探討基層單位文件檔案管理現(xiàn)代化路徑

侯曉亞 侯成占

摘 要：基層單位文件檔案不僅詳實記錄了基層組織的日常活動工作軌跡，而且也匯集了人事、財務(wù)、基建、遠(yuǎn)景規(guī)劃等重大事項，是基層單位開展各項日常工作的重要參考依據(jù)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，基層單位文件檔案管理也逐步向信息化、現(xiàn)代化方向過渡。因此，本文將著眼于基層單位文件檔案管理存在的問題以及采取的現(xiàn)代化管理路徑展開論述。

關(guān)鍵詞：基層單位;文件檔案管理;現(xiàn)代化;路徑

信息技術(shù)與計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)興起無疑為基層單位文件檔案現(xiàn)代化管理提供了堅實的技術(shù)保障，在這一背景之下，傳統(tǒng)的人工管理模式已成為歷史，而以電子檔案為主要介質(zhì)的信息化管理格局已日漸成熟。因此，基層單位的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)始終秉持與時俱進(jìn)的態(tài)度，以信息技術(shù)為載體，在實踐工作當(dāng)中不斷借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗，不斷創(chuàng)新管理方法，推進(jìn)文件檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

1 基層單位文件檔案管理存在的問題

1.1 重視程度不夠，利用效率較低

目前，許多基層單位往往將工作重點(diǎn)放在單位盈利水平與對外形象工程建設(shè)方面，而忽略了文件檔案管理工作的重要性。在這種形勢下，檔案管理員只是按部就班的重復(fù)著文件收集、歸檔、借閱、保管等一些基礎(chǔ)性工作，既缺少進(jìn)取精神，也缺乏創(chuàng)新意識，以至于文件檔案管理工作可有可無。而業(yè)務(wù)職能部門在開展日常工作時，也很少調(diào)取文件檔案，常常憑借個人經(jīng)驗與判斷投入到工作當(dāng)中，這就導(dǎo)致大多數(shù)文件檔案歸檔后成為永久性的陳列品，檔案的利用價值無法得到體現(xiàn)。

1.2 檔案內(nèi)容不完整，管理機(jī)制不健全

檔案管理制度是基層單位文件檔案管理工作參照執(zhí)行的法律依據(jù)，但是，一些基層單位在建立檔案管理制度時，只是籠統(tǒng)的規(guī)定了管理框架，具體的獎罰措施、考核措施則少之又少，這就導(dǎo)致一些檔案管理人員在實際工作當(dāng)中鉆制度空子，忽略了檔案管理的一些細(xì)節(jié)問題，以至于文件檔案丟失情況屢有發(fā)生。另外，檔案管理員在收集文件資料時，為了減少工作量，常常簡化了收集流程，一些重要部門的文件資料信息常常刨除在外，導(dǎo)致文件檔案資料殘缺不全，領(lǐng)導(dǎo)或者檔案需求部門在調(diào)取檔案時，無法獲取有價值的信息，這就為各項工作的順利展開造成了諸多不利影響[1]。

1.3 現(xiàn)代化管理意識淡薄，信息化系統(tǒng)功能缺失

目前，基層單位已經(jīng)建立了較為完善的文件檔案信息管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)的建立不僅減少了工作量，提高了工作效率，而且也使檔案的利用價值也逐步突顯出來。但是，部門檔案管理員已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)的人工操作模式，仍然將紙質(zhì)檔案作為主要的存儲介質(zhì)，而忽略了電子檔案的實用性。另外，一些基層單位的檔案信息系統(tǒng)只有查詢與借閱功能，缺少檔案資料庫的信息提示功能以及人性化服務(wù)功能，這就嚴(yán)重制約了檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

2 基層單位文件檔案管理現(xiàn)代化路徑

2.1 完善檔案信息系統(tǒng)，樹立信息管理意識

基層單位應(yīng)當(dāng)以信息技術(shù)為載體，不斷完善與充實檔案信息系統(tǒng)功能，從檔案建檔、目錄查詢、檔案分類、借閱審批、保密設(shè)置等多方面予以全方位考慮，使信息系統(tǒng)能夠為檔案需求單位以及個人提供更多便捷服務(wù)。以檔案信息查詢系統(tǒng)為例，過去，在輸入查詢詞條時，往往需要輸入完整的檔案目錄信息，才能查詢到所需要的文件檔案。而經(jīng)過系統(tǒng)升級與技術(shù)創(chuàng)新，目前，在搜索文件檔案資料時，只需要輸入檔案關(guān)鍵詞條即可。比如查詢“2019年度基層單位黨代會的會議文件資料”檔案需求人員只要在搜索框內(nèi)輸入“黨代會”，搜索界面就會出現(xiàn)歷年來的黨代會信息，然后利用時間排序等人性化篩選功能，能夠快速查詢到所需要的文件資料。因此，基層單位應(yīng)當(dāng)對檔案信息系統(tǒng)功能根據(jù)工作需要不斷進(jìn)行調(diào)整與完善，以加快推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

