基層事業單位檔案管理現代化實現路徑

段蕊

【摘要】檔案資料是作為基層單位組成的信息基本數據，隨著科技日新月異的發展，傳統的檔案管理已經不適應飛速發展的經濟形勢，檔案的管理工作需要高效率高標準，要有效提高管理的技術含量，才能有效地跟隨新時代的步伐。隨著高端科技走入基層，為滿足基層事業單位的新發展新需要，本文綜合實踐中的管理模式，探討了基層事業單位如何在檔案管理中實行現代化的管理模式，使管理工作逐漸走向系統化、智能化。

【關鍵詞】事業單位;檔案管理;現代化

計算機是時代前沿的寵兒，發展中的高科技技術把我們逐步引入現代化的管理進程中，替代傳統的管理體系，促使檔案管理工作能夠做到智能化服務，傳遞及時準確的信息，提高管理機制的功能與效率，使工作人性化，管理科技化，自動化程度達到90%以上，實現全面的智能化管理，高效有序的檔案管理工作才能伴隨時代的步伐，走進生活，服務于發展中的各項領域。作為公共服務的主導載體，要明確檔案管理的重要性，需要迅速提高管理體系與模式的改進。本文闡述并提出了指導性建議，現代化的檔案管理模式才是發展方向。

一、基層檔案管理存在的問題

（一）基層檔案的管理需要逐步完善。目前基層事業單位的檔案管理存在著諸多問題，如檔案的標題序號，組卷目錄等都需要按統一的標準去完善，便于查找，貯藏與保密制度更應該加以提高，防潮防火防丟失。不完善的管理制度反映出工作只停留在初級的表面階段，很難發揮出明顯的實際作用，況且這些不規范又不健全的檔案管理制度，降低了實際運行中檔案的利用價值以及基本性能。由于基層事業單位檔案管理工作缺乏計劃性，沒能根據事業單位檔案管理的現實需要制定具體的檔案工作計劃，不能合理統籌分配和不斷更新檔案管理設備資源，導致事業單位工作的發展速度較為緩慢。

（二）檔案的檢索率低。檔案的檢索方式可分為兩種形式，手工與計算機。檢索的硬件設施關系到檢索效率，計算機就是走在時代前沿的高端工具，而目前為止還有的基層事業單位檔案管理仍然停留在手工檢索中，費時費力又繁瑣，查閱使用極其不方便，各種條文的等待，各種申請的批復。即使有所改進，投入了大量的人力物力，也是老牛拉破車飛不起來，缺乏自動化的檢索工具，產生了與時代脫軌的現象，制約了檢索效率，使珍貴的檔案淹沒在歷史中，勢必會從側面影響經濟的發展。檔案管理設施設備的落后，檔案管理技術手段方面的限制，導致檔案管理工作的效率低下，檔案管理的整體有效性較低，這在很大程度上不利于檔案管理事業的科學化發展，沒能更好地發揮檔案資源的實用價值，還要進一步基于信息技術更新達到提高檔案服務水平的目標，圍繞著檔案共享促進檔案管理事業的發展，實現檔案技術的革新。

（三）管理人員的專業素質不足。走在新的時代，管理上的現代化、系統化、智能化將逐步進入全面的實施過程，相對管理人員的文化水平與管理素質也需要一個質的提高，以適應新理念、新科技。要建立完善的用人制度，逐步完善檔案管理的人員資歷水平，認識到檔案管理的重要性，發揮出管理人員的職能作用，從根本上改變管理態度，認識到檔案管理不只是檔案的保管員。要從陳舊的思想中改變過來，認識到檔案不僅僅是一組數據，它記錄著歷史上各種人文地理，文化遺產，以及歷史發展歷程，如何才能讓不說話的數據活起來，發揮它的潛力與作用，這是管理人員應該去做的有利行為，不要死搬硬套只做保管員，要有創新精神，創造理念，把檔案的潛質發掘出來，推向社會，推向前沿，使檔案發揮應有的作用。為一帶一路打下堅實的基礎，同時，要做好職能部門的保駕護航工作。

