事業單位檔案管理信息技術應用研究

曾超

【摘要】近些年我國經濟發展迅猛，而信息技術在經濟發展過程中起著一定的支撐和推動作用，信息技術對于人們的生活也很重要。信息技術的原理是利用編輯功能較強的軟件和小范圍的微電子技術來實現其作用，這種技術在很多領域都被用到。在事業單位的檔案管理工作中，信息技術的作用更是不容小覷，只有真正地了解了信息技術的內涵，對信息技術做到真正掌握，跟上時代發展的步伐，才能使信息技術在事業單位檔案管理工作中發揮應有的作用，并且實現更加高效便捷的發展。

【關鍵詞】信息技術;事業單位;檔案管理;應用

一、現代化的信息技術

信息技術的主要做法是利用計算機和科學技術的優勢，來實現軟件的開發和應用，各類信息因為有了信息技術，能實現更好的處理及應用，這便加快了信息技術的發展腳步，然而信息技術的發展必須要軟件技術和微電子技術的同時作用，這樣才能實現長遠的發展。軟件技術在發展中，最主要的要素就是語言的編輯，不論處在哪個編輯的環節，在信息技術中，軟件技術作為軟肋存在，是不可或缺的元素，而且在高級軟件上的研發更有利于創新發展;微電子技術在國家發展中扮演著重要的角色，時代在不斷地進步和發展，微電子技術也在不斷地經歷著發展和創新，在發展過程中不斷改進，集成度也越來越高，而且逐步實現了低成本、低損耗的發展。時代在進步，技術在發展，新時代的代名詞成為速度化，它代表著信息技術在時代發展中的重要意義。如今我國的事業單位對于各方面的要求也越來越高，因此信息技術需要不斷創新才能順應大局，而新技術的開發離不開更多專業人員的支撐，才能實現更全面的發展。

二、信息技術在事業單位檔案管理中的運用

（一）信息技術的云儲存和備份。對于檔案管理中信息技術而言，首先要做的就是將紙質文件進行人工錄入或者掃描的方式將其轉化為電子版的文件，在計算機系統內進行信息輸入，同時還要將其備份保存，這種方法能彌補傳統方法的不足。大數據時代已經全面到來，我國也不例外，大數據的技術被更多的領域所推廣和使用，當然大數據技術也在不斷走向完善。因此，我們正好可以借助大數據技術的優勢，實現檔案的電子化管理。在檔案管理運用到大數據時，專業人員可以將紙質的文件信息變為電子的數字化信息，同時利用云端來存儲。毋庸置疑，有了大數據技術的運用，檔案可以被更好地管理，工作人員也能更全面地對檔案進行認識，提高檔案管理工作效率。專業人士也能更好地研究大數據技術，不斷地積累知識。

（二）借助計算機程序進行管理。如今社會，計算機技術已越來越先進，在檔案管理工作可以利用計算機的有關專業程序。我們在進行檔案管理時可以利用優化的程序，例如可以利用程序來更正檔案中的差錯;可以迅速調出檔案信息等等。這些做法大大減少了人工接觸檔案的概率，使檔案泄露的風險得到降低，保證了檔案信息的安全完整。然而這個功能要想實現它的價值，就要求工作人員有較高的素質。因此在對檔案管理工作的設施設備進行改進的同時也要保證專業人員的培訓工作。由于科學發展更新換代速度過快，所以應該及時組織人員進行學習，保證時效性，使檔案管理工作實現真正的信息化。

（三）構建檔案信息網。對于檔案管理工作而言，信息技術發展中的互聯網技術是重要的手段。在我國，很多事業單位在檔案管理工作都只是對計算機程序進行簡單的利用，使信息技術不能充分地發揮作用。因此應該充分利用互聯網，實現單位內部的信息網絡。才能使檔案管理工作更加成熟化，尤其是實現了檔案管理工作的高效化和便利化。

（四）共享管理云技術。共享管理云技術現在已成為相對成熟和完善的一項技術。我國的科學技術在不斷發展，手機和電腦都逐漸實現云端傳送。在事業單位檔案管理工作中，云終端的作用也很重要，應被充分的發掘。云共享想必大家都不陌生，檔案管理工作中使用了云共享，就可以實現單位內部檔案的實時共享，使檔案管理工作轉變為云管理的方式。因此，在全國范圍內構建檔案數據庫也不再是難題。有了云終端的支撐，不同的事業單位之間可以實現信息的下載和上傳。這樣使得各事業單位之間加強了溝通和交流，更有利于管理。本地政府部門要做好信息維護工作，確保檔案信息安全可靠，避免外泄。事業單位檔案管理中云終端的應用，實現了當今實現所說的“互聯網+”，使得事業單位檔案管理工作極大地實現了互聯網發展，非常有利于我國事業單位檔案管理整體水平的提升。

三、改善事業單位檔案管理信息化建設的策略

（一）加大資金投入。現實工作中，不論是工程項目還是企業管理，只要是項目建設，就少不了人力物力的投入，這樣才能確保項目順利完成。事業單位的檔案管理工作要用到很多設備，這些設備的替換需要資金的投入。有關部門應該對檔案管理工作做到足夠的重視，將過于陳舊的設備替換掉，才能更好地實現檔案的信息化管理。在進行設備替換時，一定要注意新舊設備之間信息的及時轉換。事業單位的管理工作對保密性要求極高，所有檔案不能被泄露或盜取，因此需要一個非常安全的系統才能保證信息不外泄。

（二）加強檔案管理的數字化建設。在傳統的檔案管理工作中，主要的做法就是對檔案進行登記、備案，然后進行歸檔。時代在不斷地發展變化，人們越來越愿意使用信息技術來對檔案進行管理，因為這極大地提高了工作的效率和便利性。信息技術在檔案管理工作中的應用具體體現為將紙質檔案轉化為電子的信息化檔案，使檔案實現數字化管理，極大地方便了檔案管理，對于檔案管理實現信息化建設起到了至關重要的作用。在事業單位的檔案管理工作中，信息化處理之前要先將紙質檔案進行正確的分類，這樣做是為了避免信息漏洞的發生，也避免疑難問題的發生，對于一些需要永久性保存的文件，要先整理再實現數字化，防止信息漏洞現象的發生，因此要對需永久保存的文件及時進行處理才能使檔案更加完整。

（三）加大事業單位檔案管理工作人員的培訓。對于事業單位的檔案管理工作而言，管理的人員在時間和精力上的花費是非常大的，檔案管理涉及單位每個部門，對單位的影響也非同小可。要跟上時代發展的步伐，使檔案管理更好地實現信息化管理，就要求事業單位將更多的資金放在對相關專業人員的培訓工作上。而事業單位的檔案管理工作實質上是一項單位內部的管理工作，這就要求對于檔案管理人員的培訓也應由自己內部的人員來進行，隨后在知識教育上加強培訓，激發工作人員對信息技術的學習熱情。相關部門也可以針對培訓制定合理的獎懲制度，根據成績的好壞來進行賞罰。如此做法在提高工作人員掌握能力的同時激發了學習興趣，使他們能更加適應信息技術發展的要求。

四、結語

綜上所述，我們看到信息技術的發展確實給很多領域都帶來了新的希望和新的機會，對于事業單位而言，檔案管理工作是非常重要的。在日常管理工作中，要讓信息技術充分發揮應有的作用，實現有效管理。我們要將信息技術與事業單位的檔案管理工作進行有效的結合，使信息技術不斷推動檔案管理工作的運行，并且在發展中不斷創新，實現同發展，共提升，使信息技術不斷發揮其優良作用。

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