醫院檔案中聲像檔案管理探討

宋文春

【摘? 要】醫院檔案作為醫院各科室資料留存、信息共享、數據統計的重要載體，聲像檔案作為醫院檔案的重要組成部分，凝聚了諸多寶貴的醫療信息、分析數據、工作構想及實施方法，不僅能夠推動醫院業務發展，幫助管理人員及時發現日常工作中存在的問題，還能有效促進人民健康事業發展。本文簡要概述了醫院檔案中聲像檔案管理的重要意義，探討了聲像檔案數字化的具體工作原理，就當前工作存在的不足進行了分析，在此基礎上有針對性地制定提升策略，以此提高聲像檔案管理工作效率與質量。

【關鍵詞】醫院;聲像檔案;管理

引言

醫院檔案管理工作，通過運用文字、圖片影像等資料客觀真實的紀錄醫院的經營活動，包含醫院的醫療技術、衛生管理、科學研究等醫院管理和運行的各個方面，對于醫院的生產經營具有重要的作用。為此，醫院的領導者要重視醫院的檔案尤其是聲像檔案的管理工作，要科學運用這些有價值的醫療資源，從而提高醫療服務質量，提升患者滿意度，促使醫院更好的發展和經營。

1.醫院聲像檔案管理概述

（1）醫院檔案管理工作內容。醫院檔案管理類目復雜，涉及醫院管理和運行的各個方面，以及醫院諸多操作實務，呈現出業務檔案形式各異的特點。其中聲像檔案作為醫院檔案的重要組成部分之一，能夠將醫院各類工作信息分門別類，以照片、音頻、視頻等多種載體形式留存下來，與文字說明相結合提高資料信息存儲質量，以非常重要的歷史價值來記錄各類疾病的治療與應對，措施與手段，提供可靠的參照依據。

（2）醫院檔案中聲像檔案的重要作用。科技發展推動了醫療衛生檔案事業的進步。照相機、攝像機等拍照設備及移動通信設備的普及應用，使得照片拍攝、音頻錄制變得愈加方便，人們也樂于將重要活動用聲像制品的形式進行保存，聲像檔案的發展大行其道。聲像檔案相較于紙質檔案而言的特有優勢是以圖片、聲頻、音頻的形式記錄事件發生時間、地點、場景、現象等相關信息，能夠準確真實地還原事件始終，空間感、時間感更為強烈。隨著照片、音頻、視頻種類的不斷增多，活動記載內容的逐漸豐富，在檔案管理中加強聲像檔案管理顯得尤為重要。特別是對醫院聲像檔案工作而言，采用科學的檔案管理流程、合理的檔案管理體系有助于醫療工作人員總結經驗教訓及科研成果的長久保存，也可以為后期的醫療工作開展、資料信息核查提供便利。

2.當前醫院檔案業務聲像檔案管理中存在的問題

（1）管理模式及保管條件有待提高。磁性、感光材質是醫院聲像檔案廣泛使用的數據存儲載體，相較于紙質檔案而言，它們更容易受到溫度、濕度、光照、磁場等外界條件的影響，因此醫院聲像檔案必須存儲在特制庫房中。在進行檔案歸檔、提取工作時也需要依據存儲材制的物理特性采取特定保管方式、制定適宜保管策略。就目前情況來看，我國大部分醫院檔案管理部門對于聲像檔案的管理意識相對薄弱，沒有依據材質特性專門健全管理制度、完善管理條件。存儲條件較差導致的音頻視頻磁化、照片底片失真、磁盤光盤受損等不良情況時有發生，由此導致重要信息丟失、保管數據遺漏。有些醫院的聲像檔案攝錄部門與存儲部門獨立分開、各成體系。攝錄部門錯誤地認為紙質檔案更具保存價值，沒有意識到聲像檔案的重要性，聲像資料錄制不規范，提交不及時，由此導致數據遺失、信息延遲等情況出現;存儲部門受到管理資金、管理意識限制，沒有依據聲像檔案特殊性對庫房存儲環境進行合理設計與控制，這也在一定層面上增加了聲像檔案受損概率。

