中學檔案管理工作問題與工作效率提升方式

趙力

【摘要】本文從中學檔案管理工作的實際問題入手，提出能夠有效解決現狀的方案，并對提升檔案工作效率與質量方面提出了三種建議。學校不能教條式地改革中學檔案管理工作，應當結合工作實際，靈活掌握檔案管理工作運行模式。

【關鍵詞】中學檔案管理;工作問題;效率提升

中學檔案管理工作在維持學校日常教育教學工作之中有著重要的意義。中學檔案指的是其在教育教學過程之中所有載體記錄，資料信息健全完善，從圖表到多媒體，形式多樣，為之后開展教育教學工作能夠提供詳盡的參考信息與執行依據。因此及時對現行的中學檔案管理工作中的問題進行探討研究，對工作效率和工作水平的提升，亟須所有教育工作者進行思考。

一、中學檔案管理工作現狀問題

（一）重視程度不足。在當前的檔案管理之中，工作人員普遍還停留在對已有檔案的整理與簡單的保存管理之中，對事前的搜集與事后的完善都缺乏工作。這樣的檔案管理工作只能夠暫時保證在教育工作之中不出現問題，但是后續的其他工作都會受到嚴重的牽制，讓不規范的檔案處理越來越多。時代在發展，社會在進步，檔案管理工作更應當順應時代的進步與發展，改變當前陳舊的檔案管理工作。對于中學檔案管理的不重視來自從學校領導到基層教師每一個角度，這些都會對后來的檔案管理工作產生不小的影響。例如銅川市某中學，20世紀90代的教學檔案和財務資料出現了大規模遺失，當年的工作人員現在依然退休，但是在計算教師工齡等事物的時候，許多數據得不到求證，給這些教師的退休流程造成了極大的困擾。這些歸納綜合或檔案分析工作的明顯落后與不重視等因素所造成的管理問題會嚴重侵犯到教師與學生的個人利益，這些檔案管理的方式方法得不到應有的更新，已然出現了不少問題。

（二）專業水平不足。當前絕大部分的中小學都是聘用一些退休教師來進行檔案管理工作，依照既有的工作流程都存在一定的困難，更不用說專業水平了。檔案管理的資金投入只是人事工資上浮百分之二十的現象頗為嚴重，僅僅能夠維持這些檔案的完整性。這些老人從來沒能夠接受檔案管理工作的專業技能培訓，導致經驗主義盛行，對規章制度的了解也相當缺失，整體的工作思路就是刻板的登記保存檔案，沒有科學的分類歸納流程，在查閱和維護統計時造成了不小的麻煩。

（三）工作與時代脫節。中學檔案分派管理模式依舊傳統，及用紙質材料手寫登記、大量的檔案袋堆積在一起等就是現在的管理方法，與當前信息化的時代嚴重的不匹配。由于資金和人力的巨大劣勢，任何現代化的管理傳遞模式都沒能夠進入中學檔案管理之中，特別是少數經濟較不發達的地區，甚至還停留在老舊的檔案規整體系之中，資料的遺失損毀導致的問題數不勝數，嚴重地影響了中學教育工作的有序展開。這種粗放的陳舊的管理模式至今占據主導的地位，從根本上就難以滿足創新發展的根本需求。這種嚴重的時代脫節是中國教育故步自封的一個縮影，使得義務教育工作難以得到創新，更不用談現代化發展了。

二、中學檔案管理問題解決途徑

（一）重新認識檔案管理工作。中學檔案管理關系到中學自建校以來的歷史事件與教學經歷的全部記載，對學校文化傳承有著不可替代的作用。面對學校的教育歷程，如已經培養了幾位院士等，這些人才和優秀教師，是形成一個學校的學風的重要基石。學校對祖國的貢獻就體現在這些檔案之中，檔案管理工作需要全體學校教師與學生進行全新的有建設性的認識，讓學校能夠有意愿去認識到檔案工作在整體教育教學之中的重要地位，主動自發地開展檔案工作改革。總的來說，檔案管理工作需要從基層到高層建立全新的認識，讓中學檔案管理工作能夠得到應有的優化與發展，能夠讓中學教育不再受到檔案調閱的掣肘，健康地開展工作。

