信息技術在高職院校檔案管理中的應用

呂偉

摘 要：目前來說，大多數高職院校在進行檔案管理工作的過程中逐漸拋棄了紙質檔案，使用電子檔案進行教學信息與招生信息以及科研信息的傳遞，但是在這一過程中產生了一些尷尬的現象，也就是學校檔案管理工作中，很多依然是將紙質信息作為主要使用方面，在這樣的情況之下，適應當前高職院校的改革，需要來將其從紙質檔案逐漸轉變成為電子檔案，并且其逐漸成為在高職院校之內進行檔案管理工作過程中的重要內容之一，需要對其進行深入的研究，在這一過程中需要了解計算機信息技術在高職院校檔案管理中的作用，從中找出其存在的問題，從而提出與之對應的對策，促進信息技術在高職院校檔案管理中的應用與發展。

關鍵詞：信息技術;高職院校;檔案管理

一、信息技術在高職院校檔案管理中的應用

1.信息技術在高職院校檔案管理中的優勢

（1）提高檔案的嚴密性

在檔案進行保存的早期大多使用紙質檔案來進行信息的保存，但是隨著時間的推移，逐漸出現頁面泛黃，導致自己不清晰，使得很多珍貴的檔案無法進行良好的保存，甚至經常會出現檔案丟失等情況，影響了檔案管理的工作質量。其主要因素是檔案管理工作較為繁瑣，很難快速的進行核對，但是通過進行計算機信息技術的廣泛使用能夠讓管理人員在進行檔案的管理過程中進行數據庫的使用，這樣不僅方便查找，并且能夠迅速的對其進行調取，通過進行密碼的設置能夠提升檔案的保密度與安全度，想要進行檔案的調取需要進行密碼的輸入，否則無法獲取檔案內容，提升了檔案的嚴密性，有效防止檔案盜取情況的出現。在這樣的情況之下管理人員進行檔案管理更加的輕松，增加了檔案的嚴密性與安全性。

（2）提高歸檔效率

高職院校的檔案種類多、數量大，僅僅依靠人力難以快速對檔案進行分類整理，導致檔案管理工作進展緩慢、效率低下。為了改變現狀管理者應積極學習使用網絡技術，計算機信息技術，從而功能靈活的使用計算機程序，從而能夠快速讀取機密文件，提高檔案管理的質量。與傳統的檔案管理方法相比，計算機信息技術有很多優點，使管理人員感受到管理工作非常輕松。在工作中，計算機可以節省員工時間，高效存檔，壓縮不同的文件信息，備份和保存，防止文件丟失。在這一過程中，檔案管理人員在搜索欄輸入關鍵詞，根據文件的類型，根據不同的文件類型，分類存儲，從而方便日后查找與使用，在這一過程中極大的減輕了人力負擔并且提升了檔案管理的工作效率。

（3）方便檢索和儲存

在進行檔案管理的過程中需要著重的進行檔案的分類，否則必然會難以查找需要的檔案。所以需要明確檔案的總量、信息內容以及類別，之后使用信息技術來進行檔案信息的檢索，其目的是為了方便的進行信息的存儲與查找。在進行查找的過程中只需要進行時間與關鍵詞語的輸入能夠快速的進行檔案的查詢。同時進算計能夠有效的進行存儲不足問題的解決，減少占地面積，將檔案信息壓縮在文檔之中，自動的進行信息的存儲，這一過程高效快速并且能夠進行大量時間的節省有效的進行了工作效率的提升，在這一過程中可以使用二維碼進行檔案信息的存儲，方便進行檔案信息的查找，同時，新時代檔案管理人員需要緊跟時代的步伐，使用計算機信息技術來進行檔案的存儲，提升檔案的時效性與有效性。

（4）提高檔案傳遞速度

在高職院校中對于信息技術的合理運用能夠在一定程度上提升檔案信息的傳遞速度。具體來說以3億字的文檔來說，紙質檔案需要使用車輛來進行資料的搬運，但是電子檔案與之不同，其僅僅需要一張存儲卡就能夠完成檔案資料的調查與使用，這樣的差距在其中是顯而易見的，同時其能夠有效的提升檔案傳遞的速度與安全性，通過網絡閃存的速度很快，能夠良好的進行信息的傳遞。在高職院校中不可避免的會經常的用到檔案信息的傳遞，具體來說例如對于學生畢業證的發放等方面，但是如果使用紙質檔案，必然只能夠對相關文件進行郵寄，但是這樣的情況極容易造成文件的丟失，但是這樣的檔案的使用對于使用者來說具備極大的影響，所以需要進行電子檔案的使用，電子檔案提升了檔案傳輸的安全性。

