信息時代下企業檔案管理工作探討

李震

摘 要：信息時代背景下，企業檔案管理信息化已經成為大勢所趨，然而仍有部分企業沒有認識到該項工作的重要性，投入資金較少，制度建設滯后，人員素質較低，給檔案管理信息化帶來了一定阻礙。本文將闡述信息時代給企業檔案管理工作帶來的巨大變革，并針對當前實際工作的不足制定有效的優化路徑，希望能夠最大化的體現出現代信息技術優勢，推動企業檔案管理工作的創新，從而為企業發展奠定堅實的基礎。

關鍵詞：信息時代;企業;檔案管理;優化路徑

在企業的生產經營過程中，檔案管理的重要性不言而喻，能夠為企業的管理和決策提供指導依據，確保企業各項經營管理活動的穩定有序開展，給企業創造了極為可觀的效益。信息時代的來臨對于檔案管理工作提出了更高的要求，企業應該積極把握時代機遇，善于利用現代信息技術，實施檔案管理工作創新，以降低檔案管理成本，擴大企業經濟效益，確保企業能夠在激烈的市場競爭中占得先機，始終立于不敗之地。

1 企業檔案管理信息化的優勢

1.1 豐富了檔案管理技術手段

傳統的檔案管理技術較為單一，檔案資料的記錄、整理和保管大多依靠手工作業，檔案管理人員的工作量比較繁重，同時也消耗了不可計量的紙質資源，無形中破壞了生態環境的平衡。信息技術在檔案管理工作中的應用豐富了檔案管理的內容和形式，將傳統手工作業轉變為計算機操作，大大減輕了檔案管理人員的工作負擔，提高了檔案管理效率，減少了對生態環境的負面影響。

1.2 拓展了檔案信息服務空間

21世紀是信息化時代，企業每天的生產管理活動產生了海量數據信息，單單依靠人力無法完成信息的采集和處理，信息的利用率也相對低下。運用互聯網技術能夠實現對企業的動態實時監控，采集的信息更加準確、可靠，檔案管理的成本也會顯著下降，更為符合企業的經濟利益。而且檔案信息的查閱和利用變得十分方便快捷，檔案的利用率也更高。

1.3 提高了檔案信息時效性

企業的檔案信息通常具有一定的時效，即僅在某一時間段內能夠發揮作用，超出時限將存在失效風險，如果檔案更新速度緩慢，不能跟上信息變化速率，將無法保證檔案信息功能的有效發揮。互聯網技術和大數據技術的應用簡化了檔案管理流程，計算機強大的運算功能可以在短時間內處理海量數據，采集的檔案信息更為精準，具有較高的實用價值。

2 企業檔案管理信息化面臨的主要問題

2.1 思想意識落后

有些企業領導仍然受到陳舊落后思想觀念的束縛，不能認識到檔案管理信息化的重要性，將該項工作擺在一個靠后的位置，制定的制度體系不完善，對檔案管理人員也沒有做出明確的要求，使得檔案管理人員在崗位工作中失誤頻繁，不能對檔案資料進行妥善保管，嚴重影響到了檔案的利用率，這讓檔案管理的信息化發展遭遇了重重困難。

2.2 投入資金不足

檔案管理信息化建設需要投入的資金和資源相當龐大，部分企業領導出于經濟利益考慮不愿意將資金投入到相關工作中，在購買設備和軟件時往往會想方設法的節約成本，導致硬件設備性能不佳，軟件功能不齊全，那么所構建的檔案管理信息系統就不能穩定運行，容易出現各種問題，無法在檔案管理工作中發揮良好作用，檔案管理的信息化也就成為一句空談。

2.3 管理制度不完善

目前我國企業制定的檔案管理制度通常是不夠健全的，沒有對人員職責予以詳細劃分，對他們實施嚴格監督，檔案管理人員分工不明，出現問題相互推諉責任，無法保證檔案管理工作質量。與此同時，制度缺陷還會讓檔案管理人員的思想懈怠，不能主動學習現代管理知識和信息技術，限制了信息化管理手段在檔案管理工作中的應用，極大的削弱了檔案管理工作的實效性。

2.4 人員素質較低

專業素質較低、責任心較差的檔案管理人員會對檔案管理信息化產生消極影響，這些檔案管理人員不能嚴格落實自身職責，對待崗位工作態度敷衍，違規操作更是屢屢發生。還有些檔案管理人員的計算機操作能力不強，不能靈活使用計算機進行檔案資料的信息化管理，檔案的利用率也有待提高，致使檔案管理工作效果大打折扣，檔案管理信息化發展前景堪憂。

3 信息時代企業檔案管理工作優化路徑

3.1 更新思想觀念

要想保證檔案管理信息化的有效落實，企業就要積極更新思想觀念，將該項工作的實施價值普及給全體檔案管理人員，使之認識到自身在檔案管理工作中肩負著重大使命，嚴格約束自己，主動學習先進知識和技術，更好的適應檔案管理信息化要求，切實提高企業檔案管理工作效率和質量。企業要立即著手構建檔案管理信息系統，按照法律法規和行業技術標準來構建數據庫，以實現檔案信息收集、整理、分析、保管、利用等環節的標準化，深度挖掘檔案信息價值，保證檔案信息的科學使用。

3.2 加強制度建設

建立符合信息時代背景的檔案管理工作制度，讓所有檔案管理人員都能清楚知道檔案管理信息化工作流程和工作要求，為每個人員安排專屬職責，嚴格落實崗位責任制，對于屢次出現錯誤的人員要給予嚴懲，可以促使檔案管理人員更加重視崗位工作，加強他們的自我約束，檔案管理工作中的違規行為就會得到有力遏制。與此同時，制度中要明確指出檔案管理信息系統的建設標準和功能要求，督促檔案管理人員運用先進技術來優化檔案服務形式，保證檔案使用者可以迅速查找到所需信息，彰顯檔案服務的個性化。

3.3 加強資金投入

檔案管理信息系統的建設需要硬件設施和軟件工具作為支撐，企業應該加大資金投入力度，購買先進的軟硬件設施，在系統運行期間加強維護，及時更新老化設備，降低故障發生概率，保證檔案管理信息系統能夠平穩運行，為檔案信息的充分利用創造有利條件。還要在機房內安裝智能監控設備，可以自動調節機房環境，保證溫濕度的適宜，以免溫度過高或濕度過大燒壞計算機，引起不必要的經濟損失。同時還能監控檔案管理人員的操作，避免檔案信息遭到篡改，是企業檔案管理信息化的重要舉措。

3.4 保障信息安全

現如今企業網絡遭受攻擊的概率大大增加，一旦被黑客攻入系統，將面臨著檔案信息泄漏和丟失的風險，企業遭受的損失是無法估量的，需要采取一些措施來保障檔案信息的安全性，將信息安全風險降到最低。檔案管理人員要按照制度規定進行電子檔案查閱復制工作，上級主管部門也要定期檢查和不定期抽查，確保檔案管理人員行為的規范性。加強對移動硬盤、光盤、U盤等電子檔案載體的管理，定期對其進行安全掃描，確保電子信息的安全和完整。此外，電子信息載體不得被隨意借用，其使用范圍也要進行嚴格控制。

4 結語

檔案管理信息化是一項關乎企業效益的重要工作，應該得到企業領導的高度重視，加強資金技術投入力度，制定完善的檔案管理工作制度，還要采用多種手段來保障檔案信息的安全性，以推進檔案管理信息化進程，充分發揮檔案信息價值，為企業戰略發展目標的達成保駕護航。

參考文獻

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