數(shù)字化背景下聲像檔案管理機制探析

劉明珠

【摘要】數(shù)字化是信息化發(fā)展的必然趨勢，聲像檔案作為一種特殊載體的檔案，聲像檔案數(shù)字化能夠提升聲像檔案的現(xiàn)實利用價值，有助于發(fā)揮聲像檔案的現(xiàn)實價值，促進檔案管理水平的進一步發(fā)展。本文首先闡述聲像檔案的特征，剖析數(shù)字化背景下聲像檔案管理中存在的問題，并從完善制度保障、在線預歸檔、打造新型展覽方式、提升庫房管理條件及管理人員素質等五維度重點探討數(shù)字化背景下聲像檔案的管理機制與開發(fā)利用策略，為我國聲像檔案的數(shù)字化管理提供參考。

【關鍵詞】數(shù)字化背景;聲像檔案;管理機制

聲像檔案是指社會各機構、團體、企事業(yè)單位在社會活動中形成的，具有保存價值的，存儲在照片、影片、唱片、錄音帶、磁帶、光盤、錄像帶等特殊載體的真實原始記錄。聲像檔案與傳統(tǒng)紙質檔案在制成材料和信息存貯方式等方面大相徑庭，它是以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄，其管理方式也有很大的特殊性。

一、聲像檔案的特點

（一）紀實性。聲像檔案真實而客觀地記錄人們在社會活動中的記錄，以其特殊載體形式聲情并茂的真實完整地講述一個單位或團體建設發(fā)展的奮斗歷程，把當時的氛圍和環(huán)境原汁原味地展現(xiàn)出來。

（二）直感性。聲像檔案將視與聽結合，直觀鮮明地展現(xiàn)人類活動或者一個城市的雄偉壯麗。聲像檔案具有比紙質檔案更加直觀、生動、豐富而具體的基本價值——憑證價值，給人以“身臨其境”的感覺，富有感染力和說服力，彌補紙質檔案的缺憾。

（三）易損性。聲像檔案載體材料相比于紙質檔案，更容易受光、熱、濕、污染物等環(huán)境因素的影響，因為聲像檔案的化學成分復雜、質地比較脆弱，因此，聲像檔案信息會隨載體的損壞而失真、減弱甚至消失。聲像檔案的易損性使得對它的保護具有特殊重要的意義，其保管費用也比紙質檔案高很多。

（四）可讀性差。目前很多錄像、磁帶、磁盤等因為年代久遠，沒有匹配的設備轉換，導致不能直接閱讀，可讀性差。需要找到相應的硬件裝備或專門設備將聲像信息轉換為人的感官能接收的聲音、圖像或文字信號后才能進行讀取。

二、數(shù)字化背景下聲像檔案管理中存在的問題

（一）聲像檔案的管理制度不夠健全。有些檔案機構對聲像檔案不夠重視，管理制度不完善，聲像檔案的收集、整理和歸檔不及時，導致很多聲像檔案沒有歸檔，或者是歸檔后的聲像檔案錄入檢索不完整，導致聲像檔案的利用率低。

（二）文件存儲介質不夠穩(wěn)定。目前，聲像檔案的存儲介質大多是錄音帶、錄像帶、光盤、縮微膠片等。這些存儲介質受外界存儲環(huán)境的影響，有很大的不穩(wěn)定性。比如，如果磁盤閑置一段時間，數(shù)據(jù)就可能會消失;或者如果近距離內有磁場，也會導致磁性記錄的丟失等。

（三）聲像檔案開發(fā)利用方式較滯后。聲像檔案被存檔后，其開發(fā)和利用還是停留在簡單的手工檢索、編輯史料的層次上，很少運用現(xiàn)代化的手段進行開發(fā)和利用。比如，當聲像檔案用于展覽時，一般都是以單一的圖片配文字進行展出，沒有嵌入聲、光、電等現(xiàn)代傳媒技術，使得參觀者興趣不高，展覽效果不理想。

（四）聲像檔案的保管條件較差缺少專門的管理人員。由于很多聲像檔案管理人員都是兼職人員，所以很少有專門的時間和精力管理聲像檔案。往往導致聲像檔案入庫前沒有進行相關檢查，也不能定期對底片照片檔案進行抽樣檢查;對受污染的照片、底片沒有進行必要的技術處理;庫房條件不清潔、出現(xiàn)問題沒有及時補救措施等情況。

