做好文書檔案管理工作研究

王軍

【摘要】文書檔案記錄了一個企事業(yè)單位中的一切工作內(nèi)容，從文書檔案當中可以知道該單位在以前開展了哪些活動、存在哪些問題以及取得過哪些成績，因此，文書檔案是單位領導做決定和處理問題的依據(jù)。在現(xiàn)代化發(fā)展逐漸加快的進程中，應用科學方法對文書檔案進行管理極其重要。對此，文章分析了管理文書檔案的方法，希望為各企事業(yè)單位提供相應的參考意見。

【關鍵詞】文書檔案;檔案管理;管理方法

文書檔案能夠?qū)ιa(chǎn)經(jīng)營、問題解決、研究開發(fā)、科學決定和強化管理等眾多方面的過程以及結果進行客觀反映。文書檔案管理在檔案工作當中是需要被重視的部分，屬于高技術性、服務性和政治性的一項工作。目前時代發(fā)展速度越來越快，此形勢下，怎樣對文書檔案進行管理，獲得高質(zhì)量的管理水平，并及時準確地提供檔案信息，使各方面的發(fā)展需求得到滿足，是現(xiàn)在文書檔案工作必須重視的問題。

一、完善管理制度

（一）完善管理制度。實際上就是把傳統(tǒng)規(guī)章制度當中一些無用的條規(guī)廢除，然后在符合上級規(guī)定以及不違法的基礎上，按照該單位文書檔案管理的機構變化和體制規(guī)定，把那些不適合的規(guī)定廢除，對那些不相適宜的規(guī)定進行修改與完善，構建全新的管理方法，完善缺失的規(guī)定，弘揚良好的規(guī)則，摒棄無效用的條規(guī)，有效反映單位內(nèi)部各方面變化，實現(xiàn)全面覆蓋的管理目標。重新對制度體系進行建立，也就是明確單位領導與檔案管理間的變化，及時發(fā)現(xiàn)管理網(wǎng)絡、領導機制和責任制度中存在的問題，進而不斷改進和完善，使檔案管理工作效率不斷提升。與此同時，還應該對電子檔案管理的標準進行制定，并有效結合新舊兩種制度，形成完善的管理體系。

（二）構建規(guī)范階段性的修編檔案制度。檔案管理部門根本不可能輕而易舉地將檔案工作制度建立完善，所以檔案管理部門必須定期評審目前已有的規(guī)章制度，集中力量對組織系統(tǒng)中的規(guī)則進行補充、修改、篩選與廢除，進而使文書檔案管理制度更具時效性。

二、創(chuàng)新工作機制

文書檔案管理工作必須先考慮現(xiàn)實利益以及新時代的發(fā)展目標，然后對工作機制進行創(chuàng)新，通常需要建立以下幾種機制：

（一）建立自我營銷機制。按照企事業(yè)單位階段性安排以及總體布局，大力宣傳文書檔案管理的意義和作用，同時，還應該準備和籌劃單位重大活動、主要工作是提出管理檔案的要求，取得領導的關注，進而促使檔案管理質(zhì)量得到提升。

（二）建立主動參與機制。將生成環(huán)節(jié)向利用環(huán)節(jié)拓展，并主動參與到單位組織的重大活動以及主要工作當中，這既能使檔案工作質(zhì)量不斷提升，還能夠?qū)n案工作的作用發(fā)揮出來，進而促進檔案管理地位有效提高。

（三）建立協(xié)調(diào)、互動和銜接機制。也就是利用參與以及宣傳方式，針對檔案管理和活動主管部門以及相關業(yè)務部門商議管理要求，構成一個良好的行動方案。在實際活動參與的過程中負責監(jiān)督、指導與服務等工作，促使檔案的生成和利用有效銜接。

三、優(yōu)化隊伍結構

文書檔案管理過程中，在具備完善的制度以及機制的基礎上，會需要一支優(yōu)秀的隊伍去執(zhí)行與落實這些制度。

（一）嚴格把關檔案入口。明確檔案管理工作具有哪些需求，然后招聘一些具有專業(yè)知識豐富、技術能力較強和文化層次極高的人員參與工作。

（二）培養(yǎng)、鍛煉管理文書檔案工作人員的素質(zhì)。企事業(yè)單位應該定期組織培訓，倡導管理文書檔案的工作人員參加，讓他們明確文書檔案工作的重要性，并使他們的專業(yè)素養(yǎng)不斷提升。針對目前工作在檔案管理部門的工作人員，應該先了解他們在哪方面比較欠缺，然后有針對性地對他們進行培訓，并從實際入手，分層次、有計劃、多方式、有重點以及按崗位等教授管理人員知識，進而使工作人員的積累眾多業(yè)務知識，提升專業(yè)素養(yǎng)。