2.2 構(gòu)建專業(yè)人才體系，提高專業(yè)技能水平

基層單位的檔案管理人才隊伍在年齡結(jié)構(gòu)、文化水平、工作經(jīng)驗、綜合素養(yǎng)等方面良莠不齊，尤其是一些資格老、年齡大的檔案管理員，對現(xiàn)代化檔案管理理念缺乏正確認(rèn)知，在實際工作當(dāng)中，檔案信息系統(tǒng)的應(yīng)用頻率相對較低。針對這種情況，基層單位需要從管理人員的思想源頭抓起，通過內(nèi)部培訓(xùn)以及遠(yuǎn)程線上教育相結(jié)合的方式，向檔案管理員傳授現(xiàn)代化的檔案管理方法，使其樹立高度的主人翁責(zé)任意識，不斷提升檔案信息系統(tǒng)的實際應(yīng)用能力。此外，基層單位的人事部門可以借助于網(wǎng)絡(luò)招聘平臺、社會第三方招聘機(jī)構(gòu)或者與專業(yè)對口的高等院校建立長期合作往來關(guān)系，引進(jìn)檔案管理專業(yè)、信息技術(shù)專業(yè)人才，為一些創(chuàng)新能力強(qiáng)、管理水平高、綜合素質(zhì)高的優(yōu)秀人才提供廣闊的發(fā)展空間，以充實基層單位的檔案管理人才隊伍[2]。

2.3 完善電子檔案信息，健全考核監(jiān)督機(jī)制

與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有保存期限長、搜索查詢便捷、節(jié)省紙張、利用效率高等特點(diǎn)，因此，基層單位應(yīng)當(dāng)將歷年來的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，存儲在檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。檔案管理員可以利用業(yè)余時間，借助于掃描儀、數(shù)碼照相以及攝像器材對以往的紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行整理、匯總，制作成電子檔案，形成一個以紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的現(xiàn)代化檔案管理格局。通過這種方法，基層單位領(lǐng)導(dǎo)或者檔案需求部門既可以在檔案信息系統(tǒng)上面查詢到所需資料，也可以調(diào)取相對應(yīng)的紙質(zhì)資料，為工作的順利開展提供有力依據(jù)。

此外，為了激發(fā)檔案管理員的工作熱情，使其樹立檔案現(xiàn)代化、信息化管理意識，基層單位應(yīng)當(dāng)建立健全內(nèi)部考核監(jiān)督機(jī)制與獎罰機(jī)制，通過對檔案管理員日常工作的全方位監(jiān)督，提高檔案管理工作效率，提高檔案現(xiàn)代化管理水平。同時，對工作表現(xiàn)突出，創(chuàng)新成果顯著的優(yōu)秀管理人員，應(yīng)當(dāng)給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎勵，并在崗位薪酬、職稱評定、職務(wù)晉升等方面予以優(yōu)先考慮，以此優(yōu)化基層單位檔案管理現(xiàn)代化格局，促進(jìn)檔案利用率的提升。

3 結(jié)束語

基層單位文件檔案管理現(xiàn)代化的有效路徑是基于信息技術(shù)與計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在此基礎(chǔ)上通過建章建制、人才引進(jìn)、機(jī)構(gòu)優(yōu)化等管理策略，使檔案管理現(xiàn)代化水平提升到一個新的高度。因此，基層單位應(yīng)當(dāng)依托于新時代背景，不斷拓寬視野，在檔案管理工作當(dāng)中實施機(jī)制創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、方法創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新，為基層單位的健康長遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]馬瑞.基層事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理工作的對策[J].數(shù)碼設(shè)計（上），2019（12）：284-285.

[2]張文會.芻議基層單位文件檔案現(xiàn)代化管理措施[J].赤子，2019（22）：167.