淺談如何在新形勢下做好辦公室保密工作

申恒卿

【摘要】加強保密工作是辦公室工作的重要內容，也是辦公室的重要管理職能之一。本文就辦公室保密工作存在問題進行分析，找出弊端，探討解決方法，最終達到提高保密工作質量、維護企業利益的目標。

【關鍵詞】辦公室;保密;安全

辦公室作為一個企業或者單位的信息樞紐部門，在組織機構中起著承上啟下、溝通內外、協調四方的作用，有大量的信息面臨處理，對其時效性、保密性等方面都有嚴格的要求。尤其在當今的網絡時代，信息量越來越大，信息傳遞速度越來越快，信息處理的自動化及信息服務突破了地域限制，人們獲取和處理信息的方式日益多樣化，數據共享的程度越來越高，保密工作的難度也隨之加大。扎實做好保密工作成為提升辦公室工作水平的重中之重。

一、辦公室工作的涉密特點

一是知密時間較早。輔助領導決策是辦公室最重要的工作職能。通常辦公室要收集管理信息，負責第一時間接收傳達涉密文件;負責對帶有秘密性質的工作會議進行會議記錄;協助領導處理日常工作，起草帶有秘密性質的文件等。由于工作需要，辦公室人員常常比其他工作人員更早接觸涉密信息。

二是知密內容較多。辦公室屬于“參與決策、掌管事務、提供服務”的綜合性辦公部門，日常的內外部組織協調、溝通傳達，涉及方方面面，掌握的各個層次的信息比較多，特別是作為領導的參謀和助手，需要在為領導決策前收集大量的信息，內容覆蓋企業大部分的工作內容。

三是知密密級較高。因為工作需要，辦公室不僅可以接觸到企業秘密文件，了解到企業內部的核心秘密，還能夠接觸到一些更高密級的上級文件。由于辦公室工作的特殊性質，相比其他部門，辦公室與秘密之間的距離更近，辦公室人員成為秘密工作的直接參與者，能夠知道其他人不可能知道的秘密。

二、辦公室保密工作存在的問題

盡管保密在辦公室工作中地位特殊，但由于諸多主客觀因素的制約，保密工作還存在一些問題，主要有：

（一）保密意識薄弱。思想上的松懈是泄密事故發生的根本原因。辦公室工作內容多且復雜，部分辦公室工作人員存在著重業務、輕保密的傾向，保密意識淡薄，執行保密制度不嚴格，經常性或者無意識地將屬于企業保密范圍內的文件、資料透露給他人，給企業帶來損失。例如在公共場合討論涉密話題被他人無意聽到造成泄密;在私人交往和互聯網通信工具中聊天無意泄露組織機密;沒有嚴格的文件收發登記，不按照規定傳閱、保存文件而導致文件泄密;不嚴格遵守信息發布審批，造成信息泄密等。還有一些年輕的辦公室人員，工作經驗少、社會閱歷不足，對于保密工作的性質和特點了解時間不長，沒有接受過正規、系統的保密教育和培訓，對于涉密信息缺乏高度敏感性，有的甚至認為保密是保密部門和領導的責任，與自己無關，把涉密信息當作一般信息對待，隨意管理、處置，無意間給別有用心的人提供了竊取秘密的機會。

（二）保密技術不到位。隨著計算機技術的發展和互聯網的普及，企業辦公越來越依賴于計算機網絡，如何確保設備的保密安全給保密工作提出了新課題。部分辦公室工作人員對辦公設備的使用安全不了解，對辦公設備管理不善形成了重要的泄密渠道，例如不知道一些掃描儀和復印機在掃描和復印過程中會保存文件副本，甚至不清楚涉密和非涉密計算機的區別，在涉密和非涉密計算機上交叉使用可移動存儲介質，造成泄密或者網絡系統癱瘓，信息丟失;在設備維修維護上不嚴格執行規定，由未經審查的外部維修人員維修設備造成泄密等。

（三）保密制度執行不嚴格。辦公室工作涉及范圍廣，保密制度包含的內容也比較多，如保密工作制度、文件的保密管理制度、檔案的保密管理制度、辦公設備的管理及維修維護制度、定密管理辦法、涉密計算機及移動存儲介質保密管理制度、新聞報道的保密審查制度等。辦公室不重視保密制度的建設，保密制度不健全;制度執行不嚴格，浮于表面;保密培訓不到位，辦公室人員對制度學習不深入，對規定不能正確理解，知其然不知其所以然。這些制度層面的漏洞為保密工作帶來了很多安全隱患。

三、辦公室工作中保密工作的對策

（一）依法治密，完善保密制度建設。保密制度是開展保密工作不可缺少的依據和保障，完善的保密制度不僅能促進保密工作的實施，也促進了保密管理的加強，因此要做好保密工作首先要完善保密制度建設，把保密工作管理納入制度化、規范化、科學化的管理軌道。辦公室必須高度重視制度建設，依據保密法規和規章，在分析本單位實際情況的基礎上，認真進行泄密風險識別，針對性地制定出符合本單位實際情況的保密制度。辦公室還要注重學習相關的前沿理論和先進經驗，適時對保密制度進行修訂和完善，為規范干部職工在學習、工作和生活中的保密行為、明確涉及保密事項的相關活動的具體操作審批流程提供制度保障。

