程等都需要專業(yè)知識的輔助，尤其是文書檔案管理的信息化。利用信息化檔案管理系統(tǒng)對文書檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，將所收集的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的編號歸檔。利用條形碼等技術(shù)對文檔進(jìn)行信息化存儲，統(tǒng)一打印出不同門類的編目之后再進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔，并對信息化的文書檔案按照不同的安全級別進(jìn)行安全化處理，提高檔案的安全性，更方便后期文書檔案的調(diào)取查閱。

5 結(jié)束語

總之，無論對于事業(yè)單位還是企業(yè)來說，有效的文書檔案管理工作不僅能夠記錄企事業(yè)發(fā)展的過程，為企事業(yè)未來發(fā)展提供政策支持和方向。但目前來看，文書檔案管理工作開展過程中還面臨一些問題，造成此項(xiàng)工作效率不高，文書檔案的價值無法得到有效體現(xiàn)。為了改變這種現(xiàn)狀，需要企事業(yè)單位不斷發(fā)揮創(chuàng)新意識，結(jié)合自身實(shí)際需求進(jìn)行文書檔案管理工作的創(chuàng)新，利用信息化優(yōu)勢，不斷提升企事業(yè)單位文書檔案管理工作的效率，為企事業(yè)單位的發(fā)展提供有力支撐。

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