醫學生電子郵件禮儀教育

王弘 唐澤麗 胡啟平

[摘 要] 電子郵件在正式交往中已被廣泛應用，遵守電子郵件禮儀讓溝通和交流更加高效，醫學生學習電子郵件禮儀有助益其職業發展。本文調查研究發現，醫學生在電子郵件禮儀方面所受教育不足，缺乏對電子郵件禮儀的了解及實踐，期望得到電子郵件禮儀方面的教育。因此，本文梳理了電子郵件禮儀，對醫學生使用電子郵件給出自己的建議。

[關鍵詞] 醫學生;電子郵件;禮儀;教育

[課題項目] 廣西醫科大學教育教學改革項目（2018XJGQYA01）;廣西高等教育本科教學改革工程項目（2015JGA174）

[作者簡介] 王 弘（1987—），男，貴州普安人，理學博士，廣西醫科大學基礎醫學院細胞生物學與遺傳學教研室教師，講師，碩士研究生導師，主要從事生物節律與衰老及現代化教育;唐澤麗（1989—），女，廣西桂林人，廣西醫科大學基礎醫學院細胞生物學與遺傳學教研室教師，講師，主要從事病原生物功能蛋白的免疫學及現代化教育;胡啟平（1972—），男（瑤族），廣西富川人，廣西醫科大學基礎醫學院細胞生物學與遺傳學教研室主任，教授，博士研究生導師，主要從事腫瘤分子遺傳與分子診斷及網絡化教學。

[中圖分類號] G455? ? [文獻標識碼] A? ? [文章編號] 1674-9324（2020）26-0137-02? ? [收稿日期] 2020-02-26

電子郵件在工作交流等正式交往中已被廣泛運用。在一些企業中，收發電子郵件和吃飯睡覺一樣重要[1]。移動即時通信更方便，但電子郵件以延時互動性、辦公高效性、客戶端隨意性等優勢而不可替代[2]。電子郵件需要遵守一定的禮儀[3，4]，否則會導致麻煩[5]。在工作中發現，絕大多數學生沒有很好地遵循電子郵件禮儀。良好的電子郵件禮儀有利于學生在校的溝通，也將助益其職業發展。本文通過問卷調查確證學生缺少電子郵件禮儀教育，缺乏對電子郵件禮儀的了解及實踐，希望得到電子郵件禮儀方面的教育。因此，筆者根據多年的經驗，對醫學生給出自己的建議。

一、醫學生電子郵件禮儀教育的現狀

為了弄清醫學生對電子郵件禮儀的認知狀況，筆者對我校2016—2019級臨床及相關專業的學生進行了問卷調查，依次收回323、351、299、58份問卷。問卷調查發現，2019級新生近27%未使用過電子郵件，顯著高于其他各年級（p=0.00）（Fisher精確檢驗，下同）。2016—2018級95%以上的學生使用過電子郵件，年級間無顯著差異。2019級僅13%的學生關注電子郵件禮儀，顯著低于其他各年級（p=0.02），其他年級間無顯著差異，僅占20%。不到10%的學生能夠分清收件人（To）、抄送（Cc）及密送（Bcc），各年級間無顯著差異。超過70%的學生沒有使用過電子郵件的抄送功能，各年級間無顯著差異。88%以上的學生直接用QQ號或手機號作用戶名，各年級間無顯著差異。數字用戶名不便識別，更有可能被當成垃圾郵件。顯然，學生對電子郵件禮儀的關注及理解還有待提高。了解了電子郵件禮儀后，90%以上的學生認為應該加強電子郵件禮儀方面的教育，各年級年間無顯著差異。

二、電子郵件禮儀簡介

每一封正式場合的電子郵件都需要被認真對待，電子郵件代表自己甚至單位的形象。使用電子郵件需要與人方便、注重禮儀，要為接收人節省時間。電子郵件很容易被轉發或截圖，一旦發出則難以收回，須非常謹慎。

（一）電子郵件地址需要專業大氣、方便溝通

用戶名要能清晰地識別出發件人，越簡單越易識別越好。如姓、名的全拼或首字母的各種組合，慎用數字。工作中的電子郵件，域名最好是自己單位的，單位域名是個人身份的一種證明。私事則可能要避免使用單位的電子郵箱，一些單位規定其郵箱往來郵件屬于單位。電子郵箱昵稱或發信名稱用真實姓名，這將作為發件人顯示給對方，必要時冠上單位或者部門的名稱，準確而具有足夠的識別度。

（二）電子郵件附件需要精心準備、方便查閱

正文能夠交代清楚的，不要添加附件，以便對方閱讀。若有附件，可先把附件加上，避免忘記。正文中要加以提及乃至介紹，以便對方對應著查看。壓縮或打包不便移動端預覽，需慎用。需要收件人進行打印的文件，預先調好格式，可附上PDF格式的，PDF最好嵌入字體。附件的文件名應該簡潔而有意義，方便收件人查找和保存。如果是對方發來讓填寫的文件，除非另有要求，一般不改變原來的文件名，而是在原名的基礎上加上一些信息加以識別。

