數(shù)字化背景下檔案管理信息化建設(shè)的方法

聶丹萍

[摘? ? 要] 數(shù)字化技術(shù)的高速發(fā)展為檔案管理信息化建設(shè)提供了條件與發(fā)展方向。基于此，文章結(jié)合數(shù)字化背景下進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢，提出信息化建設(shè)主要有轉(zhuǎn)變工作職能、創(chuàng)新工作部門、優(yōu)化工作流程等內(nèi)容，并對數(shù)字化背景下的檔案管理信息化建設(shè)方法進(jìn)行分析，以實現(xiàn)對檔案管理工作的規(guī)范化管理。

[關(guān)鍵詞] 數(shù)字化;檔案管理;信息化建設(shè)

0? ? ? 前? ? 言

隨著我國網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，當(dāng)前我國已經(jīng)進(jìn)入了信息社會。在這樣的發(fā)展形式下，產(chǎn)生了海量的信息內(nèi)容，同時也增加了信息需求量。這就需要通過信息化建設(shè)，來滿足人們?nèi)找嬖鲩L的信息需求。數(shù)字化背景下的檔案管理信息化建設(shè)工作，可以有效推動檔案管理工作的改革進(jìn)程。圍繞數(shù)字化核心技術(shù)，在檔案管理工作中加強應(yīng)用與推廣信息化建設(shè)，成為了現(xiàn)代化檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢。

1? ? ? 數(shù)字化背景下檔案管理信息化建設(shè)優(yōu)勢分析

檔案信息內(nèi)容，必須要長期進(jìn)行保存，傳統(tǒng)檔案文件都是以紙質(zhì)文檔的形式保存，容易受到蟲蝕、氣候以及火災(zāi)等方面的影響。此外，傳統(tǒng)檔案管理工作，對于存儲環(huán)境、檔案維護等工作需要投資大量的人力與物力。紙質(zhì)檔案在長期反復(fù)調(diào)閱過程中，還會造成一定程度的損壞或丟失。因此，針對檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，可以有效解決這些問題。通過合理利用服務(wù)器，對相關(guān)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲，不僅增加了檔案管理工作效率，還可以為檔案信息化管理工作提供較大的發(fā)展空間。檔案管理信息化建設(shè)示意圖見圖1。

2? ? ? 數(shù)字化背景下檔案管理信息化建設(shè)主要內(nèi)容

2.1? ?促進(jìn)工作職能轉(zhuǎn)變

數(shù)字化背景下的檔案管理信息化建設(shè)，可以促進(jìn)檔案管理工作職能向著服務(wù)型進(jìn)行轉(zhuǎn)變，從而可以最大化與當(dāng)前的服務(wù)型政府發(fā)展策略相貼合。在此環(huán)節(jié)中，必須要做好以下幾個方面的職能轉(zhuǎn)變工作：①突顯檔案管理工作人員的職責(zé)任務(wù)。例如，在當(dāng)前的檔案數(shù)字化工作，讓檔案實現(xiàn)了遠(yuǎn)程利用的功能。這也是數(shù)字化背景下檔案管理部門的一項重要任務(wù)。②突顯檔案管理工作范圍的轉(zhuǎn)變[1]。例如，隨著社會民眾對檔案信息的重視，與民眾相關(guān)的民生檔案工作力度日益增加，需要將原來沒有列入檔案的信息內(nèi)容，重新納入到檔案管理工作中。這也就意味著以往無法實現(xiàn)的檔案管理任務(wù)必須要在信息化建設(shè)中得以進(jìn)行。③突顯檔案管理工作格局轉(zhuǎn)變。我國當(dāng)前正處于是社會轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵階段，許多企業(yè)、單位面臨著改革。這樣的發(fā)展形勢需要通過檔案信息化建設(shè)來給予支持。通過檔案管理信息化建設(shè)與檔案工作職能之間的相互促進(jìn)，推進(jìn)檔案管理機構(gòu)不斷對自身的管理與服務(wù)職能進(jìn)行創(chuàng)新。