（2）信息收集整理工作亟待規范 。紙質檔案作為信息存儲的主要載體和傳統保存手段，在檔案學研究過程中已經形成了與之相匹配的保存體系及管理流程。聲像檔案由于使用時間較短、更新換代較快，很多醫院管理部門并未形成較為完備的管理體系和相應的管理措施，這也在一定程度上加大了聲像檔案管理難度。聲像檔案收集整理過程中不規范是影響醫院檔案管理效率的重要原因。以照片歸檔工作為例，通常情況下需要將打印照片、電子照片一并歸檔，但是由于醫院檔案管理部門沒有對其進行嚴格規定與管理，導致攝錄人員并未將所有格式的照片全部上交。音頻、視頻檔案的歸檔工作也存在諸多問題，有的攝錄人員并未就醫療救治相關工作的整個流程進行攝錄，在提交聲像檔案的時候沒有對檔案規格進行編輯整理，使得錄像殘缺、音頻不清的情況時有發生。

（3）聲像檔案格式不夠統一。照片、音頻、視頻作為聲像檔案的主要形式，能夠將醫療業務生動形象地記錄下來，為方便查找、保存與共享，需要以規范格式進行攝錄、存儲。醫院日常管理中由于涉及工作較多、人員配置有限，常常是由非專業人員進行聲像檔案錄制工作，由此導致照片、音頻、視頻的角度、像素及存儲格式存在差異，嚴重影響了醫院聲像檔案的管理質量及效率。由于聲像檔案提交格式不一致，使得醫院各部門間不能及時查看、互通重要資料，無法實現順暢的聲像檔案數據資料共享交流，嚴重影響了聲像檔案的利用效率。

3.醫院檔案業務聲像檔案管理提升建議

（1）健全管理制度，加強聲像檔案培訓。健全聲像檔案管理制度，是確保醫院檔案管理工作順利開展的基礎。醫院各部門需要嚴格依照檔案管理規章制度行事，依據聲像檔案特點強化資料攝錄、格式編輯、數據整理、分類歸檔、保管存儲、檢索查閱相關工作的管理。檔案管理部門要嚴格依照規定開展檔案管理，將主題、內容相關的聲像資料編號整理，并按照類別、問題、事件的集中編制方式進行分類和匯總。應結合醫院檔案工作特點，定期不定期組織檔案管理人員針對資料攝錄、格式編輯、檔案管理相關內容進行培訓學習，督促管理人員掌握先進聲像資料錄制技巧、聲像檔案管理模式，以此確保聲像檔案管理制度落到實處。

（2）細化檢索目錄，提高檔案利用價值。檔案管理最終要服務于業務發展，聲像檔案管理的最終目的在于為醫院檔案工作提供高質量的檔案材料，以此提高醫院檔案工作的質量與效率。醫院管理層需要加強聲像檔案管理的資金投入力度，為檔案管理部門配置計算機、掃描儀、媒體資源管理器等相關電子設備，并依據工作業務涉及范圍建立檔案資源數據庫，方便醫院聲像資料的錄入歸檔。業務上，要依據醫療工作類別、內容差異進行分類整理，建立以事件、時間、地點、人物等關鍵信息的精細化檢索目錄，以此提高檔案資料的查閱、調取效率;技術上，要借助計算機網絡技術實現與其他醫院檔案部門、新聞媒體單位的信息交流與共享，通過線上查閱、數據編輯的方式提高聲像檔案的利用效率。

（3）統一聲像格式，改善檔案保管環境。醫院檔案管理部門需要依據規章制度對聲像檔案資料進行篩選甄別，將不同格式的聲像資料利用相關技術整理為統一格式，以此提高聲像檔案保存質量與效率。要提高檔案保存條件，依據聲像檔案物理特性改善檔案保管環境，要控制好庫房溫濕度條件，購置使用特制防磁柜，要做好遮光處理并配置足夠的滅火設備，對聲像檔案按規定進行復錄、轉存和數字化處理，避免檔案損毀;聲像檔案存儲材料含有氧化鐵、粘合劑、聚酯等易燃物質，在控制溫濕度的基礎上，還需配置足夠數量的防火設備;聲像資料按照規定需要定期進行復錄、轉存或倒帶，錄像資料需要每隔4年進行倒帶處理，每隔10年進行復錄處理，光盤資料需要每隔4年進行轉存處理;聲像資料還需進行數字轉存備案，以此規避可能出現的檔案資料損毀情況。

參考文獻

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