基于歸檔文件整理規則的電子檔案檔號編制方法研究

王成

摘 要：檔案管理是每個公司不可或缺的一個重要組成部分，從檔案收集、檔案整理、檔案裝訂、檔案保管、檔案編目、檔案統計整個流程下來比較繁復，更能強調檔案工作的耐心嚴謹。檔案管理屬于非常細致的工作之一，隨著當今社會針對檔案管理的發展，將對檔案管理工作的構架又帶來了新的影響。而有助于給公司和社會提供更快速便捷的服務這是檔案管理的最終目的，隨之而來的是檔案管理系統的架構也同樣根據這個原由而來。

關鍵詞：歸檔文件整理規則;電子檔案檔號;編制方法

社會發展速度突飛猛進，逐漸地被辦公自動化、無紙化等新鮮血液流入取而代之，檔案管理工作也在不斷的更新，工作方式也發生了很大的變化。自古至今檔案管理發生多樣變化，由簡單轉變到復雜、由經驗轉變到科學管理、由手工轉變為計算機管理;擔任檔案管理工作對工作者的要求也是非常的高，身兼重任精細負責。在歸檔文件整理規則上不斷更新完善，檔案信息也即將進入信息化電子化的時代，電子檔案較傳統檔案管理在查詢服務方面更精準、更快捷時效性非常強。而我們接下來將要進行的是關于歸檔文件整理規則的電子檔案檔號編制方法來深入的分析研究。

1 簡要說明歸檔文件整理規則

自2016年6月1日起開始實施由國家檔案局批準為推薦性行業標準《歸檔文件整理規則》現予以發布，此標準規定了作為文書檔案保存的歸檔文件單位和其他的社會組織機構對應相關歸檔文件的整理。在此說明電子檔案的編號可以參考《歸檔文件整理規則》相關條款，再結合實際情況來進行局部調整。該規則強調了五大原則分別為：歸檔的唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性。正確掌握關于歸檔文件整理的規則與要求。

2 關于電子檔案編號管理的現狀問題

現代化辦公使檔案部門在工作中少走了許多彎路，辦公過程中得心應手，但在優越的工作環境之下同時也發現了關于電子檔案管理方面的一些問題。

1）電子檔案系統不夠完善。由于檔案部門使用的辦公設備各不相同，各機構研發的電子檔案軟件系統不一致，會有在同一直屬機構使用的不同系統，無法相互調取相關信息，不能完全利用電腦來執行電子檔案的管理工作，檔案工作是為社會服務的，不能及時調取到相關資料，最終犧牲的是人民群眾。他們需要各個機構兩頭奔波為了調取檔案需要走訪好幾個地方，浪費時間消耗經歷，影響辦事效率。

2）檔案管理基礎薄弱問題積累較多。檔案管理因有很多歷史遺留問題的原因造成了檔案管理基礎薄弱，工作人員流動性較大，通過相關了解可以發現檔案在交接工作問題上也是有很大的出入。管理人員責任心較差，只顧眼前導致歷史遺留問題積少成多，不能解決導致長久擱置。這樣一來無法實施全面性、規范性統一標準，引入電子檔案面對歷史遺留問題時也是一個老大難的問題，解決問題并沒有從根本上解決。

3）缺乏技術型電子檔案管理人員。檔案管理人員的素質應有待提高，電子信息化時代對檔案管理人員的要求也是逐步增高，傳統理念上的檔案管理人員一般情況下只要踏實沉穩、細心謹慎就可以駕馭檔案的工作，通常年長人員居多，但這樣的人員思維不靈敏比較固化，不能與時俱進跟進時代的步伐，已經失去學習的動力，所以導致檔案管理“養尊處優”這一錯誤觀點。檔案信息的嚴謹需要有知識、有技術的人才來駕馭充分發揮現代化設備，把電子檔案真正引入時代的主流。

以上觀點表明了電子檔案編號管理的一個根本原因，根本問題諸多電子檔案編號管理現狀更是停滯不前，這些問題的由來不是短時間可以改變過來的，需要長時間的堅持戰斗，從某一個方面重點著手一個一個的整改落實到行動中去。

