數字檔案在現代檔案管理中的應用研究

雷智均

【摘?要】隨著信息技術的快速發展，在現代檔案管理中對計算機技術有了進一步的有效應用，這也給檔案信息的完整與實效性提供了基礎保障，也非常便利于檔案信息的有效資源共享。通過計算機技術來構建數據終端并完成相應的數據管理工作，是現代檔案管理中有效提升檔案信息安全性的重要途徑之一。數字檔案在現代檔案管理中的應用主要是通過計算機技術來將檔案管理制度進一步完善，并提高檔案信息管理的安全性，相關工作者要認識到這一現狀，并推進數字檔案在現代檔案管理中的應用，為相關企業經濟效益帶來更多有力支持。

【關鍵詞】數字檔案;現代檔案管理;應用

現在檔案管理中應用數字檔案也是信息技術快速發展的必然結果。隨著社會的不斷發展信息檔案管理工作也日益繁重，因此現在檔案管理工作也更需要注重工作效率與檔案信息的安全性。而數字檔案符合時代發展要求，對現代檔案管理工作制度進行深度完善，并準確的提高了檔案信息安全性，這為現代檔案管理信息處理工作提供了極大的便利，本文通過數字檔案對現代檔案管理的意義以及切實應用進行簡要概述，接著對數字檔案在現代檔案管理中的有效應用提出相應措施。

一、數字檔案對于現代檔案管理的意義

1.1數字檔案推進了現代檔案管理工作的資源共享

數字檔案是通過計算機技術去建立一個數據信息庫，而這一數據信息庫其儲存以及信息量都非常大，這也為今后的檔案管理工作提供了更大的發展空間。針對于現代檔案管理工作的目的而言，是為了將早期信息進行有效整理與利用，這是為了便于為今后的信息查找以及制定相應決策提供數據依據與借鑒，而數字檔案在現代檔案管理中的應用可以使信息被用戶高效利用。打破了傳統檔案管理工作的信息儲存方式，其儲存量與儲存空間也有了進一步提升，使檔案信息的利用度得到有效提升，實現了檔案信息的最大程度資源共享，這也減少了檔案管理人員不必要的瑣碎工作，全面提升了員工的本質需求。

1.2數字檔案提升了現代檔案管理工作效率

在信息化技術不斷發展進步的今天，網絡已經成為我們日常生活中學習和溝通的重要途徑之一，在現代檔案管理工作中，應用數字檔案可以實現資源的快速搜索與查詢，相關使用人員可以通過登錄網址，來對自己想了解的檔案信息進行快速的查詢，這樣也提升了現代檔案管理工作人員的工作效率，減少了在檔案管理工作上對人力物力的投入。通過數字檔案技術可以讓現在檔案管理工作人員從以往復雜繁瑣的工作中得以解放。在數字檔案通過提前鎖設定好的程序，以關鍵詞或者代碼等方式進行信息的查找與搜尋，可以快速獲取相應信息。但這些信息的獲取前提是需要檔案管理工作人員對前期方案進行收集整理并進行有序編目等基礎數據的錄入工作，還有后期的文件掃描工作等，這相比于傳統的檔案管理工作有著非常大的便利。

二、數字檔案在現代檔案管理工作中的應用要求

將數字檔案在現代檔案管理中進行應用，首先需要做的工作是將現代檔案的相關數據以及資料進行有效的收集整理，并將其掃描錄入到相應的數據庫內。在進行數字檔案的實際使用過程中，也需要對數據庫內相應的資料進行定期的整合以及實時更新，通過不斷的綜合檔案信息來進一步構建更加完善系統的數據庫內容體系。在數字檔案中，通過數據庫的系統建立來滿足使用單位對檔案管理工作所提出的實際需求，并幫助該單位提供數據的依據以及借鑒。但是在這一過程中非常值得注意的是，數字檔案數據庫的建立必須要從實際需求著眼，杜絕無目的盲目模仿所建立起來的數據庫，因為數據庫其本質是為了獲取某部分信息的目的所存在的。要針對于相關單位的需求建立數據庫的數據欄以及檢索條目等信息，這樣才能真正有效的幫助相關人員快速的獲取想要的知識信息。基于以上對數字檔案建立的要求，想要在在現代檔案管理工作中的得以應用，在建立數據庫的同時還需要，相關信息技術的專業技術人員對數據庫建立做好技術支持，像軟件的研發與設計方面，這樣才能為數據庫建立后的后期工作提供硬核保障。

三、數字檔案技術應用于現代檔案管理中的有效策略

3.1針對檔案管理需求，健全相關制度要求

時代的發展督促著每一行業的提升進步。在信息日新月異的當下，信息資源也成為每一行業的競爭要素，現代檔案管理工作也有了更重大的意義。數字檔案在現代檔案管理中的應用也是標志著這一行業向信息技術的邁進。通過數字檔案來進行現在檔案的管理工作，首先必須建立完整系統的檔案信息管理制度，在原有的數據基礎之上，根據不同單位對檔案管理的需求，來進一步對原有制度進行改進與完善，從而使得該單位的現代檔案管理更加科學系統化，這不僅保障了信息管理工作將進一步規范化，也推進了信息檔案管理工作的未來可持續性發展。其中在檔案管理制度中涉及到了檔案信息收集以及歸檔制度還包括檔案的利用以及保管制度等，在檔案信息的收集過程中要保證檔案信息的時效性以及信息的完整性，在其他信息的管理環節之中，要對檔案信息進行定時的更新以及及時補充，這樣才能保證使用單位的檔案信息時刻處于安全期準確的狀態。并需要注意將檔案管理工作制度落實在實處，在實際工作中有賞也有罰，讓每一位工作人員時刻保持積極態度，確保數字檔案技術在現代檔案管理工作中得到有效應用。

3.2提高檔案人員安全意識與職業素養

數字檔案的應用也提升了現在檔案管理工作的危險性，可能會時刻面臨著信息的暴露以及缺失。因此在進行檔案信息的管理工作中，務必要確保檔案信息的完整與安全性，特別是對于有影響性的文件與資料，在檔案信息管理中要分級對待，采用數字檔案中的加密技術，對于數據庫中不同級別的信息資料進行加密設置。另一方面，數據庫還需要安裝殺毒軟件以及入侵檢測防火墻等安全設備，通過相應技術來保障系統的安全性，對于檔案管理人員也需要進行層層篩選培訓，要掌握一定的信息技術，并能夠熟練進行檔案管理工作也需要有較高的道德品質確保信息不會外露。工作人員也需要對存在的風險，有一定的應對技巧，能夠及時作出彌補方案，確保檔案系統的正常運行。

結束語

在新時代中，相關檔案管理人員要勇于迎接時代機遇的挑戰，考慮現今檔案管理工作中的過程，加以改進，直面存在的問題風險，積極探討解決策略。并學會將時代的產物融入到檔案管理工作中，促進他管理工作的快速成長，能夠為現代化的企業或者單位作出更大貢獻，保障現在檔案管理工作能夠快速穩定發展。

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