2.信息技術在高職院校檔案管理中應用的風險

（1）檔案的安全性風險

電子檔案的存儲具備存儲空間小，讀寫速度快的特點，其決定了電子檔案存儲設備的丟失與損壞必然會造成嚴重的后果，與紙質檔案來說其損害更大。此外，由于信息時代，進行信息的存儲必然是使用相同的字體對其進行標識，這也使得其沒有手寫漢字的字跡的特點，這樣的情況使得其一旦出現多份檔案的情況下很難進行其檔案真假的辨認，這樣的情況對于檔案所有者的影響很大，網絡的普及極大地增加了進行檔案傳輸的便捷性，但是與此同時也增加了檔案的安全性分風險，其為不法人員進行檔案的獲取與改變提供了方便。在高職院校中其檔案管理通常是及西寧教師與學生信息的保存，所以在這一過程中需要對其安全性進行重視。

（2）數據的完整性風險

進行檔案管理中傳統檔案在進行管理中容易發現其進行錄入過程中的錯誤，并能夠對其進行修改，但是在電子檔案中如果出現錄入錯誤很難發現，更加不容易對其進行修改，與此同時由于電子檔案多數會使用批量處理的方式對文件進行設置，使得其一旦出現錯誤其后果極為嚴重。電子檔案與傳統檔案進行對比往往會放置于更加開放的環境中，但是如果無法對檔案資料進行及時的更新必然會導致學生與教師信息不夠全面。同時，電子檔案能夠與現代辦公設備進行共同使用，設備中一旦出現程序性問題很容易導致檔案的損壞，這也是高職院校在進行電子檔案使用過程中需要注意的一方面。

（3）檔案的長期性風險

計算機技術在檔案管理中的應用是隨著信息技術不斷發展逐漸產生的技術，但是現代信息技術的迅速發展使得新技術在不斷的進行出現，在高職院校中使用電子文檔進行檔案的存儲能夠將其存儲在不同的媒介之中，但是信息的儲存對于檔案管理具備重要影響，需要特定的設備對其進行保障。不斷發展的現代信息很難保障設備的穩定性，具體來說如果使用特定的存儲設備進行信息的存儲，但是在信息進行發展的過程中很難保障設備會不會在未來的信息發展中逐漸被淘汰，并且在這樣的情況之下一旦存儲設備被損壞必然難以找到合適的硬件對其進行改善，無法進行資料的存儲與讀取，這樣情況的情況的出現在無形之中剪短了電子檔案設備的壽命，需要及時的進行相關設備的更換，對于檔案的存儲來說是十分不利的并且這樣的情況很難對其進行改善。

二、計算機信息技術在高職院校檔案管理中應用存在的問題

1.信息技術的利用程度不高

近年來，隨著信息技術的重要性的提高，信息技術得到了快速發展，現代信息技術逐漸被應用到實際生產中，例如，如物聯網、大數據和云計算技術，但是從整體層面來說，我國高職院校現階段在文檔管理力信息技術應用相對較弱，在高職院校的檔案管理中，大部分仍是采用傳統的信息技術。例如，很多高職院校仍然以簡單的計算機技術為主要應用技術，一些高職院校已經實現了文件的網絡化管理，但在文件資源共享方面還存在很大的局限性。

2.信息化檔案管理的基礎設施不完善

高職院校的文件及資料管理應采用信息技術，這也需要高職院校具備比較完整的信息技術基礎，但大部分高職院校對信息技術基礎設施的建設并不重視。首先，目前大部分的高職院校沒有充分了解檔案信息管理的重要性，這也使得其沒有話費大量的資金來建立信息化檔案信息管理。其次，信息化檔案管理設施建設需要具備專業的售后服務和管理人員，因此必然會在一定程度上導致管理費用增加。目前我國大多數職業院校在資本開發和實力方面相對薄弱，并且其有限的資金大多數被用在了進行師資力量的建設之中去，對于信息化檔案管理基礎設施建設不完善。

3.工作人員素質不高

目前在高職院校中，其檔案信息管理工作人員的整體素質并不是很高，但是信息化檔案管理對工作人員的信息技術水平具備較高的要求，這也使得高職院校中檔案管理的工作人員無法對其進行良好的適應。其整體素質的不足對于檔案的信息化管理的實施造成了一定的阻礙，同時，在部分高職院校中還使用傳統的檔案管理模式，甚至部分員工沒有與信息化檔案管理接觸過，使得很多工作人員根本無法進行信息化的檔案管理，這樣的情況出現使得其無法進行信息化檔案管理的實施，所以需要對其進行優化。

三、信息技術在高職院校檔案管理中的應用策略

1.重視信息技術在檔案管理中的應用

目前，部分高職院校在進行檔案管理過程中使用的信息技術手段較為薄弱，現階段高職院校的管理者對于信息技術的檔案管理使用并不關注，這也是導致信息技術無法在高職院校進行良好應用的重要因素，所以高職院校需要對信息技術在檔案管理中的重要性進行高度的認知，積極的將信息技術應用在檔案管理之中去，同時檔案管理工作者需要能夠充分的認知到進行信息技術管理的重要性，從專業的角度進行出發，對其中的信息技術應用進行更加全面的理解，及時將其信息傳遞到領導層之中去。