（二）注重教育，提高保密管理意識。保密意識教育和保密常識教育是防范竊密泄密的有力手段。辦公室人員作為保密工作的重要參與者，必須加強保密意識，不斷增強新形勢下做好保密工作的緊迫感，要將保密學習和政治學習結合起來，增強政治敏銳性，提高對具體問題的判斷力，從根本上提高保密意識;要將保密知識學習和個人思想學習結合起來，明確履行保密義務的職責，筑牢保密思想防線。辦公室人員保密素質的高低直接影響保密工作質量。提高保密意識，辦公室要結合具體崗位工作重點，堅持參與保密知識教育，不但要學習保密形勢、法律法規和規章制度等基本知識，還要學習掌握必要的現代信息防范技術;不但要積極參與保密知識培訓，還要自覺把保密知識學習納入日常業務培訓范圍，制定學習計劃，使保密學習常態化、規范化。

（三）強化素質，嚴防失密泄密發生。保密不僅是辦公室的日常工作，更是辦公室人員最為重要的職業素質之一。因此，辦公室人員要嚴以律己，養成高度自覺的保密觀念和保密習慣，不論在什么環境下都要管好自己，特別注意個人的言行舉止，時刻提醒自己牢記工作使命與保密職責，在思想和行為上保持警醒，做到“慎言”“慎行”“慎事”，自覺做到不該看的不看，不該問的不問，不該聽的不聽，不該記的不記，不該說的不說，絕對保守秘密;在行為上遵章守紀，絕不以知道機密要事為資本自我炫耀，不把領導同志的重要批示擅自向外透露，不傳播、泄露領導同志討論工作過程中的各種意見等等;在日常事務中謹小慎微，一絲不茍，盡量減少失誤，不犯錯誤，嚴謹細致地做好保密工作，成為保密模范、遵紀模范、守法模范。

（四）掌握技能，防范網絡安全風險。隨著信息化的不斷推進，互聯網和移動介質的普遍使用，使得國家秘密、企業商業秘密失泄密“防不勝防”，傳統的保密手段措施容易失去作用，給保密工作帶來了挑戰。做好保密工作，就必須讓保密新技術手段走在前面，全方位介入。辦公室應緊跟時代，加強保密技術防范硬件建設，配備齊全必要的防范設備。辦公室人員要加強對保密技術的學習，了解必需的安全知識，尤其是網絡安全知識，熟練掌握防范設備的使用，有足夠的技能應對病毒、木馬等網絡威脅，做到防患于未然，而不僅僅是把網絡安全的責任完全推給信息部門。與此同時，辦公室人員在工作中應做到“上網不涉密，涉密不上網”;不在涉密計算機和非涉密計算機之間交叉使用存儲介質;計算機打印內部資料時確保人不離機;定期對所用計算機查毒、殺毒，更新防控軟件;做好重要資料的備份和保管;在企業內部盡量使用規定的通信交流平臺。

（五）加強監管，阻塞保密管理漏洞。保密工作是辦公室工作的重要內容，也是辦公室的重要管理職能之一。在保密管理工作中，辦公室既要對本單位領導和上級保密主管部門負責，又要承擔對本單位各職能部門保密工作的管理和指導。為全面做好保密工作，辦公室要發揮監督、檢查的作用，用好檢查這把“尺子”。一是針對不同特點的涉密人員，分層次、有重點地進行保密教育，定期、不定期地開展涉密單位、涉密人員保密檢查和自查活動，利用檢查中發現的問題進行生動的案例教育，引導大家增強保密工作的責任心，提高有關人員對保密法規的理解深度和在業務工作中的應用能力，使其對保密的范圍、應該保住的秘密和如何保密有清醒明確的認識，促進保密工作更加規范化。二是對經營形勢分析會、上級精神傳達等重要涉密會議，辦公室要提前落實參會人員范圍，要求與會人員遵守相關保密紀律，保證無關人員不參加、不列席、不旁聽。會議期間分發的材料要按照保密要求嚴格管理，不允許無關人員隨意借閱、翻看、帶走。會議結束后及時清理會場，檢查有無遺落的材料，無關人員不得隨意處理。三是對各單位廢舊資料文件統一回收，運送到指定回收點集中銷毀。四是將外協單位納入保密培訓范疇，按照層層培訓的原則，組織各單位對其外協方進行培訓。與外協方簽訂保密協議，要求各單位對所管轄的外協單位履行保密告知義務，告知其相關的保密要求及違規外發涉密信息的相關處罰，杜絕泄密事件發生。

辦公室保密工作任重而道遠，廣大辦公室工作者要不斷增強保密責任感，提高綜合業務素質，積極探索研究新時期保密工作的新情況、新問題，全面做好各項保密工作，切實維護企業利益。