2.2? ?促進(jìn)檔案管理工作部門創(chuàng)新

檔案管理信息化建設(shè)，需要得到檔案信息化工作部門的支持。數(shù)字化背景下的檔案管理信息化建設(shè)，還需要合理地分配檔案信息化部門與數(shù)字化部門的職責(zé)。通過這樣的創(chuàng)作方式，才能夠確保檔案管理信息化建設(shè)的順利開展。部分地區(qū)的檔案行政指導(dǎo)以及檔案管理等工作，已經(jīng)開始形成了分化的工作格局，并在此基礎(chǔ)上成立了服務(wù)性質(zhì)的檔案利用部門。這也意味著，未來的檔案管理工作部門，是一種具有職能的工作載體，并能夠為社會大眾提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

2.3? ?促進(jìn)檔案工作流程的優(yōu)化

數(shù)字化背景下的檔案管理信息化建設(shè)，實現(xiàn)了檔案信息在網(wǎng)絡(luò)中以開放的方式存在。對于傳統(tǒng)檔案開放公布方式，尤其是傳統(tǒng)檔案公布方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前人們的檔案信息使用需求。同時，檔案利用方式也從現(xiàn)場查檔向遠(yuǎn)程查檔以及遠(yuǎn)程利用的方向發(fā)展。數(shù)字化背景下的檔案管理信息化建設(shè)，打破了傳統(tǒng)檔案管理人員重復(fù)性、機械性掃描工作，讓其崗位以及職能得到了重新劃分。

2.4? ?促進(jìn)檔案管理工作模式的創(chuàng)新

數(shù)字化背景下的檔案信息化建設(shè)，本質(zhì)上是一種檔案管理工作的創(chuàng)新。例如，檔案信息文件中的“主題詞”，可以通過檔案信息化建設(shè)來提供相關(guān)的信息檢索，改變了以往手動查閱讀的方式，實現(xiàn)了計算機檢索功能，而且還可以通過全文檢索、模糊查找的方式來快速、高效地查詢到所需要的檔案信息文件。同時，開展檔案管理信息化建設(shè)，還給檔案管理工作提出了更高的要求，需要從技術(shù)、設(shè)備、系統(tǒng)開發(fā)等各個層面來拓展。此外，所提供的服務(wù)范圍也有了較大程度的擴大，促進(jìn)了檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

3? ? ? 數(shù)字化背景下檔案管理信息化建設(shè)的方法

3.1? ?合理配備信息化建設(shè)相關(guān)設(shè)備

數(shù)字化背景下的檔案管理信息化建設(shè)，其主要目的是促進(jìn)檔案信息內(nèi)容的流動性，讓原本紙質(zhì)的檔案信息文件成為一種具有“生命力”的信息資源。想要實現(xiàn)這一建設(shè)目的，必須得到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持。在具體的信息化建設(shè)過程中，必須合理分配信息化建設(shè)的所需硬件設(shè)備，實現(xiàn)對檔案機構(gòu)計算機的統(tǒng)一管理以及系統(tǒng)全覆蓋，這樣才能夠為信息需求者提供精準(zhǔn)、完整的檔案信息文件[2]。在這些硬件設(shè)備中，計算機作為一種較為可靠的應(yīng)用工具，可以為檔案管理工作提供相應(yīng)的管理系統(tǒng)，并通過利用計算機來對相關(guān)的檔案信息進(jìn)行自動編目以及檢索。同時，還可以針對所管理的檔案信息進(jìn)行自動全文存儲、檢索以及檔案業(yè)務(wù)相關(guān)管理。此外，通過合理配備信息化建設(shè)設(shè)備，還能夠借助計算機來進(jìn)行立卷、檔案自動標(biāo)引等較為繁雜的檔案管理事務(wù)，最終實現(xiàn)對文檔信息系統(tǒng)的統(tǒng)一化管理。