2.加強檔案信息化管理基礎設施的建設與使用

（1）檔案信息化管理基礎設施的建設

進行檔案管理信息化需要進行基礎設施的優化，針對于目前高職院校在檔案管理試試過程中其基礎設施薄弱的情況，需要進行檔案信息化管理基礎設施的優化，在進行高職院校的管理中需要提升對于檔案信息化管理的投資力度，通過這樣的形式來提升對檔案信息化管理資金的投入力度，通過這樣的手段來為檔案信息化管理的實施提供必要的支持，與此同時還需要從軟件與硬件兩個方面共同進行信息化檔案管理基礎的優化，具體來說，從硬件方面需要進行激光掃描儀與打印機等現代檔案管理所需要的輸出設備的購買，通過這樣的手段來實施檔案管理的電子化。從軟件層面來說，需要進行檔案管理的信息平臺的建設，從而實現檔案管理的信息化，并且在這一過程中需要建立專業的局域網，或者是檔案管理專業平臺，通過這樣的軟件設施的優化能夠良好的提升檔案信息化管理的實施速度。在高職院校中進行檔案信息化的試試需要建立與之進行對應的數據庫，在這一過程中，檔案的目錄與數據庫需要與紙質檔案進行良好的鏈接，這也是實現紙質檔案轉變為電子檔案的重要手段。所以其要求數據庫中的每一份未見都能夠對應紙質文件的存放位置，只有建立科學的檔案數據庫才能夠保障檔案查詢的快捷與有效性。

（2）檔案信息化管理的使用

對于檔案信息化的使用需要結合高職院校的具體網絡條件以及電子檔案建設情況甚至是政府的服務玩，通過多種方式來最大限度的將電子檔案的作用進行良好的發揮，具體來說：

首先需要使用學校的局域網，為教師與學生進行電子檔案的實施，這也是其根本任務，在這一過程中進行電子檔案的實施需要通過學校局域網獎勵能夠面向元校內師生的服務平臺，從而保障高職院校的教師與學生能夠通過這一平臺來進行電子檔案文件夾的共享在這一過程中需要注意，電子檔案服務平臺的利用與開發存在一定差異，在這一過程中學校可以使用模糊查詢來進行查詢效率的提升。也可以使用全稱輸入從而進行精準查找。

其次，要充分的進行政府網絡的使用，高職院校是為了向社會提供高素質人才所成立的，所以需要建立與之對應的服務平臺，從而良好的提升畢業生的就業率，通過這樣的方式來為學生在畢業后能夠找到適合自己的工作。

最后則是需要良好的使用公眾網絡的建設，來進行公眾檔案信息服務平臺水平的提升，公共檔案服務與檔案資源的社會共享是其有效的途徑之一，有利于公共網絡建設，服務于社會平臺的需求，促進學校進行有價值的信息的保留，能夠更好的了解社會需求，保障教師能夠時刻了解社會前沿發展，通過會這樣的情況來使得高職院校對于學生的培養能夠與社會的發展的需要相契合。

3.提高檔案管理工作人員的素質

對于目前檔案管理人員素質偏低的情況，需要有效的進行檔案管理人員素質的提升通過多種途徑滿足高校進行檔案管理的需求。具體來說，有必要從以下幾個方面著手：第一，加強對檔案管理人員的培訓。例如，可以通過定期舉辦講座或對員工進行定期的入職培訓來提高高職院校檔案管理人員相關技術。第二，招聘具備信息技術檔案管理能力的員工來進行這一工作的實施。目前高職院校文件和檔案管理屬于文職工作，所以在文職人員招聘有必要招收專注于信息技術能力的員工，對于具備一定的信息技術能力的人員優先考慮其入職;第三是將員工的信息檔案管理能力作為進行員工評估的一個標準，并針對員工信息技術使用能力來進行其整體薪資待遇的調整，將其作為其中的一個重要方面。

結論

信息技術的發展能夠有效的促進社會各方面的進步。良好的進行信息技術的應對于高職院校檔案管理具有重要意義。高職院校的檔案管理工作人員需要能夠與時俱進，良好的進行信息技術的使用，將其良好的運用到檔案管理工作中去，將紙質檔案上傳到檔案管理系統之中去，從而方便對其進行整理，在進行文檔的查找的時候能夠隨時的進行文件的查詢，病對其進行良好的保存與傳輸，通過進行計算機信息技術的使用能夠有效的進行檔案管理工作效率的提升，可以在一定程度上增加檔案管理的實用性與先進性，有利于提升檔案管理的工作水平，促進高職院校檔案管理工作的順利發展。

參考文獻：

[1]劉 瑩.計算機信息技術與機關檔案管理工作的融合[J].電腦知識與技術，2019

[2]黃 寧.計算機信息技術在高職院校檔案管理中的應用[J].湖北工業職業技術學院學報，2019

[3]王雅喆.計算機信息技術在機關檔案管理中的應用[J].電子技術與軟件工程，2019

（作者單位：高密市高級技工學校）