二、實現無紙化的管理模式

（一）高端技術管理機制。高科技引領時代的發展，多樣化的文字資料、圖片、視頻保存方式與日俱增，越來越深入現實生活中的高科技存儲方式逐步深入人心。傳統存儲模式都是以紙為基礎，而如今要更換為采用無紙化的高端技術管理機制，采用互聯網模式，運用數字化管理模式，發揮出現代化的優越技術職能，讓管理系統化，為查閱者提供良好途徑，方便快捷。進一步明確檔案設備更新計劃，根據事業單位現有信息技術設備水平，未來檔案管理的大數據趨勢，以及事業單位所在區域的財政能力，有計劃地加強檔案管理設備設施的更新工作，強調科學的編制檔案管理預算經費，以便于更加針對性地更新檔案技術設備。

（二）數字與微縮化的應用。網絡平臺是各個管理部門溝通的橋梁，通過平臺迅速傳達信息，統一管理，統一安排，分類分組，識別編碼要便于查找，確保信息的準確性，真實性。所有的檔案資料應有電子備案，所有電子檔案也應進行定期復查、復檢，軟硬件設施的兼容性與穩定性一定要良好，提高電子檔案的安全與保密性，規范化的管理制度才能保證檔案管理的質量與要求。硬件配套設施要專人專用，高端技術要配高端人才。移動互聯網已經成為主流信息獲得載體，在新時代應當把移動智能設備與檔案管理技術設備統一起來，在微縮化的理念下提高檔案管理設施設備應用的有效性，著力在標準化的理念下提高檔案的應用水平，從而更好達到發揮檔案價值的目標。

（三）提高市場化的檔案管理。社會的人文發展以及歷史化進程都是檔案所能體現出來關鍵數據，是服務新時代、惠及新發展的有利依據，是珍貴的原始記錄，不能再生且不容篡改。適當有序推進檔案管理市場化運作，會普及大眾對檔案管理的了解及重視意識，有效地利用檔案為加快改革、創新化的進程，起到拋磚引玉的主導作用。檔案事業的運作離不開組織的協調工作，以信息與控制等高科技為指導，運用管理與協調的功能，根據檔案工作的實際運作規律，恰當地處理好每一項工作中遇到的各種問題，力爭做到科學化的管理，能夠高效化運行，逐步完善檔案管理與組織工作的協調發展。檔案管理方式包括理論與技術相結合：首先是檔案現代化的知識運用，通過學習和利用現代化管理學中的運作方式和方法，落實行之有效的檔案管理職能，理論與實踐際相結合，不斷地指導檔案管理中應該做到的工作，結合發展形勢，把有利于社會發展的珍貴資料推向市場，與高端協調，開發新信息，運用新思路，解決好每一條珍貴信息的利用率，做到資源不浪費，為我所用。現代檔案管理應當融入第三方機構，尤其是事業單位缺乏專業技術人才，檔案管理技術設備有限，檔案管理壓力較大情況下，應當充分的發揮第三方技術服務的作用，委托專業機構開發檔案管理軟件，提高檔案管理的整體質量水平。在有限的資金支持下提高檔案管理的效率，促進檔案管理事業的飛速發展，借助專業機構不斷提高檔案管理的工作的總體效率。

三、總結

基層單位的檔案應當逐步完善現代化管理，應用高科技管理模式，使數字化全面取代傳統化，總而言之，采用現代化的管理模式，引進高科技設備作為支柱，加強基層檔管理的力度，促進現代化硬件設施進程，充分發揮基礎的本能作用。有效地利用現代科學技術手段，取替傳統檔案管理模式，建立健全有序的基層事業單位管理體制，使得基層事業單位檔案管理體制有飛躍式的發展。完善基層事業單位檔案管理體系，人員的選拔也要落到實處，養兵千日用兵一時，要積極培養高端人才，好鋼用在刀刃上，不斷學習和創新，以積極的工作態度做好檔案事業，發揮檔案的可利用作用，著眼于檔案的利用價值服務于大眾，服務于社會。

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