大數據時代背景下高校檔案管理模式的變革和優化

白華　劉瀟

摘 要 互聯網的出現給社會帶來了極大的變化，同時給人們的生活也帶來了極大的便利。互聯網的廣泛應用意味著大數據時代的到來，大數據背景下很多有關數據的管理也變得更加便利。對于高校來說，檔案管理在高校的一些決策部署中起著非常重要的作用，但是高校的檔案數量龐大、類型各異，僅僅通過紙質化的檔案管理，并不能為高校提供高效的服務。那么在大數據時代背景下，高校可以勇于挑戰、創新檔案管理模式，方便提供更高質量的服務。

關鍵詞 大數據時代背景下 高校檔案管理模式 變革和優化

中圖分類號：G647.24文獻標識碼：A

0引言

近年來計算機技術高速發展，相應的也會有很多數據產生，大數據時代難免會對管理數據產生一定的影響。而高校檔案管理也屬于數據的一種，在學校工作中是非常重要的。但是由于一直遵循原有的檔案管理模式，管理效率不斷下降。在大數據時代背景下，高校應該創新原有的檔案管理模式，對它進行變革和優化。大數據時代背景下，高校進行檔案管理模式的變革和優化，既是一種機遇，也是一種挑戰，高校應該把握住這種機會，提高管理效率。

1高校檔案管理模式的現狀

1.1不能有效利用檔案資源

檔案管理的價值是對檔案信息進行開發再利用，當前高校對于檔案信息的綜合整理和開發還相對缺乏。隨著時間的變化，高效的檔案信息也在逐年增加，然而這些信息得不到優化整理和挖掘開發，這使得其中的一些檔案不能發揮其有用的價值。一方面是由于傳統觀念導致檔案信息得不到有效利用，另一方面也是由于管理人員技術的欠缺以及設備的缺乏。

1.2檔案資源的接收以被動為主

要建立檔案資源管理體系，首先就是檔案資源的接收，高校的各部分將數據轉化成電子版之后，將材料移交給檔案管理部門進行歸納整理。但是對于檔案管理部門來說，對于檔案資源的接收以被動為主，這種工作方式是存在局限性的。檔案管理人員應該主動去征集一些檔案資源，改變自己的傳統思維，在用到數據的時候才能發揮有效作用。

1.3檔案資源的保管以實物為主

很長一段時間以來，高效的檔案管理都是以具體實物為主的。近些年來，在大數據時代背景下，很多高校提倡建立電子檔案。但是由于資源數量巨大，檔案管理人員數量有限，對于將實體資料轉化為電子檔案的工作比較緩慢，還是有很大一部分檔案資源沒有轉化為電子版。

2大數據時代背景下高校檔案管理模式的變革和優化

2.1更新檔案管理理念

信息技術的應用在各行各業已經成為了普遍現象，高校檔案管理也要緊跟現代化的步伐，積極轉變傳統觀念，創新檔案管理模式。在此之前檔案管理有一定的系統模式，要想對檔案管理模式進行變革和優化，首先要宣傳新型檔案管理理念，讓管理人員感受到數據化對于管理工作的作用。

2.2完善檔案管理服務體系

在大數據時代背景下，人們對于數據的需求有所增多，高校應當加快檔案資源的開放進程。現在的時代也有所不同，人們要求信息公開化，想從答案中得到更多有效的信息。高校檔案部門要創新服務內容，不斷完善檔案管理服務體系，讓人們對于數據的需求能夠得到滿足。

2.3推進檔案管理信息化建設

大數據時代背景下，高校要提高檔案管理水平和服務效率，就要完善基礎設施建設。科學技術飛速發展，產品更新換代速度非常快，學校的基礎設施在一段時間之后已經走到了淘汰的邊緣。因此高校應當投入資金加大對于基礎設施的建設，也要加快檔案管理部門的數字化建設。在建設過程中，有可能會出現一些技術方面的難題，在這個時候高校也可以聘請一些技術人員，讓他們對于本校的基礎設施建設工作予以指導。

2.4建立檔案安全保障系統

信息安全是檔案管理的重要工作，將紙質版資料轉換成電子版之后，對于檔案的保護方式也進行了改變。在原先固有的傳統保護模式下，還應當具有網絡安全意識，要加強對于網絡安全的建設。要定期對管理系統進行維護，也可以聘用專業的技術人員及時的對一些安全隱患進行補救。

2.5加強檔案管理人才隊伍的建設

大數據時代背景下，對于檔案管理人才提出了新的要求，他們要對信息技術具備基本的處理能力。高校可以招募一批具有專業技術的管理人才，同時也要加強對原有管理人員的培訓，提高他們的理論水平和技術水平。高校要重視檔案管理人才隊伍的建設，為檔案管理提供可靠保障。

3結論

隨著時代的不斷發展以及大數據的應用普及，互聯網影響著人們的工作和生活。在數據時代背景下，對我們生活的各個方面都產生了一定的影響，同時對高校檔案管理也提出了新的要求。高校要加速推進傳統檔案管理模式的變革和優化，重新規劃工作流程，讓檔案管理人員從龐大的檔案信息當中解脫出來，讓他們有更多的精力專注于自己的研究工作。將大數據應用到高校檔案管理中來，極大的提高了辦事效率，也節省了一定的人力和物力。

參考文獻

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