基于數字時代下檔案數據化管理問題探究

李海濱

摘 要：隨著數字時代的到來，給檔案管理工作提供了便利條件，但在實際管理工作中仍然存在著許多的問題。本文對數字時代下檔案數據化管理工作進行分析，首先分析了存在的問題，然后對優化創新路徑進行了探討，希望能夠對檔案管理工作人員提供幫助。

關鍵詞：數字時代;檔案數據化管理;問題

1 檔案數據化管理存在的問題

1.1 各項投入不足

要想讓檔案管理工作實現真正的數據化，就必須要為其提供牢固的發展基礎，保障充足的資源投入，例如資金、技術、人才等等。對我國檔案數字化管理的現狀進行分析可知，缺乏充足的投入是檔案數據化管理的首要問題，特別是在設備和技術兩方面。由于檔案數據化管理工作依賴于現代化的設備，例如計算機以及相關的軟件，而實際檔案數據化管理建設中，普遍存在投入設備不足的情況，無法保障相關軟件的高效運轉，進而影響檔案管理工作的效率。與此同時，檔案數據化管理也離不開相應的技術支持，在當前數字時代，諸多技術得以廣泛的運用，例如大數據技術、攝影識別技術、云計算技術等。但在檔案數據化管理工作中，由于管理階層對相關技術缺乏重視，忽視了對相關人員進行專業技術培訓，進而導致各項技術無法應用到位。

1.2 管理制度不夠完善

檔案數據化管理工作的正常開展離不開相應的管理制度作為支持，主要指的是檔案管理工作制度。通過對檔案數據化管理的現狀來看，檔案管理工作制度存在著一定的缺陷，缺乏足夠的規范性與標準性。大多數檔案管理工作中缺乏專項的管理制度，即使部分單位創建了制度，在實際工作中往往也是流于形式，落實程度不高，進而無法有效的將檔案管理工作人員實際工作規范化、標準化，致使檔案管理工作頻繁出現失誤[1]。

1.3 檔案數據化管理建設力度不足

首先，實現對檔案管理工作的數字化建設，就離不開搭建信息化管理平臺，但當前，部分檔案管理單位信息化管理平臺過于落后，主要表現為缺少科學的存儲支撐，由于存儲技術以及存儲介質不到位，進而會讓檔案管理工作的數據存儲頻繁出現問題。另一方面，在數據存儲方面部分檔案管理單位存儲需求相應不及時，降低了存儲的效率;其次，檔案安全保障是檔案管理工作的重點內容之一，隨著網絡技術日益發達，信息共享程度不斷提高，數據安全問題成為各行各業非常重視的問題，但部分檔案管理單位的檔案數據安全無法得到保障，造成這種情況主要有以下兩點原因：一是檔案管理市場交易機制缺乏規范性與真實性，進而導致網絡交易流程不夠完善，直接影響到檔案數據的安全;二是缺少對數據安全加密技術的應用，相關安全保密措施不到位，給了不法分子可乘之機[2]。

2 檔案數據化管理優化途徑

2.1 增加各項投入，推動檔案數據化管理發展

為了有效的提高檔案管理工作的數據化管理水平，相關檔案管理單位應當加強對檔案管理工作的投入，加大對檔案數據管理的資金、技術、人才的投入，給予檔案數據化管理政策支持，大力推動檔案數據化管理的進程。其中特別需要針對數據化管理相關技術設備的應用，優化檔案數據化管理工作與服務器的對接，進一步提高檔案數據化管理的效率與質量[3]。

2.2 完善相關管理制度

在開展檔案數據化管理工作的過程中，檔案管理單位需要制定相應的專項管理制度，保障檔案數據化管理正常開展，將檔案數據化管理工作真正落到實處。在優化檔案管理工作制度的時候，相關人員需要保持科學嚴謹的態度，對檔案管理工作的實際內容進行分析，進而保障管理制度的合理性，對檔案數據化管理工作的具體內容進行規范化、標準化，將相關責任落實到個人[4]。另外，檔案數據化管理制度還應當根據實際工作，做出合理的調整，提高檔案數據化管理工作的效率與質量[5]。

2.3 加快檔案數據化管理建設進度

1）完善檔案數據化管理平臺。為了提高檔案數據化管理的效率與質量，就離不開科學合理的數字化管理平臺的支持，讓工作人員能夠通過平臺對檔案的實際情況進行合理的調查分析、調配利用。首先，在建立檔案數據化管理平臺的時候，必須要對工作中的重點進行把控，合理的轉化資源，逐步提高館藏的資源利用率，確保檔案數據化管理平臺的能夠滿足實際使用的需求。其次，在建立檔案數據化管理平臺的時候，技術人員應當重視貢獻數據的功能，建立共享通道，在單位內部局域網設置共享賺取，通過對檔案目錄進行合理的分類，進而提高共享程度與實際利用率。最后，在建立檔案數據化管理平臺的過程中，必須要對平臺的各項實際功能進行完善，特別是對檔案的提取系統，需要格外的重視。

2）加強檔案數據化管理安全性。開展檔案數據化管理工作中，存在著一定概率的泄露、損壞的風險，特別是隱私泄露之后，造成的后果十分嚴重。基于此情況，在建立檔案數據化管理平臺的時候，需要重視平臺對檔案數據的安全保障，通過應用先進的安全保護技術，對檔案數據進行加密處理，同時設置使用權限，并建立多道驗證體系，保障數據檔案的安全性。另一方面，為了保障數據檔案的安全性，需要建立對訪問數據的實時監控制度，對訪問的數據進行分析，判斷其中是否存在病毒，并建立起專業的全面、多結構防火墻，有效的抵擋病毒入侵以及惡意攻擊等，進而提高檔案數據化管理工作的安全性。

3 總結

綜上所述，隨著科技水平、信息技術不斷提高，檔案數據化管理成為檔案管理事業的未來發展趨勢，通過建立檔案管理數字化信息管理平臺，能夠有效的提高檔案管理工作的效率與質量，但同時也將會面對不法分子的惡意攻擊以及病毒入侵，相關技術人員必須對檔案數據的安全性給予高度重視，充分利用互聯網信息安全技術，保障檔案數據管理的安全性。

參考文獻

[1]劉倩.淺析數字時代下檔案管理數據遷移模式的規范化[J].綏化學院學報，2020，40（3）：135-138.

[2]孫冬云.淺析大數據時代的數字化人事檔案管理[J].數字通信世界，2019，（9）：221.

[3]葉陽.關于大數據時代企業檔案管理的實物與聲像檔案數字化管理分析[J].建筑工程技術與設計，2019，（8）：3048.

[4]王丹.淺談大數據時代下的文物檔案數字化管理利用[J].數字化用戶，2018，24（23）：149.

[5]黃艷蓉.大數據時代對城建檔案數據信息管理利用的影響[J].城建檔案，2019，（8）：14-15.