提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑

裴雙武

【摘要】隨著我國經濟的飛速發展，信息技術有了很大提高，傳統的辦公室檔案管理工作已經不能滿足于當前高效率的要求。企業能否提高效率以及發展壯大，辦公室檔案的管理水平非常重要，所以如何提高辦公室檔案的管理工作效率是當下企業最關注的問題之一。本文先概述了辦公室檔案管理工作及其意義，進而分析了目前存在于辦公室檔案管理中的問題，最后提出提升辦公室檔案管理工作效率的途徑。

【關鍵詞】辦公室;檔案管理;工作效率;途徑

檔案管理工作在辦公室工作中占據著重要地位。在經濟全球化的今天，只有對辦公室檔案管理工作不斷改革和創新，才能適應競爭激烈的市場經濟。要想提高工作效率，需要對工作人員在查考利用信息過程中的邊界性和舒適度做出良性調整，從而確保企業自身的核心競爭力。如果想提高工作效率，就需要對工作中存在的問題進行深入分析，對癥下藥才能從原則上解決問題。

一、辦公室檔案管理工作概述

當今時代的顯著特點之一是信息技術的飛速發展。所以，企業要適應新時代的新要求來科學合理地管理辦公室檔案工作，并對相關從業人員進行及時培訓，強化制度建設，重視檔案管理工作，積極引入新技術，進而提高整個管理效率。

二、辦公室檔案管理工作至關重要的意義

（一）輔助領導決策。做好檔案管理不僅可以領導規范化水平和科學決策起到提高作用，還能夠使參謀助手充分發揮作用，為企業在修改和制定相關的規章與制度問題上提供合理的參考依據，也能夠提高企業的工作效率，以及對企業的信息進行真實記憶。因為企業在歷史中某一時間階段發生的問題和事件對于企業的運營都極具參考價值，都應該詳細記錄在企業檔案中。

（二）提供憑證。檔案是歷史記錄者和對現實的反映者，其也明確著企業和員工的責任義務以及雙方的合法權益，為企業和員工之間避免諸多無足輕重的糾紛;傳承文化的價值，采用查找檔案管理的方式，不僅能夠了解國家以及單位以往的輝煌成績，同時探索歷史發展歷程中的軌跡以及規律，對傳統精華和歷史文脈進行有效繼承。與此同時，對企業文化的重塑與發展，以及增強企業員工的向心力和凝聚力方面可以起到有利影響，并可以增加對我國文化的自豪感和民族凝聚力，也是珍貴的教育資源。檔案記錄是指客觀出現的實際反映，同時也是真實的事件，因此具備說服力以及感染力，可以應用于參考資料和教材，最后應用于員工培訓和單位團建中，從而對培訓的效果和效率起到推進的作用。

三、目前辦公室檔案管理工作中存在的問題

假如針對檔案的管理的質量和效率進行有效提高，則可以為企業在日常管理中提供一定程度的借鑒信息和參考性的價值。但在企業的實際運營中，出于各種原因，檔案管理工作的效率仍然不高，具體有以下幾個方面：

（一）不夠重視。目前很多企業都沒有從根本上提高對檔案管理工作的認識，大多數企業認為檔案管理不過是日常工作中的附屬品和衍生品，進而發生輕視會計檔案和文書檔案，過度關注人事檔案和項目合同問題的出現。且企業在安排工作崗位時，多由辦公室人員來兼職管理檔案，又因為辦公室人員缺乏專業素養，知識也有較大的局限性，企業的檔案又較為復雜，就導致在分類管理上出現問題，且利用查考功能也不完善，從而使得檔案資料無法體現出其價值以及作用。

（二）管理制度不完善。想要為目前奠定良好基礎，就需要擬定相關的規章制度，同時有利于后續的工作。為了提升檔案管理的工作效率，不僅需要建設完善的檔案管理制度，還需要嚴格的遵循制度實行。然而檔案的管理制度主要有收集資料、整理資料和分類等步驟，則要求分類存儲媒介、規范收集整理、借閱查閱等環節。但在具體的工作過程中，諸多企業并未制定有關對于檔案管理的制度，或是制定了制度，但是沒有嚴格執行。同時沒有建設專業的檔案室，進而使得檔案管理工作的效率得不到提升。

