淺談工程檔案管理存在的問題及解決策略

陳穎

摘 要：在當(dāng)今建筑工程當(dāng)中，關(guān)于工程的相關(guān)信息檔案作用重大，隨著建筑業(yè)的迅猛發(fā)展，完善的工程檔案資料管理越來越重要。本文將以當(dāng)前國內(nèi)工程檔案管理問題為出發(fā)點(diǎn)，分析更好地管理思路、管理建議，旨在為我國的工程檔案管理發(fā)展提供支持和思路。

關(guān)鍵詞：工程檔案;管理;問題;策略

0 前言

在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的大環(huán)境中，國內(nèi)出現(xiàn)了很多新興工程。這些工程在實(shí)踐中對我國工程檔案的管理工作提出了許多新的要求。為了更好的完成工程檔案的規(guī)范化管理，就需要找到現(xiàn)有問題。要在把握工程質(zhì)量基礎(chǔ)上，提高檔案管理重視度。對于企業(yè)來說，工程檔案是非常重要的資源和材料，關(guān)系到最后的工程能否保障質(zhì)量。工程檔案中有詳細(xì)記錄整個(gè)工程的發(fā)展建設(shè)過程。為了獲得更好的工程效果，就需要工作人員不斷提高工程檔案的管理水平、工作能力，并主動(dòng)融入精細(xì)化理念，保障工程檔案的系統(tǒng)、準(zhǔn)確、安全與完整。

1 當(dāng)前工程檔案管理問題

1.1 粗放式管理丟失部分檔案資料

雖然國內(nèi)很多建筑企業(yè)有高度重視檔案管理工作，不過實(shí)踐中，雖然上層領(lǐng)導(dǎo)高度重視，但是下層基礎(chǔ)部門和工作人員在管理和收集檔案中認(rèn)知不到位，沒有專門的管理人員，缺少先進(jìn)的設(shè)備，沒有健全的制度，導(dǎo)致我國檔案管理普遍呈現(xiàn)粗放式狀態(tài)。這種檔案管理手段制約和限制了檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化。施工過程中，施工任務(wù)的作用和價(jià)值是非常顯著的。不少工程普遍有輕檔案重建設(shè)問題。工程建設(shè)和工程檔案沒有同步管理。資料搜集頻頻出現(xiàn)資料丟失、檔案不規(guī)范情況。不少企業(yè)為了保障工程順利，一般都會在工程檔案中補(bǔ)檔和補(bǔ)充，這就導(dǎo)致很多時(shí)候無法保障檔案質(zhì)量。

1.2 缺少專業(yè)以及足夠的管理人員

為了保障檔案管理有效性，滿足規(guī)定要求，如果沒有足夠多的人才或是專業(yè)性不達(dá)標(biāo)顯然是不現(xiàn)實(shí)的。工作人員需要根據(jù)工程進(jìn)度情況實(shí)時(shí)填寫技術(shù)表格，做好工程檔案記錄和處理。按照工程施工類別和上級要求，解決檔案管理工作問題。此外負(fù)責(zé)管理檔案的工作人員在實(shí)踐中，需要做好工程記錄，掌握方案、圖紙相關(guān)信息和整理歸檔方法。可是因?yàn)椴簧贆n案管理工作人員當(dāng)前對于工程技術(shù)的掌握存在問題，沒有扎實(shí)的檔案管理技術(shù)和知識，所以并沒有滿足工程實(shí)際需求。不少單位根本沒有專門負(fù)責(zé)管理檔案的工作人員，檔案的歸檔質(zhì)量非常有限。

1.3 制度不健全沒有規(guī)范管理檔案

不健全的檔案管理制度勢必會影響到工程檔案管理有效性。不少企業(yè)沒有制定專門用于規(guī)范檔案管理的模式、思路。檔案的整理、搜集、記錄雜亂無章。沒有制度外加工程周期很長，所以經(jīng)常出現(xiàn)資料不完整的情況。檔案參差不齊，這些問題會成為今后檔案使用、檔案保管最大的問題。

1.4 檔案設(shè)備落后

雖然不少企業(yè)在會議上表達(dá)出了對工程檔案的重視，但是實(shí)際操作中，顯然支持力度不足，沒有投入足夠多的資金。不少企業(yè)直至今日都在用傳統(tǒng)人工方法記錄檔案，各種打印機(jī)、掃描機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、除濕機(jī)根本沒有配備。不少檔案沒有檔案柜，長期亂放不僅容易丟失，同時(shí)也容易出現(xiàn)字跡不清楚問題。