三、數(shù)字化背景下聲像檔案的管理機制與開發(fā)利用策略

（一）完善相關制度科學規(guī)范的統(tǒng)籌管理聲像檔案。為了科學規(guī)范地統(tǒng)籌管理聲像檔案，應該遵照《中華人民共和國檔案法》制定本部門《聲像檔案管理辦法》《聲像檔案員崗位職責》《聲像檔案查借閱制度》《聲像檔案整理歸檔制度》《聲像檔案保管制度》等相關工作制度，明確規(guī)定組織領導、職能劃分，確保工作制度有效的貫徹實施。落實到責任人，進一步增強檔案意識，從而有助于聲像檔案的收集、分類、整理、立卷和歸檔。

（二）數(shù)字化掃描在線預歸檔。構建聲像檔案管理信息系統(tǒng)，我們通常將照片進行掃描，掃描后的內容得到有效保存。掃描照片時，一般需要注意照片尺寸、分辨率、存儲格式與上傳格式是否匹配等問題。比如，照片檔案進行歸檔時，錄入信息要準確而全面，要把事由、時間、地點、人物、背景、攝影者六要素都錄入數(shù)據(jù)庫，這樣用戶不但可以用關鍵詞進行檢索，也可以通過圖像進行檢索查詢。同時，將數(shù)字化掃描后的聲像檔案進行展覽和傳播，實現(xiàn)聲像檔案的高效利用與資源共享。另外，還可以進行個性化的產品開發(fā)，不斷彰顯聲像檔案資源的重要性。

（三）嵌入虛擬技術等新型技術，打造新型檔案展覽形式。第一，檔案機構應該積極利用聲像檔案的優(yōu)勢，借助自身的豐富的館藏檔案資源，制作文字、圖片、視頻等多種形式的聲像檔案展覽，通過展覽宣傳本單位的建設成就，提高單位的社會影響力和知名度。第二，嵌入虛擬技術等新型技術，打造新型檔案展覽形式。虛擬技術是一種新型的技術，其借助于計算機仿真技術創(chuàng)建，在一個模擬環(huán)境中去體驗多源交互的三維立體動態(tài)實景，在檔案服務中增強還原感，讓用戶沉浸在真實的環(huán)境中。虛擬現(xiàn)實技術擺脫單一使用圖像、視頻和文字的分散式形式，通過三維世界的構建，還原檔案中記錄的歷史場景，使用戶產生身臨其境之感。虛擬技術還能夠引導用戶的參與積極性，引導用戶觀察和思考。例如，2016年12月1日，美國曾利用虛擬現(xiàn)實技術，推出“銘記珍珠港”APP（應用程序），用戶在虛擬現(xiàn)實環(huán)境中通過與幸存者的交流，與當時的文物古跡、標志性照片和檔案視頻進行交流和互動，仿佛自己正在經(jīng)歷毀滅性災難。如此一來，用戶能切身體會到在珍珠港事件中幸存者的真實感受，另外，通過幸存者的觀點和思考，大大增強真實感受。

（四）提高聲像檔案的庫房保管條件。聲像檔案中包括大量重要的信息材料，因此檔案管理人員一定要重視聲像檔案庫房的環(huán)境和保管條件。庫房條件和防火、防潮、防光、防有害生物等要求應符合《檔案館建筑設計規(guī)范》（JGJ25-2000）的規(guī)定。同時應使用空氣凈化裝置，去除空氣中的二氧化硫、臭氧、過氧化物等氣體雜質，若儲存環(huán)境新刷油漆，應在3個月后投入使用。每隔兩年對底片、照片進行一次抽樣檢查，五年內進行一次全面檢查，并密切觀測庫房溫濕度，若發(fā)現(xiàn)問題，應查明原因及時補救。

（五）打造高素質的聲像檔案管理人員專業(yè)團隊。首先，聲像檔案工作者應具備檔案管理工作者的職業(yè)道德和職業(yè)素養(yǎng)，在掌握檔案學知識的同時，也要了解檔案學與檔案保護技術學、計算機學等交叉學科領域，旨在為聲像檔案的數(shù)字化管理和信息資源的開發(fā)利用提供指導。其次，聲像檔案工作者要切實轉變傳統(tǒng)落后的思想道德觀念，摒棄坐等上門的消極思想，樹立正確的積極向上的無私風險的高尚道德情操，在平凡的崗位上做出不平凡的業(yè)績，為用戶提供優(yōu)質、高效的服務。最后，要認真履職，深刻認識到檔案工作是一項保密性很強的工作，作為一名檔案管理工作人員要保守秘密，增強保密意識，做好保密工作，工作中倘若發(fā)現(xiàn)有泄密、竊密行為，要堅決與之作斗爭。

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