探析新形勢下航天企業固定資產投資項目檔案管理策略

摘? 要：隨著我國航天事業及市場經濟體制的發展，對航天企業的固定資產投資項目檔案管理及驗收工作提出了新的挑戰和更高的要求。新形勢下，只有通過創新項目檔案的管理理念和管理模式，建立科學的項目檔案管理體系，才能使項目檔案在企業經濟建設過程中發揮更大的作用。本文對新形勢下航天企業固定資產投資項目檔案管理策略進行了探討。

關鍵詞：固定資產投資項目;檔案管理;航天企業

航天企業固定資產投資項目檔案管理工作是軍工企業固定資產投資項目管理的一部分，是檔案工作的重要內容，對航天企業經濟建設順利進行有著十分鐘重要的作用。新形勢下提高固定資產投資項目檔案管理水平，保證檔案歸檔質量，確保驗收一次性順利通過，是航天企業項目檔案管理工作的重中之重，因此要對項目檔案管理流程進行重新梳理，對管理策略進行進一步的分析與思考。

一、創新項目檔案管理模式，優化項目檔案管理策略的必要性

（一）項目最終竣工驗收的需要

固定資產投資項目檔案管理工作是固定資產投資項目管理工作的重要組成部分。國家明確規定“項目檔案不進行專項驗收，項目竣工驗收不得進行”，以明確固定資產投資項目中檔案管理工作的重要性。一個完整的項目要經過立項、設計、施工、竣工等階段，形成的文件種類繁多，數量龐大。隨著檔案驗收及項目驗收標準的提高，原有管理模式與流程已無法滿足現階段項目檔案管理的需要，因此，要按照新形勢下固定資產投資項目檔案驗收標準，梳理管理流程，提高管理水平。

（二）企業生產能力建設的需要

科技的迅猛發展為航天事業不斷壯大提供了良好的條件，航天產品在采用新技術提高性能的同時，產品復雜性也不斷增加，企業生產能力建設力度不斷加大，基礎建設規模大，周期長，儀器設備的更新換代頻繁，形成的文件涉及多學科，專業性越來越強，給項目檔案的收集歸檔工作帶來了一定的難度，對項目檔案管理提出了更高的要求。因此，做好項目檔案歸檔工作，并進行科學規范管理，對企業生產能力建設有著十分重要的指導意義。

因此，新形勢下，航天企業要創新項目檔案管理模式，優化管理策略，針對項目檔案管理需要，解決現階段項目檔案管理過程中存在的問題。

二、新形勢下，創新和優化項目檔案管理策略的措施

1、建立健全項目檔案管理體制，形成前端控制管理網絡

針對固定資產投資項目建設周期相對較長，項目負責人和項目調整頻繁等問題，必須加強檔案管理前端控制，從源頭抓起，提前介入，落實“三納入”制度。根據“三納入”的要求，在項目立項之初，要成立相關項目管理團隊，明確各部門項目檔案負責人，并將項目檔案工作納入有關計劃，建立健全項目檔案責任制，建立完善項目檔案工作網絡，制定完善有關規章制度標準。項目檔案工作應明確由一名單位主要領導分管，過問項目檔案具體工作，并能及時解決檔案工作中存在的實際問題。檔案部門應提出文件材料歸檔要求及歸檔范圍，定期對項目文件材料形成積累情況進行檢查，對文件形成部門的預立卷工作進行指導等，實現前端控制，保證項目檔案質量。

2、將項目檔案納入檔案管理系統模塊進行預立卷管理

將項目檔案管理納入檔案管理系統功能模塊，設置項目相關條件，直接關聯各門類數據庫，提取項目各環節相關文件。在項目檔案管理模塊內，由檔案部門創建項目名稱，系統按歸檔范圍自動生成項目歸檔文件虛擬卷。項目主管根據項目進度上傳項目前期文件、基建工程前期文件目錄與原文、土建施工過程文件及設備采購文件條目信息。企業內部建立責任制，在系統內賦予檔案部門對本企業的項目檔案工作的監督、指導和檢查的權利，以對項目檔案實施過程進行全流程監控。項目管理納入綜合檔案系統進行管理既是做好項目文件歸檔的需要，也是企業建立數字檔案館（室），實現檔案數據數字化、網絡化、智能化的需要。

3、納入合同管理，為項目檔案收集提供法律保障。

項目參建方不按時移交項目文件材料，或者移交的項目文件材料不符合要求等，其中很重要的原因就是在合同中缺少對項目參建方相關文檔條款的要求，對項目參見方未造成壓力。所以在與項目參見各方簽訂合同或協議時，應設立專門條款，明確提交歸檔文件材料的相關要求，通過法律增強項目參建方對項目文件的重視程度。

4、加強項目檔案過程控制

加強項目全過程檔案的收集工作，強化項目檔案管理，落實“四參加、四同步”制度。所謂“四參加”，即檔案部門或有關人員應參加有關項目建設的重要會議;參加設備儀器開箱驗收;參加項目（設備）評審;參加項目竣工驗收。所謂“四同步”，即下達項目建設計劃任務同時提出項目檔案收集、整理、歸檔要求;檢查項目計劃進度同時檢查項目檔案形成、積累情況;項目驗收、鑒定項目成果同時的驗收、鑒定項目文件歸檔情況，項目總結同時做好項目文件歸檔交接。

5、加快項目檔案的電子化、數字化進程

隨著科技的進步及檔案信息化建設的發展，項目建設過程中形成的電子文件越來越多，如招投標環節的公示文件、廠家提供的使用說明書等，傳統紙質檔案管理模式已無法滿足現階段項目檔案管理的需要，項目檔案數字化、電子化、網絡化勢在必行。項目檔案電子化、數字化是企業數字檔案館（室）建設的重要環節，是企業數字檔案資源建設的重要內容。同時項目檔案電子原文管理將為項目文件的檢索、遠程異地查閱、保管利用提供更多便利。為項目檔案開發利用，組織開展檔案編研課題研究工作提供更暢通的信息渠道，以實現資源共享，更好的服務于項目建設。

優化與創新航天企業固定資產投資項目檔案管理策略，既是對項目管理工作的有效監督，也是為項目檔案驗收工作的順利、高效進行打下了良好基礎，同時為項目順利實施及完成最終竣工驗收提供了保障。建立科學的項目檔案管理體系，從前端控制、過程控制到保管、開發利用，項目檔案各個環節均需進行有效管理，只有加強對航天固定資產投資項目檔案規范和高效的管理，才能有力的保障航天企業科研生產任務的順利完成。

作者簡介：董野（1986年-），女，民族：漢，北京人，大學本科，研究方向：檔案管理。