辦公自動化系統在海洋檔案管理中的應用

李惠

【摘要】在我國社會不斷進步的大背景下，辦公自動化得到了廣泛運用，給各行各業的發展帶來了很大的進步，幫助各行各業的企業實現了轉型和突破。其中，海洋檔案管理工作是一項比較復雜的工作，將信息化技術滲透到海洋檔案管理中，有利于幫助企業實現自動化管理，更好地實現海洋檔案管理工作效率的提升，實現有關企業的收益增加，在眾多企業中脫穎而出。本文將主要以海洋檔案管理為主要話題，對于辦公自動化系統在海洋檔案管理中的應用進行總結和分析。

【關鍵詞】辦公自動化系統;海洋檔案管理;應用

隨著我國信息技術的突破，我國的科技水平達到了一定的程度，其中海洋檔案管理工作就是對在海洋企業中的檔案進行梳理和整理，方便日后有關人員進行查閱工作，傳統的檔案管理常常存在著有關人員工作效率不高，管理不夠科學等現象，大大約束了海洋檔案管理工作的開展，各個企業利用信息時代的特點，進行了優化和創新，海洋檔案管理來說更不例外，有關人員要提高對于將海洋檔案管理工作和辦公自動化系統相融合起來的重視度，讓有關人員有著一定的職業操守，進行定期的培訓工作，企業還要引進高質量的管理人才，給企業的發展注入新的活力，讓企業可以得到長久的進步，促進企業經濟收益的提升。

一、辦公自動化系統的分析

辦公室自動化系統是一種新型的體系，其英文簡稱為OA，在20世紀70年代之后得到了迅速發展，是一門比較綜合性的學科，融合了計算機技術、信息技術等多種技術，讓辦公室的工作更加高效化，方便企業各部門之間進行相互的溝通和交流，同時，也可以很好地實現信息的接收和發布工作，使得信息可以更好、更快速地流動起來，方便人們進行交流，也讓信息變得更加真實化，所以在現代企業中，應用自動化系統很有必要。

二、辦公自動化系統在海洋檔案管理應用中的具體特點

在對辦公自動化系統有一個整體的認識之后，辦公自動化系統運用到具體的檔案管理工作中，實現工作人員效率的企業整體水平的提升。以下，將對辦公自動化系統在海洋檔案管理中的特點進行分析：

（一）海洋檔案存儲的方式更加多樣化。隨著辦公環境的不斷優化，現代的海洋檔案的儲存形式由傳統的紙質轉向成了圖片、聲音等形式，讓整個存儲空間變小了，但是存儲的范圍和內容變得更加廣泛，延長了檔案的使用壽命。除此之外，這種形式更利于有關人員進行相關的查閱，有關人員通過計算機可以對該內容進行查閱，查閱的地點和時間不受限制，更好地滿足有關人員多樣化的需求，和傳統的海洋檔案管理有著很大的區別，將辦公自動化系統滲透到海洋檔案管理中，使得存儲的方式更加多樣化，給顧客帶來了多樣化的需求。除此之外，多樣化的存儲方式也使得檔案保存更完善，這對于管理人員的水平有著一定的要求，需要有關人員重視自身素養的提升。

（二）有利于保證電子文件的保密性。通過利用辦公自動化系統技術，可以形成電子文件進行儲存，對于記錄信息、傳遞信息、保存信息有著很大的影響，相對于紙質檔案記載來說，體積更小，儲存起來更方便，有著很大的優勢。與此同時，我們也可以利用DVD或者是VCD等硬件來進行播放，載體的特點表現在存儲比較方便，便于進行備份工作。這些方面，儲存的時間也比較長。另外，不會受到一些溫度和濕度等外部因素的影響，不會出現紙質模糊而導致材料信息不全的現象，這類檔案信息不容易受到破壞，他的保密性會更加強，從而使得電子文件的保密工作更加準確。