3 結合歸檔文件整理規則提出相關辦法

1）研發統一電子檔案軟件系統。為了促使電子檔案充分發揮電子信息的關鍵作用，結合歸檔文件整理規則建議研發一套關于電子檔案研發系統，這個系統是統一的，面向各大機關單位，所有關于檔案標準在此系統中都可以操作，地市聯網一些可對外公開的檔案屬于開放性質，若調取相關檔案信息務必要經相關負責人來授權審核同意后即可轉移備注只限于哪方面使用。這樣大大可以提高辦事效率而且對于執行者來說方便群眾，群眾利益最大化。

2）從根本上解決歷史遺留問題。歷史遺留問題的堆積是很嚴重的，研發專屬電子檔案系統，可以設定一個板塊針對歷史遺留檔案的內容，把問題電腦備份，系統可以自動匹配相關數據。根據匹配結果再結合紙質檔案來重新整理歸檔排序，針對性的解決具體問題具體分析。

3）提高檔案管理人員綜合素養。引入電子信息技術歸檔人員的自身素質要加強提升，嚴格要求文化程度，避免招用大齡歲數的員工，整體年輕化，熟練掌握計算機電子歸檔的操作流程，敢于面對困難敢于承擔責任，盡職盡責遵紀守法。

4 電子檔案檔號編制注意事項

電子檔案檔號編制首先需要紙質檔案歸檔組卷整理，再進行電子錄入系統分類、編號、排列、編目、歸檔電子文件格式的轉換、歸檔數據庫等相關要求。檔案管理較為復雜的工作，每個單位的檔案制度都各有不同，系統也是根據自身情況研發而定。簡單舉例：作為保險公司的檔案歸檔應該算的上比較繁瑣了，收集來的手續要系統性的整理同時還存在手續的缺失，整套檔案按編號排序，一本檔案編號、手續齊全后打印目錄進行裝訂成冊。在檔案封皮處編輯檔案號年度—險種分類—印刷號排序，紙質檔案裝訂完畢后，錄入電子系統險種的劃分、年度的劃分、理賠金額的劃分等系統自動生成電子檔案編號，再紙質檔案中體現放入檔案盒歸檔完成。每本案卷都存在卷內目錄所有案卷整合編輯為一個流水號段，比如一個目錄中出現了兩個以上的案卷流水號的時候就應該重新編輯案卷號，或者可以拆分成兩個案卷目錄;如果是一個案卷流水號分為兩個以上的案卷目錄時，應該合并為一個目錄號，還可以按照目錄來進行編設相應的案卷流水號。

5 電子檔案檔號編制方法

編制方法是非常科學合理的并且明確提出了文書檔案檔號的機構為：全宗號一檔案門類代碼·年度一保管期限一機構（問題）代碼一件號其中，檔號左邊為上位代碼，右邊為下位代碼。上、下位代碼之間用短橫線“—”連接，同一級代碼之間用間隔號“·”隔開。歸檔文件較少的單位可以為：全宗號一年度一件號。具體檔號編制方法：

1）全宗號。全宗號是檔案機構給立檔單位編制的代號，用4位數字或者字母與數字的結合標識，按照《檔號編制規則》編制。全宗號原則上由數字組成，也可采用字符+數字的方式編制，其中字符為全宗屬性代碼。全宗號不足4位的，應在全宗號前補零，如21全宗，在檔號中應為0021。全宗號第一位為全宗屬類代碼，且全宗號不足3位的，應在全宗屬類代碼之后、數字前補零，如A12全宗，在檔號中應為A012。

2）檔案門類代碼。歸檔文件的檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標識。其他門類檔案，比如照片、科技、專業檔案，參照《規則》進行整理時，其門類代碼可以分別設置為“ZP”、“KJ”、“ZY”，科技、專業門類需要復分的，應參照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822一2008）和國家基本專業檔案目錄執行。

6 結語

檔案的歸檔與電子檔案檔號的編制方法，具體還要針對立檔單位的實際情況而定制，本文主要闡述了關于歸檔文件檔案管理涉及的問題及對策，電子檔案檔號編輯的整體思路。各個立檔機構的情況各不相同，具體還要結合實際情況來有效避免檔案管理中存在的問題，告別紙質化檔案時代，全面進入現代化電子檔案整理是我們共同的發展目標。

參考文獻

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