檔案收集對檔案工作的重要性

任臣智

【摘要】檔案管理工作是每個單位非常重要且最基礎性的工作，因為檔案真實地記錄了經濟建設和社會發展中的重要歷程及重大歷史面貌。科學、合理、及時收集檔案，對于豐富檔案資源、真實記載歷史、維護歷史面貌、促進經濟社會發展具有重要作用。本文針對檔案收集工作的現狀和存在的問題，結合筆者的工作經驗提出一些建議。

【關鍵詞】檔案收集問題;建議

檔案真實地記載了改革開放和現代化建設的成就。近年來，隨著檔案收集工作不斷深入，極大地豐富了檔案信息資源，但是收集工作中存在著一些不容忽視的問題。

一、檔案收集工作的意義和特點

（一）檔案收集工作的意義。檔案是指在重大的政治、經濟、科學、文化、體育、外事、宗教等活動中直接形成的，真實地記錄了經濟建設和社會發展中的重要歷程及重大歷史面貌，對國家和社會有保存價值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同載體形式。檔案的及時收集、安全保管與有效利用，對于豐富檔案信息資源，真實地記載歷史，維護歷史真實面貌，記載改革開放以來現代化建設所取得的成就，促進經濟社會發展具有十分重要的作用，是傳播知識、傳承文明的重要載體，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。為了確保檔案的完整，更好地服務于我國現代化建設及社會公眾，做好檔案的收集工作意義重大，也十分緊迫。

（二）檔案收集工作的特點。一是臨時性。通常的組織承辦機構都是臨時成立的，包括領導的任命、部門的成立、工作人員的聘用。在有限的時間內要圓滿完成活動的舉辦任務，大家勢必會將工作目標和精力重點集中在一些事務性工作上，從而導致在一定程度上忽略了檔案工作。二是時效性。由于參與的人員多為臨時借調或短期聘用的，活動一旦結束，工作人員就會馬上撤離，甚至部門也會即刻撤銷，加大了檔案收集工作的難度。三是規模性。檔案的工作內容、涉及領域、參與人員等都有一定的規模，致使所形成的檔案數量龐大、類別繁多、載體多樣，這些都給檔案工作人員收集檔案帶來不小的挑戰。四是保密性。一般的領域要保證新穎獨特的效果，有的甚至會涉及機密工作，這就要求在一定時限內限制掌握涉密內容的部門和人員。檔案部門要處理好涉密檔案和檔案收集的矛盾。只有充分認清檔案的這些特點，才能有針對性地完成好收集工作。

二、存在的問題

目前，各級檔案館已將檔案收集工作列入檔案收集工作的重點，但是依然還有少數部門和單位對此項工作沒有引起足夠的重視。主要體現在：

（一）檔案收集缺乏統一性。由于主辦單位與協辦單位之間、同單位主要經辦人和檔案收集管理人之間協調性、銜接性不夠，對檔案的收集整理缺乏統一性，獨立作戰，各自為政，使的檔案在匯集整理時容易出現殘缺。同時檔案殘缺現象在很多機關單位日常檔案收集工作中也廣泛存在。

（二）檔案收集內容不完整。對一些單位來說，他們對具體活動過程不是十分重視，也不重視活動過程中形成的各種檔案，所以他們的資料主要集中在開頭或結尾，資料十分不完整。個別單位領導對于檔案資料重視程度不夠，行政措施不力，沒有落實具體人員對過程進行拍攝，缺少照片、錄音、錄像等資料，造成收集的檔案資料形式單一，無法全面地反映真實面貌。有的單位在移交檔案時將一般性的上級和本級文件材料移交到檔案館，而把涉及資金、組織、人事等方面的核心檔案留在本單位。

（三）檔案資料缺乏整理。活動過程中形成的大量檔案資料缺乏分類整理、去粗存精，顯得雜亂無章。尤其是照片檔案，在數碼相機廣泛使用的環境下，產生了數量龐大的照片檔案。照片檔案的手機范圍廣、整理難度大，因此，很少有單位能夠認真整理照片檔案，有的單位則根本不整理照片檔案。

