提升單位檔案管理規范化水平的措施分析

白莉娟

【摘要】隨著我國市場經濟的不斷發展，在事業單位當中，人事檔案管理工作的作用得到凸顯，通過管理事業單位人事檔案，及時了解單位內容工作人員的實際情況，將事業單位的發展方向反應出來，達到優化內部組織結構的目的。

【關鍵詞】事業單位 ?人事檔案 ?規范管理

引言：現階段我國的事業單位的檔案都是具有較高的秘密性與權威性，檔案記錄了整個單位的發展過程和單位基本信息，事業單位是社會各個領域服務機關和國家機關，事業單位的優先發展關乎到國家各項工作的有效開展，也關乎到國家工作效率的提升。事業單位的核心就是單位行政人員，行政人員對服務社會起著至關重要的作用。

一、事業單位人事檔案管理規范化的意義

（一）有利于提高行政效率

隨著我國經濟的發展，社會上越來越多的企業更加追求專業的人才，對本公司有幫助的人才，在人才的管理上，就需要企業有完善的人事檔案。同樣行政部門也不例外，現在行政事業單位主要采取合同制的方法來招聘事業單位人才，同樣，事業單位也會出現大量的人員調動，在這是人事檔案就發揮了它的強大作用，人事檔案會記錄那個人員的各個資料，這有利于我們更了解單位人員，在人員調動時能及時找出資料，提供更有效、高效的人事檔案管理，事業單位的人事檔案也具有權威性，它能準確的找出每個人的資料，并能真實的反映出來，減少我們查閱的時間，從而提高行政效率，減少人才浪費，節省時間，利于工作的有效開展。

（二）有利于優化人才管理

事業單位對于人員的要求十分嚴格，能夠進入事業單位的必須是各方面條件都非常完美的，事業單位關乎到國家的發展，所以對于人才的掌控十分嚴格。為了能了解每位人員的資歷，運用人事檔案進行記錄，記錄就每個人的學習歷程，工作時間，入職日期，以及調動升職的等等一系列的情況，所以人事檔案對于事業單位非常重要，通過人事檔案，單位就能清楚的了解每位基本經歷，并且以此作為憑證，來判斷事業單位是否缺少某方面的人才，利于對于人才的招聘，不會因為或是而錯過了對于國家有用的人才。通過人事檔案，單位也能清楚的了解到那個人的狀況，把每個人的不足和缺點站出來并加以改正，集中的對于事業單位人才進行培訓指導，從而提高整個事業單位的行政效率和整體素質。

二、事業單位人事檔案管理存在的問題

（一）缺乏檔案管理意識

人事檔案的管理對事業單位起著舉足輕重的作用，規范的人事檔案管理是促進事業單位發展的基礎。但是現在的人事檔案管理，有些事業單位還是缺乏規范性，缺乏對于檔案管理意識，認為檔案管理并沒有關鍵作用，導致每個人的工作得不到保障，在人才選拔面前不能發揮其優勢，同時也不能提高工作效率，使整個事業單位沒有一個統一的管理標準，在這個過程中會出現管理不當的情況，使單位很遠不能及時得到管理培訓。現在的檔案管理缺乏創新性，管理方法比較落后，多數的還是依靠人力管理，效率低、安全性低、不能形成有效的管理措施。

（二）管理人員專業素質低

人事檔案管理對于事業單位的作用如此重要，當然它的工作也是相當的復雜重要，因此對于人事檔案的管理需要有一個可靠并且專業知識過關的管理人員。然而，現在的有些人事檔案管理人員專業水平不高，責任心不強，不能對于檔案管理有一個清晰的信息分類，當單位人員需要查找相關檔案時，管理人員會耗費大量的時間，為事業單位的規范管理和工作效率產生巨大麻煩。有很多的事業單位為了減少單位開銷，會雇傭沒有經驗的人員來管理檔案，造成了檔案混亂，單位也沒有定期對于管理人員進行培訓，造成檔案管理人員管理意識不足，工作效率低。單位也沒有制定對于檔案管理人員的工作標準和管理標準，從而造成事業單位人事檔案管理的不規范。

三、提高事業單位檔案管理規范化的策略

（一）充分發揮人事檔案作用

為充分發揮事業單位人事檔案管理的實效性，應樹立明確的管理目標，保證檔案管理服務的真實性，在落實這項工作時，根據檔案記載內容作為工作標準制定依據，提高檔案信息的參考價值與檔案管理的規范性。另外，為將檔案管理的考核價值充分發揮出來，事業單位內部進行領導選拔或者崗位調動，都應其作為參考。人事檔案管理還應將其參謀價值充分發揮出來，保證事業單位內部結構分析情況，調整參考結構時同樣需要依據內部結構，對檔案事業單位人員結構進行優化完善。

（二）提高人事檔案管理職能

事業單位進行人事檔案管理工作，應將人事檔案的管理職能充分發揮出來。第一，根據事業單位的實際情況，制定與其相符合的檔案管理制度，定期檢查與審查檔案管理制度，積極落實與執行各項措施，嚴格規范與檔案管理相關的工作。第二，根據檔案使用需求與查閱特點，保證檔案管理工作的便利性與便捷性，根據人事檔案工作進行合理分類與編排，方便后期的查閱。第三，將檔案管理的服務作用充分發揮出來，在使用、利用、查閱檔案信息時提供便捷的服務，保證檔案信息的精準性與及時性。第四，進行檔案信息歸檔處理時也應保證及時性，提高檔案資料的安全性與人事檔案管理的時效性。

（三）增強人事檔案管理水平

為保證事業單位工作效率，應提高事業單位人事檔案管理水平。在平日的工作當中，首先，為認識檔案管理工作的順利開展提供相關保障制度，將其與事業單位管理體系相互結合，由專職人員進行管理，時刻監督檔案管理工作。其次，在進行事業單位人事檔案管理工作時，給予充足的經費支持，加大資金投入改變現有的檔案儲存環境，定期更新相關安全保證設備，保證檔案管理的安全穩定。最后，有專職人員保障事業單位人事檔案管理，選擇專業素養過硬、思想品德良好、責任心較強的工作人員從事檔案管理工作，選拔檔案管理工作干部，定期培訓相關人員，增強其專業能力。

四、結束語

總而言之，影響事業單位發展的主要因素之一就是檔案管理工作，為保證這項工作的順利開展，需要管理人員具有過硬的專業能力，在單位內部更好的奉獻自身技術，促進單位今后的發展。另外，人事檔案管理工作是事業單位檔案管理的重點，提高人事檔案管理工作效率，為事業單位今后的發展奠定基礎。

參考文獻：

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