為了滿足日益增長的檔案信息內(nèi)容，需要在信息化建設(shè)過程中配備高容量載體對檔案信息進(jìn)行存儲。通過數(shù)字化檔案信息存儲，可以有效解決檔案管理機構(gòu)所面臨的庫房壓力、檔案資料老化等問題。通過高容量存儲設(shè)備，能夠解決檔案信息存儲難的問題，并有效提高檔案管理工作效率。

3.2? ?構(gòu)建規(guī)范化的管理制度

想要確保檔案信息化建設(shè)工作的順利開展，必須要明確檔案管理工作每一個環(huán)節(jié)的管理責(zé)任。就信息化建設(shè)工作而言，確保檔案數(shù)據(jù)安全性、高效運行是目前的一個建設(shè)重點。因此，需要根據(jù)檔案管理工作實際情況，構(gòu)建一套適用性較強且規(guī)范化的管理機制，并認(rèn)真做好以下幾個方面的工作：①檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一化。要想真正實現(xiàn)檔案信息化管理，必須要制定一套標(biāo)準(zhǔn)化管理模式，其中需要包含檔案統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)、整理標(biāo)準(zhǔn)、提供服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)以及不同類型的信息化建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。通過構(gòu)建統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化管理，確保整個檔案信息網(wǎng)絡(luò)的暢通，最終完成檔案信息管理工作的資源共享任務(wù)。②檔案資源數(shù)字化。數(shù)字化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)工作的重點，也是當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)的首要任務(wù)。隨著人們對檔案信息的重視，許多機關(guān)、單位以及企業(yè)檔案信息化建設(shè)也會得到規(guī)范化發(fā)展。檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，可以促進(jìn)檔案信息資源服務(wù)工作效率的提升，并能為信息需求者提供更優(yōu)質(zhì)、精準(zhǔn)的檔案信息內(nèi)容。

3.3? ?進(jìn)一步增強檔案管理工作人員綜合素質(zhì)

由于受到傳統(tǒng)檔案管理工作的影響，部分相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)并不高，甚至還存在能力偏低的問題。因此，想要實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，必須要針對性地提高相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)與能力。督促其通過不斷加強自身學(xué)習(xí)，使其不僅具有完備的檔案管理知識，還能夠掌握檔案管理系統(tǒng)操作技能。相關(guān)部門需要定期對檔案管理工作人員開展培訓(xùn)，特別對于新入職的檔案管理工作人員，必須要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)[3]。通過構(gòu)建綜合素質(zhì)強、技術(shù)過硬的檔案管理工作隊伍，為檔案管理信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。此外，還可以按照具體的工作需要，針對工作人員定崗定位，讓其具有的管理優(yōu)勢得到有效發(fā)揮。還需要為檔案管理工作人員制定合理化的考核機制，督促相關(guān)工作人員對檔案管理知識進(jìn)行不斷地更新，有效提升其信息化管理工作的能力，確保檔案管理信息化建設(shè)工作的順利完成。

4? ? ? 結(jié)? ? 語

綜上所述，信息時代，對于檔案管理工作提出了更高的要求。要求檔案管理工作與時俱進(jìn)，順應(yīng)時代發(fā)展需求及時開展信息化建設(shè)，以此來滿足人們?nèi)找嬖鲩L的檔案信息需求。通過轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理工作模式，為檔案管理信息化建設(shè)提供條件。通過檔案管理信息化建設(shè)，實現(xiàn)與其他行業(yè)同步發(fā)展的目標(biāo)，并為社會大眾提供更優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)。

主要參考文獻(xiàn)

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[2]王麗.檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].中外企業(yè)家，2019（28）：114.

[3]牛家旺.檔案管理信息化下檔案管理員應(yīng)具備的素質(zhì)[J].中國中醫(yī)藥現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育，2010（15）：156-157.