（三）電子郵件正文需層次清晰、簡單大方

正文開頭要有合適的稱謂，根據不同的場景使用不同的用語。接下來一般要直接進入正題，效率才是正道，很多人不想浪費時間看那些客套的問候語。主題能講清楚的，有時正文只需要寫“如題”或“見附件”。如果先前不曾有過交流，第一次發電子郵件，應做簡短的自我介紹。正文要簡明扼要，每段只講一件事或一個關鍵點，重點或概括的內容放在段首。能用文字則不用圖片，切忌把文字做成圖片，影響查看還不便檢索。注意字體字號等細節，全文統一，慎用高亮加粗等突出顯示，突出太多便等于沒有重點，并影響閱讀體驗。文末須要有個簡短的問候或感謝，表示已經說完了。署名是必不可少的，可以設置在自動簽名里。

（四）電子郵件主題需要言簡意賅、足夠具體

電子郵件主題是不可少的，意義要具體而明確，盡可能簡短。同一系列的電子郵件主題可包含恒定的關鍵詞，方便收件人管理電子郵件。必要時加上比如“！”“【緊急】”之類提示，但要慎用，以免喪失信用。

（五）發送電子郵件需要目標準確，確保送達

電子郵件的接收人分為收件人、抄送、密送等。收件人在正文中被稱呼，需要認真對待來件，并負責回復。抄送人通常是僅需知情的人，不負責回復，甚至不用查看。需要正確使用收件人和抄送，以明確對方該做出的應答。密送能看到收件人和抄送，而不能被其他所有的接收人看到。使用密送需謹慎，避免被打小報告的嫌疑。勿把無關的人加進來，也不要弄錯地址，以免打擾別人，甚至誤事或泄密。根據緊急程度決定何時需要確保對方已收到。不是很緊急的電子郵件，等待對方處理時回復，不必急著詢問。超出預期沒有得到回復，要及時聯系，以確保對方收到。

（六）回復電子郵件需要及時明確，并保留歷史

若被列為收件人，除非另有約定，需要回復且用電子郵件回復。若所交代的事情需要耗費一定的時間才能完成，則需要及時回復確認，必要時預計一個完成的時間節點。不能及時查看電子郵件則需設置自動回復，說明情況?；貜碗娮余]件須遵守寫電子郵件的規則，回復、回復所有、增減接收人，要視情況而定。如要加人，需要相關的人同意，并不一定是所有人都愿意讓更多的人知道先前交流的內容。電子郵件往來可能會包含一些機密的信息，回復或轉發泄漏可能會導致嚴重后果。另外，可以在電子郵件主題中說明邀請了誰加入。回復電子郵件通常要保留原來的主題，可加上一些信息，比如可保留系統自動添加的“回復：”等字樣。必要時加上簡明的詞句，概括回復的內容?；貜碗娮余]件時，系統會把原電子郵件內容附在后邊，通常不刪除，以便追溯，使對方確定收到的是在回復相應的電子郵件?？桃鈩h掉可能讓對方不安。

回復字數不宜過少，即便僅表達收到，也最好不要只回“收到”二字，可以表示感謝，或者表示已經閱讀，將會處理等。在一定的字數范圍內多一些字不會增加閱讀負擔，卻會增加對方的好感。

（七）轉發電子郵件需要小心謹慎，注意歷史

電子郵件需要轉發時，前文提到的注意事項同樣適用。除非另有約定，要征求原來參與人的同意，不能隨意轉發別人的電子郵件。往來多次的電子郵件，應留意往來的歷史，避免攜帶需要保密的信息給無權查閱的人。轉發電子郵件往往要抄送原來的發件人，讓其知曉。

（八）使用電子郵件需要具體分析，入鄉隨俗

不要過分依賴電子郵件，若電子郵件反復討論也說不清楚，要及時轉用更合適的方式，比如視頻、當面討論等。有時當面討論清楚了，補個電子郵件作為記錄或加以確認，以免日后忘記或說不知情而扯皮。作為負責人，事情討論清楚后整理成電子郵件，大家按照電子郵件逐條執行，以便提高工作效率。用電子郵件客戶端收取、過濾、歸類電子郵件，可以提高效率。正文中提到附件而未添加時，有的客戶端會提示。可設置延遲發送，點擊發送后再檢查一下。

參考文獻

[1]孫泠.電子郵件重回企業社交中心[J].IT經理世界，2015（21）：62-63.

[2]吳嘉睿.即時通訊相比下電子郵件的傳播優勢[J].戲劇之家，2016（4）：231-239.

[3]尹曉葉，張長春.于細微處見精神——辦公電子郵件撰寫與處理探析[J].應用寫作，2016（11）：30-32.

[4]陳致雅.電子郵件中的禮儀[J].成才與就業，2019（5）：24-25.

[5]吳瑞.電子郵件泄密（違規）案件面面觀[J].保密工作，2017（3）：19-21.

E-mail Etiquette Education for Medical Students

WANG Hong，TANG Ze-li，HU Qi-ping

（Department of Cell Biology and Genetics，School of Basic? Medicine，Guangxi Medical University，Nanning，Guangxi 530021，China）

Abstract：E-mail is widely used in formal communication.Following E-mail etiquette makes communication and exchanges more efficient，and learning E-mail etiquette can help medical students with their career development.It is found that medical students lack understanding and practice of E-mail etiquette and expect to get E-mail etiquette education.Therefore，this article sorts out E-mail etiquette and gives medical students some suggestions for using E-mail.

Key words：medical students;E-mail;etiquette;education