淺談如何實現事業單位檔案管理三化目標

申志輝

【摘要】當前我國部分事業單位，多數基層事業單位，檔案管理工作相對專業檔案管理部門，在檔案管理基礎設施建設、管理制度建設、標準化建設和現代化建設方面存在一定差距，不能適應我國經濟和公共事業發展的要求。加強我國事業單位檔案管理工作，實現事業單位檔案管理三化（制度化、標準化、現代化）目標勢在必行，本文就這一課題進行探討。

【關鍵詞】事業單位 ?檔案管理 ? 三化 ? 目標

我國事業單位是從事國家行政管理、公共事業服務和經濟活動的機關和實體。隨著我國經濟的快速發展，公共服務事業得到長足發展，服務范圍包括社會經濟、國計民生和精神文化等多個領域，服務內容更加深入細微，由此帶來工作信息量增加，各種行政文書、經濟文件、行政法規、經濟合同、合作協議、制度規章等文件、資料數量增加，這無疑給事業單位檔案管理提出了新的要求。而當前我國部分事業單位，特別是基層事業單位，檔案管理工作相對專業檔案管理部門在檔案管理基礎設施建設、管理制度建設、標準化建設和現代化建設方面存在一定差距，不能適應我國經濟和公共事業發展的要求。加強我國事業單位檔案管理工作，實現事業單位檔案管理三化（制度化、標準化、現代化）目標勢在必行，本文擬就這一課題進行探討，認為實現事業單位檔案管理“三化”目標，重點要做好以下四個方面的工作：

一、提高認識，增加投入，為實現“三化”創設有利工作氛圍，奠定物質基礎

當前，對于多數事業單位來講，檔案管理工作通常不是單位的主業，也不是直接創效專業，因此，長期以來，檔案管理工作得不到單位的重視和領導的支持，部分事業單位沒有設置專業檔案管理部門，而是由辦公室兼管，沒有建立專用檔案庫房，而是與辦公室合用，沒有設置專職檔案管理人員，而是由辦公室工作人員兼任，檔案專用設施配備不全，檔案的作用和價值得不到展現和發揮。隨著我國國家治理能力的提升，治理現代化水平的提高，隨著我國社會公共事業的發展，我國在行政管理，公共事業服務方面積累了具有中國特色的理論成果和工作實踐經驗，這些都以各種專業檔案形式保留下來，為我們進一步做好當前工作，推動國家治理和公共事業改革與發展提供了成功經驗和借鑒，檔案的作用和價值充分顯現出來，檔案管理再不是可有可無的工作，而是成為事業單位工作進一步改革發展的重要參考依據，具有極大的歷史意義和現實意義。事業單位領導要提高對檔案管理工作重要性的認識，給檔案管理工作予實際的支持。首先，有條件的單位要設置專門檔案管理科室，配備專業檔案管理人員，并給予于相應技術專業待遇。其次要適當投入，建設檔案專用庫房，配備檔案柜、檔案盒等檔案用品，在此基礎上，按照檔案現代化要求，配置數字檔案收集、錄制、制作、檔案信息傳輸等設備儀器，包括：計算機、數碼照相機、掃描儀、語音輸入器、多媒體傳輸設備等。第三要加強檔案專業管理人員的培養，提高檔案管理人員綜合素質，輸送管理人員參加檔案專業學習，鼓勵并財政支持檔案管理人員參加專業學習。為實現檔案管理“三化”目標創造條件，奠定基礎。

二、完善管理適度建設，實現管理制度化

完善的管理制度體系是各項工作落實的保證。檔案管理工作是一項專業性強，涉及面廣，連續性的工作，保證事業單位檔案管理各項工作的落實，必須要建立健全完善的檔案管理制度。然而，當前我國部分事業單位、多數基層事業單位，檔案管理制度建設不到位，少數單位雖制定了檔案管理制度，但執行不力，考核不嚴，制度形同虛設。實現事業單位檔案管理‘三化目標，首先要建立健全檔案管理制度，依靠制度落實工作責任，理順工作程序，提高工作效率，實現工作目標。檔案管理制度體系包括：檔案形成、送交、歸檔制度;檔案整理存檔標準，檔案管理人員工作制度;檔案借閱制度;安全保管制度;檔案保密制度。針對檔案現代化的需要，還要完善適應檔案管理信息化的管理制度，如：計算機室管理制度，單位內檔案網絡使用管理制度，電子公文發放和歸檔制度，數字檔案儲存定期復制、備份制度;數字檔案的載體定期維護和保養制度，信息數據定期核對和檢查制度，檔案信息安全分級保護責任制度，技術加密制度，信息泄密追究制度等。同時，要強化管理制度的執行力，對制度的落實情況進行要嚴格考核，確保各項制度的落實，以此實現事業單位檔案管理的制度化。

三、貫徹檔案行業標準，實現檔案管理標準化

檔案管理是一門科學，國家頒布了《中華人民共和國檔案法》、《歸檔文件整理實施細則》和《機關檔案管理條例》等法律法規，對檔案行業標準和管理規范進行了規定。促進了我國檔案事業的發展。但我國部分事業單位、多數基層事業單位，執行個國家檔案管理法律法規不到位，檔案收集、整理、保存、使用不規范、不達標，甚至有的單位檔案資料臨時存放，個別單位檔案文獻受到損毀，造成不可彌補的損失。實現事業單位檔案管理“三化”目標，就必須從檔案管理標準化抓起，嚴格按照國家規定的檔案管理標準，制定本單位檔案管理工作標準，實現從檔案制作、收集、歸檔、裝訂、分類、編號、邊牧、裝盒、編制檢索工具等各環節標準操作。電子版、數字音像檔案，要按科學要求，制定并落實相應保管辦法和標準。以此促進事業單位檔案管理規范化、標準化的實現。

四、運用現代科學技術，實現檔案管理現代化

實現檔案管理現代化是檔案管理工作的發展趨勢，是現代電子信息網絡技術，在檔案管理行業的應用。是提高檔案管理質量和效率的有效手段。其主要內容包括：一是實現檔案信息資源數字化，建立檔案資源信息庫，極大地增加檔案信息的存儲量。二是實現檔案管理智能化。利用計算機辦公系統，引進管理軟件，實現各種檔案資料的快速準確查詢、調閱。三是實現檔案信息傳輸網絡化。利用網絡系統實現單位內部，檔案室與各部門的文件傳輸，做到快速收集、快速借閱。建設行業內部網絡傳輸平臺，利用網絡在行業內部進行工作交流和檔案信息共享。以此實現事業單位檔案管理現代化。

參考文獻：

[1]陳濤.事業單位檔案管理信息化建設對策研究[J].赤子（上中旬），2015，（7）：144.