對(duì)信息化背景下文書檔案管理的幾點(diǎn)探討

王春

摘 要：隨著科技水平的不斷提升，信息技術(shù)也被越來越多的應(yīng)用到了各行各業(yè)當(dāng)中，為人們的日常工作生活提供了非常大的便利。所以，在這種背景下，應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行文書檔案管理已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。通過這種方式進(jìn)行文書檔案管理能夠有效提高管理效率，降低管理工作需要花費(fèi)的成本，方便信息交流與資源共享，保證文書檔案的完整性，為相關(guān)工作展開提高更為強(qiáng)有力的支持和保障。鑒于這種情況，本文首先簡(jiǎn)單介紹了文書檔案管理信息化建設(shè)的重要價(jià)值，然后提出了幾點(diǎn)信息化背景下的文書檔案管理策略，希望可以為文化檔案管理工作的信息化發(fā)展起到一定的參考借鑒作用。

關(guān)鍵詞：信息化背景;文書檔案;管理措施

在信息化背景下，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到了各個(gè)領(lǐng)域，并取得了非常顯著的成績(jī)，這也給文書檔案管理帶來了新的機(jī)遇。與傳統(tǒng)管理方式相比，構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行文書檔案管理可以有效提高管理工作效率以及管理質(zhì)量，降低材料損壞與遺失概率，并減少管理需要花費(fèi)的成本、資源，方便查詢使用。所以，相關(guān)單位必須要明確認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要價(jià)值，綜合考慮自身實(shí)際情況制定更為科學(xué)合理的信息技術(shù)應(yīng)用方案進(jìn)行文書檔案管理，從而將信息技術(shù)的作用更大程度的發(fā)揮處理，為文書檔案管理工作的高效展開提供更有利的支持和保障，推動(dòng)我國(guó)的可持續(xù)發(fā)展。所以，本文展開信息化背景下的文書檔案管理探究有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 文書檔案管理信息化建設(shè)的重要價(jià)值

1.1 降低管理成本

降低管理工作需要花費(fèi)的成本是文書檔案管理信息化建設(shè)的最主要價(jià)值之一。過去事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，采用的都是人工管理，有限的管理人員需要完成源自不同科室的大量文書檔案管理，存在疲于奔命的情況。同時(shí)，在人少事多的客觀背景下，紙質(zhì)文件在傳遞、整理以及分類保存過程中很容易出現(xiàn)損傷、錯(cuò)漏等問題，甚至?xí)霈F(xiàn)遺失現(xiàn)象。另外，隨著文件數(shù)量的增加，單位需要投入更多資金進(jìn)行硬件條件建設(shè)，避免材料損壞。但是，在完成信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建以后，各單位可以將原始檔案統(tǒng)一放置到地方檔案中心，自身進(jìn)行信息檔案的管理就可以了。在這種情況下，不僅僅可以有效避免文書檔案出現(xiàn)破損、遺失等問題，保證其完整性，還能夠有效降低查找以及整理需要花費(fèi)的時(shí)間，弱化重復(fù)性勞動(dòng)強(qiáng)度，提升對(duì)文書檔案管理效率以及質(zhì)量，降低文書檔案保存需要花費(fèi)的資金成本。

1.2 更為便于信息資源交流共享

收集管理文書檔案最主要的目標(biāo)就是方便利用，為相關(guān)工作展開提高更為真實(shí)可靠的依據(jù)。同時(shí)，通過實(shí)際分析發(fā)現(xiàn)，在應(yīng)用傳統(tǒng)方式進(jìn)行文書檔案管理的時(shí)候，很難實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)資料的共享，文書檔案的利用效率非常低。像是很多在外地的工作人員，很難第一時(shí)間獲取自身所需的檔案資料，而通過信息技術(shù)的利用則可以切實(shí)解決這些問題。在信息化背景下，構(gòu)建信息管理系統(tǒng)，人們完全可以隨時(shí)隨地登上系統(tǒng)查詢借閱自身所需資料，整個(gè)過程不僅速度極快，同時(shí)比較簡(jiǎn)單輕松，并且能夠獲得相對(duì)更為完整的資料，從而有效提高文書檔案的利用效率，將其作用更大程度的發(fā)揮出來，推動(dòng)我國(guó)可持續(xù)發(fā)展。

2 信息化背景下的文書檔案管理措施探究

2.1 轉(zhuǎn)變管理觀念，構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)

要想更加高效的文書檔案管理，相關(guān)單位必須轉(zhuǎn)變管理觀念，明確認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要作用，打造更為符合規(guī)模化、統(tǒng)一化、系統(tǒng)化的檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)管理系統(tǒng)的無縫銜接，從而真正達(dá)到全面滲透、整體布局的要求。例如，在進(jìn)行信息化管理系統(tǒng)建設(shè)的時(shí)候，應(yīng)該徹底打通主平臺(tái)和其余子系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)，完成統(tǒng)一接入標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建，將文書檔案管理系統(tǒng)納入單位信息管理整體構(gòu)架當(dāng)中，從而更好的消除信息壁壘，將信息技術(shù)的作用更大程度的發(fā)揮出來。