（三）更容易實現資源共享的工作。在辦公自動化系統快速發展的背景下，有關人員利用計算機技術讓海洋檔案管理變得更加有序，從而更好地實現檔案利用率的提升。讓海洋檔案管理更加規范化，另外這，可以保證檢索的效率，擺脫一定空間的限制，通過網絡對于檔案信息管理可以進行實時的監控，對于檔案的管理時要利用一定的權限，從某種意義上來說，增強檔案的保密性和安全性。

（四）可以使得海洋檔案管理工作更高效。企業中各個部門的功能和作用不同，所以可以將檔案資料的管理分為人事、會計、觀測等等多方面，涵蓋的業務范圍比較廣，對于海洋單位進行管理，可以很好地實現單位的運作，其中辦公室的自動化系統在每個部門之間的職能不同，需要沖破傳統人工操作的障礙，對其實現辦公室自動化管理，從而節約了更多的檔案管理工作的時間，提高最終的工作效率。

三、辦公自動化系統在海洋檔案管理中的具體應用

對于辦公自動化系統有著整體的了解和認識之后，由于海洋檔案管理的類型比較復雜，所以需要對其進行科學分析，更好地實現高效化的管理，可以很好地促進有關單位自身的進步和發展，運用科學化的手段搭建檔案管理平臺，利用互聯網技術實現資源共享，從而實現海洋檔案的高效化。以下將對于辦公自動化系統在海洋檔案管理中的應用進行分析。

（一）電子檔案的收集。電子檔案的收集是進行檔案管理的前提和關鍵，傳統的檔案是利用人工進行相應的收集工作，不僅會耗費很多的時間，而且不利于檔案管理的準確性和精準性，在具體的電子檔案管理時，利用高科技的掃描儀器來對檔案進行識別，便于其儲存和分類，將檔案以一種更加規范化的形式呈現出來，并錄到計算機的設備中，方便之后的人員操作。

（二）工作流程應用。通過對海洋企業業務開展現狀的認識，首先需要對業務進行詳細的分析，在對電子檔案信息進行相應分類檢索排序等等工作，從而使得分析更加高效化。另外，在具體的工作流程中，要明確每個人的責任，合理地安排好每一個人的工作，必要的情況下，對于一些操作比較簡單的流程可以進行合并，這樣可以減少一部分人員，從而大大節約人工成本，確定好相應的工作標準，可以更好地判斷人們工作的正確與否。另外，自動化辦公系統要和檔案管理系統做好相應的兼容工作，從而更好地確保檔案文件的格式正確。

（三）信息化檢索應用。除了以上所述的工作內容之外，進行完檔案的歸檔之后，在一定時期，人們可能要對這些檔案進行查閱，自動化系統的構建方便了人們進行文檔查閱，利用計算機技術可以進行文檔查閱工作，節省了人們查閱的時間，同時也方便人們進行相應的工作，給工作提供幫助，一方面提高了工作效率，另一方面實現了科技化的檢索，推動了企業的轉型，促進企業的全方面發展和進步。

（四）信息化輸入方面的應用。要想實現海洋檔案管理中的高效性，運用辦公自動化系統是必行之路。其中數字化輸入是進行辦公自動化管理的前提，企業需要對其有一個清晰的認識，進行有關數字化輸入的培訓，并且管理人員要建立相應的檔案數字化輸入的機制，從而更好地確保檔案信息的時效性，加大檔案信息的更新速度。除此之外，企業還要對此加以重視，將信息化輸入當成一項專門的業務，招募有關的人員，設立相應的辦公室。那么相應的人員可以利用互聯網技術或者是該系統進行集中處理工作，對檔案進行歸類和保存，歸類的話要做到更加精細，那么在進行相應查閱時會更加有針對性。

四、結束語

總而言之，信息時代為各行各業的發展都帶來了一定積極的影響，對于海洋檔案管理工作來說更是很重要的一方面，可以幫助企業實現檔案管理工作的數字化和信息化，建立比較規范的檔案資源信息服務平臺是很重要的，除此之外，有關人員還要不斷地提高有關檔案管理的專業素養，更好地提高海洋檔案管理工作的效率，實現檔案管理工作的科學化，提高企業的競爭力。

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