2 精細(xì)化檔案管理的具體方法

2.1 加強(qiáng)組織管理

要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)組織。看起來很容易的工程檔案管理工作其實(shí)有著很高的要求。有了領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，外加有著專門負(fù)責(zé)處理檔案的管理人員才能夠保障檔案的安全、系統(tǒng)、準(zhǔn)確與完整。單位需要做好領(lǐng)導(dǎo)資源的合理使用，根據(jù)實(shí)際情況布置工作任務(wù)。要明確檔案管理責(zé)任，落實(shí)責(zé)任制度。用小組管理的方法解決檔案監(jiān)督要求。技術(shù)人員必須做好配合，合作完成各種任務(wù)。

2.2 提高檔案人員能力與素質(zhì)

為了保障工作質(zhì)量，企業(yè)需要精選人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。要確保檔案管理人員的工作素養(yǎng)、專業(yè)技能達(dá)標(biāo)，能夠愛崗敬業(yè)的完成工作。有了閱歷扎實(shí)且出色的檔案管理水平和素質(zhì)以后，要深入實(shí)踐，做好培訓(xùn)工作。搜集工程資料的時(shí)候，定期培訓(xùn)管理人員。層次性、分步驟的開展培訓(xùn)。要保障組織人員健全和穩(wěn)定。因?yàn)闄n案管理工作本身比較枯燥，所以檔案管理往往有著很大的人員流動(dòng)性，交接工作容易出現(xiàn)問題。以上對于檔案歸檔、收集非常不利。對此有必要建立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，要保障人員足夠穩(wěn)定。加強(qiáng)業(yè)務(wù)交流和工作協(xié)調(diào)。檔案管理有著十分廣泛的業(yè)務(wù)范圍，需要得到各個(gè)部門的配合與輔助。依靠有關(guān)制度，解決部門合作問題。

2.3 嚴(yán)格制度精細(xì)化管理

保障檔案管理有效性除了需要人員認(rèn)真負(fù)責(zé)以外，還需要有完整、詳細(xì)的檔案制度。做好工作必須先建設(shè)制度，明確每個(gè)人的責(zé)任，在各司其職中完成各種問題和情況的處理。在有條不紊中解決檔案的管理和處理工作。建設(shè)制度一定要牢牢結(jié)合工程目標(biāo)和工程需要出發(fā)。以企業(yè)實(shí)際情況建立檔案的管理制度，保障檔案系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整，發(fā)揮檔案的應(yīng)有價(jià)值。歸檔管理工程檔案的時(shí)候，前期必須做好檔案資料的及時(shí)收集，盡可能實(shí)時(shí)收集，以免有資料丟失。之后根據(jù)檔案的內(nèi)容和情況合理劃分，按照企業(yè)實(shí)際情況、歸檔要求進(jìn)行歸檔。這樣才能夠保障檔案管理系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、完整性。最后必須做好數(shù)字化設(shè)備和檔案管理手段更新。比如企業(yè)有必要及時(shí)的補(bǔ)充各種現(xiàn)代化技術(shù)，使用計(jì)算機(jī)更新管理檔案。甚至企業(yè)可以依靠BIM技術(shù)配合著管理工程整體情況，實(shí)時(shí)記錄工程發(fā)展。依靠數(shù)字技術(shù)減少檔案丟失概率，提高檔案存儲能力和交接便利性。

3 結(jié)語

在城市快速發(fā)展的今天，如今我國出現(xiàn)了非常多的新工程、新項(xiàng)目。為了保障這些工程質(zhì)量，一定要保障工程檔案完整、精準(zhǔn)。管理檔案的時(shí)候不僅要有科學(xué)的思路，同時(shí)還要負(fù)責(zé)、認(rèn)真，使用現(xiàn)代化方法與工具。這樣日后有需要才能夠及時(shí)拿出檔案，為工程建設(shè)提供思路與借鑒。

參考文獻(xiàn)

[1]傅艷華，李從衛(wèi).基建檔案管理中存在的問題和對策探討[J].機(jī)電兵船檔案，2020，（02）：57-58.

[2]吳鏡鏡.工程建設(shè)單位檔案管理工作的問題分析[J].農(nóng)家參謀，2020，（07）：199.