（四）檔案移交不及時。部分單位責任人員缺乏對檔案重要性的認識，責任心不強，工作拖拉，在工作結束后一段時間不能及時移交檔案，從而容易造成部分檔案缺失。

（五）檔案歸檔、匯交、移交不主動。在工作中形成的檔案、相關單位形成的文件、具體辦事人拍的活動照片等，往往大量存在于單位內、個人手中。其實檔案資料是屬于國家的，但許多人沒有意識到這點，普遍存在私自占有的現象，認為檔案資料凝聚了個人的勞動心血，就是個人的財產。部分存在于單位的檔案資料由于單位工作人員不重視，遲遲不主動移交檔案資料，給檔案部門的收集工作造成了許多不便。

三、對于檔案收集工作的建議

（一）爭取上級領導的大力支持。檔案收集涉及政治、經濟、文化各個方面，涉及活動的參與各部門，需要上級機關領導的統籌協調、關心和重視。將檔案收集工作列入組織承辦單位領導辦公會討論內容，領導層會定期召開辦公會，總結和部署階段性工作。檔案收集部門要爭取重要會議的“一席之地”，爭取發言權，讓各級領導了解檔案工作的重要性及其在整體工作中不可或缺的地位。

（二）制定完善的規范性文件，使得收集工作有章可循。在大多數人不了解檔案工作的重要性、檔案意識不強的情況下，法制是檔案管理的有效保障。為此，檔案管理部門要將采集檔案作為依法行政的一項重要內容，收集之前，事先向被收集單位發送收集函，告知收集事項、理由、時限;事中主動派人同被收集單位相關人員聯系、溝通，辦理檔案移交登記表等;事后加強收集檔案資料的規范整理，做到依法采集，提高行政時效。此外，我們還需特別注重宣傳、監督、檢查等工作，進一步強化規章制度的執行，從而為檔案收集工作提供有力保障。

（三）建立完善的制度。要建立告知制度，舉行前，組織承辦單位要及時通知檔案收集部門，并要求檔案收集部門派人參加協調會，及時介入，最終達到全程參與的目的。要將歸檔制度同行政管理制度、文書工作制度相銜接，將歸檔制度納入上述工作管理制度，以保證其順利實施。此外，還可將歸檔制度同計劃管理制度、標準化管理制度等聯系起來。并在檔案移交的內容、數量、時間等方面規范化，從而有效確保檔案資料收集的齊全完整。

（四）要加強檔案行政執法力度。由于多種因素導致檔案行政部門消極執法、執法不嚴，甚至違法追究不了的現象。為了做好檔案收集工作，檔案工作人員必須摒棄錯綜復雜的人情觀念，加強檔案行政執法，對不重視檔案管理造成有關檔案涂改、損毀、丟失，不按規定歸檔、匯交、移交檔案，擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案的單位或個人，依法作出限期改正，通報批評，行政處分，賠償損失等行政處罰，對于構成犯罪的要追究刑事責任。同時加強對執法行政行為的監督，促進檔案執法人員對違法行為的查處。執法與監督雙項并舉，對于有效預防和及時糾正行政執法過錯，保證檔案執法行為客觀、公正，促進檔案依法行政十分必要。

（五）創新觀念，實現“三個轉變”。觀念創新是推進事業發展的不竭動力。檔案工作人員要更新觀念，努力實現檔案收集工作觀念的“三個轉變”：由活動結束后接管檔案向參與活動采集檔案轉變，由歸檔管理檔案向服務利用檔案轉變，由坐等移交檔案向走出去采集檔案轉變，從而實現檔案工作的超前服務、主動服務。

（六）拓寬收集渠道。檔案收集部門要積極加強與電視臺、報社等新聞媒體信息發布部門的溝通，建立有效的協作機制，拓寬收集渠道和方式，確保收集歸檔的檔案資料全面、真實、詳盡。要通過信息網絡、檔案利用、調查走訪等途徑獲取“哪些資料有用”的信息，并根據這些信息盡早把隨時隨地產生的該收集的資料收集進館，機動靈活地采取接收、購買、收集、代管、復制、索要等多種多樣的方式收集資料。

總之，檔案收集工作要不斷解放思想，與時俱進，開拓創新，才能真正構建管理體制優、基礎設施好、信息化程度高、服務功能全的檔案工作體系。

【參考文獻】

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