新時期大數據背景下電子信息檔案管理創新研究

劉波

中圖分類號：G276 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）02-104-01

摘 要 隨著第三次技術革命發展以來，信息技術快速地在世界范圍內的不同行業得到應用，人類社會的生產力以幾何倍增長。信息技術的重要性不言而喻，檔案管理在紙質時代的效率幾近停滯，隨著辦公電子化的快速發展，檔案管理也開始引入大數據技術。從實踐情況看，大數據技術的意義在于分析海量數據信息，進行快速歸類整理，也便利查閱和維護。對此，筆者將結合日常檔案管理工作對大數據技術在電子信息檔案管理中的使用進行探討。

關鍵詞 檔案管理 大數據技術 研究

一、大數據時代檔案信息化管理模式構建

（一）檔案信息資源建設

將大數據技術結合檔案信息資源進行管理有諸多注意事項，首先要考慮到是以保護紙質文獻為重點。隨著時間的推移，紙質檔案信息將會逐漸變得越來越脆弱，需要更多精力進行保護，應當一次為主題進行建設，從而實現檔案記錄、信息采集和特色檔案資源建設工作的順利開展，這樣才能真正提升對檔案利用的效率。檔案資源建設是為不同的團體服務，所以檔案管理人員在服務工作中要在特色檔案資源的基礎上，實現為不同人群服務的目標。由于檔案管理部門人力物力都較為有限，從社會需求來看，主要是滿足檔案信息查詢，其次是滿足部分人群的文獻查詢需求，可以同其他服務機構和政府部門合作，從而為黨政機關查詢檔案提供優質服務。另外加快檔案信息公開速度。

（二）檔案數據庫建設

大數據檔案管理模式是依賴于紙質檔案轉化為電子信息檔案，由于檔案管理部門是需要為黨政機關等多部門檔案信息查詢服務。因此在檔案資料存儲數據庫建設工作中，需要優先考慮不同政府部門的需求，進行歸類整理，在可開放的數據資源基礎上建設針對性的數據檔案庫。對于不同領域、不同方面的檔案資源需要進行長期性甚至是永久性的存儲。還可以向社會公開，和社會科學網絡進行對接，這樣既能讓檔案資源的價值不被埋沒，也能進一步滿足不同群體的檔案資源需求。

二、推進大數據檔案管理模式構建方法

（一）完善檔案資源管理系統建設

要想進行合理有效地管理，首先需要有一個完善的管理系統，信息檔案資源管理同樣如此。目前各檔案局的檔案資源浩如煙海，在利用現有信息技術的基礎上，可以編制合理高效的系統，方便其他部門進行查閱。另外，信息技術日新月異，隨著時間的推移，信息技術還將繼續進步，不斷更新。因而，就資源管理系統的建設而言，它將有賴于不斷地更新，但是前期框架非常重要，需要決策者認真考慮。另外在網絡信息技術和移動終端以及WIFI地迅速普及，使得檔案信息管理系統也面臨著來自網絡位置地方的攻擊風險，所以需要在結合使用新技術的基礎上，抵御外在風險，提供優質服務。在開放的網絡環境下，還應當借助政府、民間資本來設計不同模式的檔案資源管理系統，從而推進我國的檔案信息事業發展。

（二）使用大數據技術加強檔案資源管理系統的信息防范能力

信息技術誕生以來，對于團體各個人網絡的攻擊從未停止。無論是否存在檔案信息被攻擊現象，作為檔案管理人員都需要具備信息風險抵御意識。對此，我們應當在檔案資源管理系統中，注重信息加密技術。任何用戶需要登錄檔案網官網，都需要設置密碼才能使用，從外在渠道上減輕被攻擊的可能性。更為先進的信息加密技術是在科研人員的幫助下，使用生物識別技術、區塊鏈技術、加密技術等，實現對信息資源的重重保障。生物識別技術中包括了指紋、面部、虹膜識別等，所以可以將這種技術用在用戶的身份確認方面。只有通過了系統的認證，才能給予其不同層級服務需求。如果用戶的密碼驗證失敗，意味著系統拒絕了該用戶的進入，也無法享受對應的權限，從而保護檔案館內的信息數據不會丟失。區塊鏈技術和層級加密技術是通過電子代碼或數字代碼的方式進行不同層級的加密。區塊技術需要將保密內容分割后送出去，屬于隱秘地將信息技術隱藏起來。

（三）構建科學的大數據檔案管理法律體系

在信息技術快速發展的今天，檔案信息管理工作日新月異，但是對應的法律保護體系卻逐漸不能適應工作需求，不少立法工作、法規制度的建設等都還在摸著石頭過河。所以，目前政府和相關部門以及其他社會人士已經認識到大數據檔案管理模式建立的重要性，開始積極推動檔案資源管理。應當由政府牽頭，積極投入到檔案資源管理系統的建設，結合管理系統模型，按照現有的工作情況，對于法規制度進行完善，對于法律條文進行補充。

三、結語

在檔案管理工作中使用大數據技術是一項系統工程，不僅要對現有技術進行創新，實時更新，還要建立合適的技術使用標準，完善相關的法律條文，從而讓檔案資源能夠真正為更多人服務。

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