（三）專業素質不高。雖然當前很多企業越來越意識到檔案管理的重要性，但缺乏專業的檔案管理人才，或者現有的檔案管理人員專業素質不高，從而不能使檔案管理發揮其價值。具體表現為：一是認識偏差。部分人員覺得檔案管理只是打雜的工作，沒有使命感和榮譽感，在日常的檔案管理工作中積極性不高，從而很大地影響了工作質量和效率。二是缺乏專業知識。在進行檔案管理工作的過程中，因為能夠熟悉專業的檔案管理內容，同時沒有合理地將檔案進行分門別類，進而致使保密檔案和公開檔案沒有嚴格分類。還有的檔案管理人員年齡較大，不能熟練操作電腦，從而使檔案信息不能被合理利用，發揮不了其應有的價值。

（四）管理手段較為落后。當前企業大多引入了先進的辦公手段，但在進行檔案管理時，還在采用以往的人工管理方法，因人工管理檔案易產生錯誤，并且難以糾正錯誤，因此，人工管理檔案的方式已不適合現代化的管理方式。然而先進的信息技術更加精準與方便快捷以及高效，進而能夠迅速地備份以及恢復資料。也可以這樣講，如果管理手段落后，不僅會降低工作的效率，而且還會浪費大量的人力以及物力。

四、提升辦公室檔案管理工作效率的有效途徑

（一）從思想上高度重視檔案管理工作。全面提高企業領導對于檔案管理工作的認識程度，將檔案管理與企業利益掛鉤，切實做好實施與謀劃檔案管理的全部進程，并且提升檔案的管理工作，同時企業也需要改善自身的有關激勵體系。與此同時，不僅需要針對檔案管理工作人員進行主人翁意識的培養，還要定期考核其業務能力和水平，根據考核結果對管理人員做出相應的獎懲，以期達到提升其重視檔案管理工作的目的，如此一來，能激發管理人員的積極性和創造性，從而全面提高工作效率。

（二）強化培訓業務。企業方面要注意儲備優秀的人才，做好人力資源工作，引進高素質的檔案管理方面的專業人才，只有專業的人做專業的工作，才能保證工作能夠順利進行，省時又省力。另外可按照員工的長處，對其能力進行充分發掘，再進行分類施策。提高自身的能力和信息化水平;傳授給年輕員工專業的理論知識，夯實其專業基礎。

（三）不斷完善制度。企業方面要重視制度建設工作，用優越的制度來管理人才和工作。一方面，采取集思廣益的方式來制定和修正相關制度，發揚好的管理辦法，及時糾正錯誤的管理措施，不僅需要第一時間彌補管理檔案中出現的漏洞，而且還需提升檔案管理的管理型質量以及解決針對性的問題;另一方面，單位也需主動采用反饋的體制來建立健全檔案，在利用檔案時企業員工一旦發現問題，需要及時安排專人對問題進行匯總，再根據問題點來制定解決措施，最后劃分給企業的管理層，這樣才能提高檔案管理的效率。

（四）采用雙套制管理模式。在技術上逐步提高只有采用雙套制管理模式，才能夠使得計算機檔案管理以及實物檔案管理之間相互配合。積極主動提升檔案信息化管理的過程，使檔案信息資源更加規范化以及便捷化。與此同時，主動應用云技術以及大數據等新一代的技術方式開發以及靈活的運用信息資源。只有仔細開展數據解析以及認真的研究，才能夠找出內在的聯系性以及規律性。同時開展深度的開發以及資料的整理，并且在全方位工作過程中，提高檔案管理的工作的話語權以及重要性。

五、結束語

綜上所述，單位在開展辦公室工作的過程中，檔案的管理工作為關鍵的組成部分之一，檔案的管理工作與進行其他工作有著密不可分的聯系，只有提高企業的檔案管理工作，才能對辦公室其他工作的查找信息與利用數據起到促進作用，從而對整個辦公室的高效運行和順利開展工作起到推動作用。所以，檔案管理這一項工作責任重大，企業要高度重視，不斷強化培訓檔案管理人員，完善管理制度，以及提升管理技術，促進檔案管理工作的水平和效率得到有效提高，使得辦公室整體工作水漲船高、行穩致遠。

【參考文獻】

[1]劉曉慶，劉帥.探討提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑[J].消費導刊，2019（20）：124.

[2]嚴璽.論如何提高辦公室檔案管理工作的效率[J].現代企業文化，2019（21）：132.

[3]鄭士柱.新醫改背景下提高醫院人事檔案管理效率研究[J].辦公室業務，2019（14）：177.

[4]周霞.基層事業單位檔案管理現代化實現路徑[J].辦公室業務，2017（5）.

[5]楊海鵬.人事檔案管理工作探析[J].辦公室業務，2017

（2）.

[6]汪紅娜.辦公室檔案管理工作效率提升途徑分析[J].讀與寫，2018，15（29）：9.