2.2 健全完善信息化管理機(jī)制

要想打造更為完善優(yōu)秀的文書檔案信息化管理系統(tǒng)，事業(yè)單位應(yīng)該提前構(gòu)建統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，這樣才可以為原始檔案的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化工作提供展開依據(jù)，避免工作混亂的情況發(fā)生。例如，在正式展開文書檔案管理信息化建設(shè)以前，事業(yè)單位可以綜合考慮自身實(shí)際情況制定《信息化細(xì)則》、《操作標(biāo)準(zhǔn)》或《管理規(guī)章》等文件，要求相關(guān)工作人員嚴(yán)格按照規(guī)定展開工作，保證信息數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一性，為管理工作的順利展開提高更大的便利。除此之外，要想推動(dòng)管理機(jī)制得到貫徹落實(shí)，事業(yè)單位應(yīng)該將文書檔案管理情況納入全員績(jī)效評(píng)價(jià)考核當(dāng)中去。例如，把文書檔案原始材料的呈遞納入考核指標(biāo)當(dāng)中，并從時(shí)間、內(nèi)容以及形式等方面入手進(jìn)行考核要求制定，采用加權(quán)平均或者直接得分等方式展開量化考核，進(jìn)而使相關(guān)工作人員的主管能動(dòng)性得到更大程度的提升，為文書檔案信息化管理工作的順利展開以及貫徹落實(shí)起到更大的推動(dòng)作用。

2.3 加強(qiáng)人才培訓(xùn)

在信息化背景下，要想更加高效的完成文書檔案的信息化管理，檔案管理人員除了需要具備專業(yè)的檔案管理素養(yǎng)以外，還應(yīng)該擁有熟練的計(jì)算機(jī)操作能力。然而，通過實(shí)際分析發(fā)現(xiàn)，事業(yè)單位的很多文書檔案管理人員卻并不具備上述素養(yǎng)。要想切實(shí)轉(zhuǎn)變這種情況，事業(yè)單位必須提升對(duì)文書檔案管理人員的培訓(xùn)力度，抽取檔案業(yè)務(wù)特性等關(guān)鍵信息制定更為科學(xué)合理的培訓(xùn)方案，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，從而快速增強(qiáng)檔案管理人員的軟實(shí)力以及計(jì)算機(jī)素養(yǎng)，這樣他們才能夠更加高效及時(shí)的處理信息化管理過程中出現(xiàn)的問題，提高文書檔案管理效果，將信息化技術(shù)的作用更大程度的發(fā)揮出來。同時(shí)，如果自身缺少培訓(xùn)條件的話，事業(yè)單位還可以邀請(qǐng)社會(huì)上的專業(yè)教育機(jī)構(gòu)展開對(duì)自身內(nèi)部工作人員的培訓(xùn)，以此來提高培訓(xùn)效果。另外，事業(yè)單位還應(yīng)該切實(shí)做好人才引入工作，通過更為優(yōu)渥的薪資待遇吸引優(yōu)秀人才加入到文書檔案管理團(tuán)隊(duì)中，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理管理的信息化發(fā)展。

2.4 優(yōu)化安全水平

在信息化背景下，推動(dòng)文書檔案的數(shù)字化發(fā)展雖然可以有效提高檔案管理利用效率，降低管理成本，更為便于查詢共享。但是，隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，安全漏洞始終都是文書檔案信息化管理不可避免需要面對(duì)的問題。所以，安全水平對(duì)文書檔案管理的信息化發(fā)展有著決定性的影響。同時(shí)，隨著科技技術(shù)的不斷升級(jí)換代，信息安全技術(shù)也隨之得到了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，目前常用的信息安全保護(hù)技術(shù)除了防火墻以及網(wǎng)絡(luò)補(bǔ)丁以外，像是虹膜檢測(cè)、聲紋安檢、面部識(shí)別以及指紋安全鎖等生物安全技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到了現(xiàn)實(shí)生活當(dāng)中。因此，事業(yè)單位也可以按照自身的實(shí)際需要，選擇更為科學(xué)合理的方式構(gòu)建組合型安防機(jī)制，進(jìn)而有效避免自身的文書檔案信息泄露，保障信息資料安全。

3 結(jié)束語

總而言之，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們對(duì)文書檔案資料的需求程度也隨之出現(xiàn)了顯著提升，傳統(tǒng)管理模式所暴露出的問題也越來越多，極大影響了相關(guān)工作的順利展開，甚至對(duì)我國(guó)的現(xiàn)代化建設(shè)都造成了一定程度的阻礙。在這種背景下，各個(gè)單位必須要轉(zhuǎn)變管理觀念，明確認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要價(jià)值，打造信息化管理系統(tǒng)，通過信息技術(shù)的有效利用展開文書檔案管理工作，從而有效提高管理效率與管理質(zhì)量，降低管理成本，避免文書檔案出現(xiàn)破損遺失等問題，保證檔案的完整性。同時(shí)，通過這種方式展開文書檔案管理還能夠有效提升信息查找與共享效率，推動(dòng)相關(guān)工作更加高效順利的展開，進(jìn)而為中華民族偉大復(fù)興中國(guó)夢(mèng)的實(shí)現(xiàn)做出更大的貢獻(xiàn)。

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