（三）建立優(yōu)勝劣汰的用人機制。首先，在工作人員評聘職稱、福利待遇以及晉升職務等方面應該和其余崗位擁有的權利相同，確保主力隊伍始終不變。其次，對文書檔案管理人員進行職業(yè)危機教育，構建相應的考核機制，促使檔案管理人員提升工作創(chuàng)造性以及積極性，進而保證檔案管理工作可以在一個良性狀態(tài)下健康發(fā)展。

四、深化管理變革

第一，對于新時代各單位堅定改革這種形勢，檔案部門必須時刻關注組織結構、管理隊伍、資源整合以及企業(yè)重組等方面的改變，適當對檔案管理的機構進行調(diào)整，確保文書檔案管理部門始終有一支強大的管理隊伍作支持，保證檔案工作一直有人干和有人管。第二，對文書檔案管理人員的創(chuàng)新意識進行培養(yǎng)，從傳統(tǒng)那種等、靠和要的檔案管理狀態(tài)中解脫出來，促使檔案管理工作變成單位服務的創(chuàng)造者以及先行官，并將檔案管理工作從傳統(tǒng)的手動搜索整理資料變成現(xiàn)在的事前觀察、事中參與以及事后調(diào)查的管理理念。第三，想要使現(xiàn)代化管理檔案以及開放檔案信息的需求得到滿足，檔案管理需要從傳統(tǒng)的“封閉式”向現(xiàn)在的“開放式”方向轉(zhuǎn)變。在不涉及保密信息泄露的基礎上，檔案管理部門能夠在公眾媒體上公布檔案庫中的編研專題與檔案目錄，這樣用戶就可以更好地進行查考以及選擇，讓大家真切地感受到檔案信息的重要，并將檔案信息的作用發(fā)揮出來，使其得到社會人士的認可。

五、革新管理技術

（一）更新管理理念。在檔案業(yè)務工作、檔案信息交流工作和檔案管理工作當中現(xiàn)代化技術不可缺少，科學地運用網(wǎng)絡技術以及計算機技術等這些現(xiàn)代化方法管理檔案，能夠有效解決檔案管理中的問題，同時還能夠使檔案管理效率以及水平快速提升。明確網(wǎng)絡化的檔案信息管理以及建設屬于新時代背景下的一種管理理念，能夠使研發(fā)者心中檔案管理無意義這種意識發(fā)生改變，使研發(fā)者不再嫌棄應用軟件麻煩，使管理者改變手工管理更加可靠這種思想，構成研發(fā)新需求、運用新技術的檔案管理戰(zhàn)略。

（二）引入電子檔案管理系統(tǒng)。將計算機化管理文書檔案作為企業(yè)事業(yè)單位建設信息方案的內(nèi)容，使文書檔案的收集、檢索、整理、利用等企業(yè)信息流、企業(yè)資金流、企業(yè)物流等在網(wǎng)絡當中共享，這不但決定管理檔案的技術是否進步，還影響著企事業(yè)單位是否能夠完善信息化建設。

（三）有效解決歷史問題。充分了解信息化建設具有哪些需求，然后排查檔案管理部門在先期工作中會運用哪些新技術，把信息化的技術接口以及系統(tǒng)接口這些問題有效解決，讓其在網(wǎng)絡環(huán)境中運行。與此同時，還應該對歷史檔案中存在的數(shù)據(jù)化問題進行處理，實現(xiàn)全信息檢索，進而使高效的服務需求得到滿足。

六、結束語

總之，目前國家經(jīng)濟發(fā)展速度逐漸加快，此形勢下，對文書檔案進行管理，及時更新管理檔案的理念，積極研究檔案管理的新方法，全面反映企事業(yè)單位的發(fā)展情況以及經(jīng)營效率，能夠有效提升企事業(yè)單位的管理效率，同時，使企事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展。只有對文書檔案管理這項工作進行高度關注，不斷對管理方法進行創(chuàng)新，才能夠緊跟時代發(fā)展腳步，使檔案價值充分體現(xiàn)出來，進而為社會提供更加健全的檔案信息。

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