（二）展開專業技能培訓。檔案室聘用退休教師明顯有幾點考慮，退休教師教書育人一輩子，想要繼續為學生們做些貢獻;學校在聘用退休教師所花費的金額必然少于科班檔案管理專業人才;退休教師熟悉學校的人事與運行，交流工作不存在障礙等。針對這些方面，有兩種解決方式：一是依舊聘用這些退休教師，但是應當對退休教師展開上崗考核與培訓，讓這些擁有豐富經驗的退休教師能夠掌握專業的檔案管理技能。退休教師的優點其實在于其學習能力與對學校的熟悉程度，對于學校各種檔案管理的規章制度也能夠從實際運行的角度進行相應的修改，有充足的責任心，也不會為學校檔案工作運行增添更大的負擔。二是聘用專業社會人才，如有經驗的檔案人員進駐檔案室。這樣做雖然需要加大投入，但是其工作能力與工作效果必然會高于退休教師，但問題在于專業的檔案管理人才并不一定能夠掌握學校之中特殊的運營模式，各個部門之間的交流銜接或許會存在較大的問題。但是檔案管理工作需要擁有專業管理技能的人才的宗旨是不變的，每個學校應當考量自身的狀況，選取檔案室的運營模式或技能培訓模式。

（三）管理工作順應時代發展。學校需要順應社會的進步，根據自身的狀況建成電子化信息化的檔案室，進行學校工作的現代化改造。但是運用在現實之中就需要靈活變通，各個學校不一而足，不能照搬。如果目標中學為一個現代化近萬人的大中學，不單單檔案室需要信息化改造，甚至需要單獨設立職能部門對這些檔案進行管理，深入的研究網絡技術與信息技術，徹底的改變傳統的工作管理模式。但是如果目標中學是一個偏僻的鄉村中學，只有學生百余人，建立完全現代化的檔案室明顯不現實，也起不到多少效果。這時如果能夠由鄉鎮政府出面，將整個轄區之內的學校統合起來，統一建立一個信息化的檔案室，由鄉鎮出面聘用專業的檔案管理人才，學校攤派一部分資金，鄉鎮編列一些教育補貼，從而健全檔案管理新的運行體系。如果情況再嚴峻一些，學校也能夠選擇將檔案掛靠在鄉鎮政府檔案室之中，既能夠得到保護，也基本不需要提供費用。

三、中學檔案管理工作效率提升

（一）增進管理意識與資金投入。檔案管理得不到學校的重視，究其原因是對這項工作存在認識上的誤差，沒有遇到過重大損失。一方面，需要矯正學校全體教職工對檔案管理工作的認識，才能從實質上對檔案管理工作加以改革和優化。從學校領導開始改變思想，建立將檔案管理工作做美做好的思想意識，進一步開始對學校現狀進行調研，制定出詳細的崗位職責與工作流程，建立科學的檔案管理制度，推動學校管理的正規化;另一方面，學校應當著重考量對于檔案管理的資金投入，保證不會因為資金的缺失而使得檔案信息缺乏維護。

（二）進行現代化檔案庫管理。對于條件允許的學校，建立現代化的檔案室，聘用檔案管理的專業人才固然最好。但是許多的學校明顯不具備這樣的條件，就要立足于現實對現有的從業人員進行專業的培訓和訓練，同時開展應屆生招聘，保證檔案管理工作的延續性。另外，對于現代化管理設施和管理經驗的歸納總結與積極構建不能放松，引進現代化的查詢軟件和數字技術，將檔案工作與科技進步和社會演變接入正軌，從而為中學教育作出應有的貢獻。

（三）創新檔案管理工作績效模式。對于檔案管理工作來講，在滿足工作條件與工作人員的現代化與專業化之后，工作管理模式也亟須進行改革，從而提高工作效率。從管理學發展來看，績效考核能夠對檔案管理工作的工作效率有效促進。如從工作成績來看，對原有的人員通過績效考核進行合理調配，從而實現人員的優勝劣汰或薪酬改變，也可迫使檔案管理員工自我提升綜合素質。

四、結語

當前檔案工作管理水平不高是一個現實問題，轉變思想，考評現實，建立現代化的檔案規范管理體系，創新工作考評模式能夠有效地提高學校總體的教育教學質量，為建設現代化校園作出貢獻。

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